FMLA-Urlaub: Wer ist berechtigt und für wie lange?
Wussten Sie, dass es drei verschiedene Arten von FMLA-Urlaub gibt, wenn es um den Zeitpunkt und die Dauer geht?
Das 1993 vom Kongress verabschiedete Gesetz über Familien- und Krankheitsurlaub (Family and Medical Leave Act) gibt berechtigten Arbeitnehmern von Arbeitgebern, die unter das Gesetz fallen, das Recht, aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub zu nehmen, der den Arbeitsplatz schützt. Außerdem können sie bis zu 26 Wochen Urlaub nehmen, um bestimmte Familienmitglieder zu pflegen, die beim Militär sind oder waren.
Darüber hinaus wird die Fortführung des Krankenversicherungsschutzes während dieses Zeitraums zu denselben Bedingungen gewährleistet, wie wenn der Arbeitnehmer keinen Urlaub genommen hätte.
Es hängt zwar von den individuellen Umständen ab, aber ein solides Verständnis der Unterschiede zwischen den verschiedenen FMLA-Arten wird Ihnen helfen zu verstehen, was für Ihre Mitarbeiter am besten ist, wenn sie eine FMLA-qualifizierte Beurlaubung nehmen müssen.
Zunächst sollten wir uns jedoch mit den Grundlagen von FMLA befassen.
FMLA-Grundlagen
FMLA-Urlaub unterscheidet sich von einer persönlichen Beurlaubung, bei der sich der Arbeitnehmer für eine Auszeit wie ein Sabbatical entscheidet. Hier sind die grundlegenden Fakten zum FMLA:
- Privatwirtschaftliche Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten in 20 oder mehr Arbeitswochen während des laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahres müssen die Bestimmungen einhalten.
- Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sind nicht verpflichtet, FMLA-Leistungen zu gewähren.
- Die Gewährung dieser Leistungen kann es Ihrem Unternehmen jedoch ermöglichen, wettbewerbsfähiger zu sein und somit leichter Arbeitnehmer anzuziehen und zu halten.
Damit ein Arbeitnehmer Anspruch auf FMLA hat, muss nicht nur der Arbeitgeber die Kriterien erfüllen, sondern auch der Arbeitnehmer muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
- Die Arbeitnehmerin muss in den vorangegangenen 12 Monaten 1.250 Stunden gearbeitet haben, um bei ihrem Arbeitgeber FMLA in Anspruch nehmen zu können, und
- sie muss an einem Standort arbeiten, an dem der Arbeitgeber im Umkreis von 75 Meilen mindestens 50 Arbeitnehmer beschäftigt.
Sagen wir also, eine Arbeitnehmerin wird schwanger, nachdem sie nur zwei Monate lang für einen Arbeitgeber gearbeitet hat. Fünf Monate später muss sie Bettruhe halten, weil es sich um eine Risikoschwangerschaft handelt. Da diese Arbeitnehmerin die Anforderungen an Arbeitszeit und Arbeitsort nicht erfüllt, hätte sie keinen Anspruch auf FMLA-Urlaub und hätte auch keine Garantie auf denselben Arbeitsplatz, wenn sie zurückkehrt.
Berechtigte Arbeitnehmer können innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten 12 Wochen Urlaub erhalten für:
- Geburt, Adoption oder Pflege eines Säuglings oder Kindes innerhalb eines Jahres nach der Geburt oder Unterbringung
- Pflege eines Ehepartners, Kindes oder Elternteils, der an einer schweren Krankheit leidet
- Eine schwere Krankheit, die bedeutet, dass der Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum nicht in der Lage ist, wesentliche Arbeitsaufgaben zu erfüllen
- Eine dringende Notwendigkeit, die sich aus dem Ehepartner des Arbeitnehmers ergibt,
Der zusätzliche qualifizierende Grund für militärische Betreuer bedeutet, dass ein Angestellter bis zu 26 Wochen Urlaub erhalten kann, wenn er ein Mitglied des Militärs pflegt, das Ehepartner, Sohn, Tochter, Elternteil oder nächster Angehöriger des Angestellten ist.
Denken Sie daran, dass FMLA nur garantiert, dass der Arbeitgeber den Arbeitsplatz des Arbeitnehmers während dieser 12 oder 26 Wochen offen hält. Es werden keine Bestimmungen über das Gehalt gemacht. Hier können sich die Dinge ein wenig verkomplizieren.
Die Beratung durch eine seriöse Arbeitgeberorganisation (PEO) oder einen Personalspezialisten kann sich bei der Klärung dieser Fragen als unschätzbar erweisen.
Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, ist es an der Zeit, die verschiedenen Arten von FMLA-Urlaub in Bezug auf Zeitplanung und Dauer etwas genauer zu betrachten.
FMLA-Urlaubsdauer und Zeitplanung
Im Rahmen von FMLA gibt es drei Arten von Urlaub, die ein qualifizierter Arbeitnehmer nehmen kann: Kontinuierlicher Urlaub, intermittierender Urlaub und reduzierter Urlaub.
Kontinuierlicher Urlaub
Kontinuierlicher Urlaub unter FMLA bedeutet, dass der Arbeitnehmer zwischen drei Tagen und 12 Wochen ausfällt. Das häufigste Beispiel für einen kontinuierlichen Urlaub ist, wenn ein frischgebackener Elternteil nach der Geburt oder Adoption eines Kindes 12 Wochen Urlaub nimmt.
Eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer kann jedoch auch in kleineren, zusammenhängenden Abschnitten Babypause nehmen, sofern dies vom Arbeitgeber genehmigt wird. Wenn frischgebackene Eltern beispielsweise abwechselnd bei verschiedenen Arbeitgebern arbeiten, um sich um ihr Baby zu kümmern, kann jeder von ihnen vier getrennte zweiwöchige Freistellungszeiträume nehmen (anstatt alles in aufeinander folgenden Wochen zu nehmen).
Es ist wichtig zu wissen, dass ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer nicht zwingen kann, einen kontinuierlichen Urlaub zu nehmen, wenn ein unterbrochener Urlaub oder ein reduzierter Zeitplan für den schweren Gesundheitszustand des Arbeitnehmers erforderlich ist. Ebenso wenig kann ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer dazu zwingen, mehr Urlaub zu nehmen, als er will oder braucht. Die Nichteinhaltung kann Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen, wenn eine Beschwerde eingereicht wird.
Unregelmäßiger Urlaub
Unregelmäßiger Urlaub liegt vor, wenn der Arbeitnehmer in unregelmäßigen Abständen ausfällt. Dies ist die am wenigsten strukturierte Art von FMLA-Urlaub, da der Arbeitnehmer nicht immer vorhersehen kann, wann er ausfällt. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer oder sein Familienmitglied einen Gesundheitszustand, der die Anwesenheit des Arbeitnehmers bei der Arbeit unvorhersehbar macht.
Ein Beispiel könnte sein, dass ein Arbeitnehmer eine Krebsdiagnose erhalten hat und eine Woche Urlaub für eine Operation benötigt, gefolgt von ein bis drei Tagen pro Woche für die Chemotherapie und die Erholung von diesen Behandlungen.
In einem solchen Fall kann sich der Arbeitnehmer gut genug fühlen, um in manchen Wochen vier Tage und in anderen Wochen nur zwei Tage zu arbeiten.
Urlaub mit reduziertem Zeitplan
Urlaub mit reduziertem Zeitplan bedeutet, dass der Arbeitnehmer aufgrund seiner eigenen schweren Erkrankung oder der eines Ehepartners, Sohnes, einer Tochter oder eines Elternteils weniger Stunden als in der normalen Arbeitswoche arbeiten muss.
Ein Angestellter könnte zum Beispiel aufgrund einer schweren Arthritis Schwierigkeiten haben, aufzustehen und sich zu bewegen, und müsste um 10 Uhr statt um 8 Uhr morgens kommen.
Wenn FMLA kompliziert wird
FMLA kann verwirrend und kompliziert zu verwalten sein, weil es, wie bereits erwähnt, mit den Arbeitsgesetzen auf Bundes- und Landesebene zusammenarbeitet.
Das Gesetz garantiert die 12 Wochen Urlaub, aber es bietet den beurlaubten Mitarbeitern keine Entschädigung. Die Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, einen teilweisen Lohnersatz vom Staat (wenn es ein Programm gibt) oder von einer privaten Versicherung zu erhalten.
Fünf Bundesstaaten (Kalifornien, New Jersey, New York, Hawaii und Rhode Island) erlauben es Arbeitnehmern, die sich im FMLA-Urlaub befinden, Leistungen bei Arbeitsunfähigkeit zu beantragen. Aber wann sollten Sie einen Mitarbeiter sein PTO für Krankheitsurlaub nutzen lassen, und wann sollten Sie FMLA beantragen?
Solange die besprochenen Kriterien erfüllt sind, sollte normalerweise jede Abwesenheit, die länger als drei Tage dauert, als FMLA bezeichnet werden. Während dieser Zeit kann der Mitarbeiter PTO nutzen. Wenn der Arbeitnehmer jedoch in einem Bundesstaat arbeitet, in dem Leistungen gewährt werden, kann es für diesen Staat besondere Überlegungen geben.
Wenn PTO in Anspruch genommen wird, sollte dies in Verbindung mit dem Urlaub geschehen und nicht vor dem Urlaub. Wenn ein Angestellter beispielsweise in Urlaub geht, beginnt der Urlaub am ersten Tag des Urlaubs und nicht erst, wenn die PTO aufgebraucht sind.
Unabhängig davon, in welchen Bundesstaaten Sie tätig sind, ist es wichtig, dass Sie genaue Aufzeichnungen führen und die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen, unabhängig davon, ob sie stundenweise oder wochen- bzw. tageweise abwesend sind.
Wenn es um die Verwaltung von FMLA-Urlaub und anderen personalwirtschaftlichen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften geht, kann die Inanspruchnahme der Dienste eines PEO ein kluger Schritt sein, um das Risiko und den Verwaltungsaufwand Ihres Unternehmens zu verringern. Erfahren Sie mehr in unserem kostenlosen E-Book: Die 7 häufigsten HR-Fehler und wie Sie sie vermeiden können.