Rückbuchungsfrist

Rückbuchungsfrist

Übersicht über die Rückbuchungsfrist für Banken, Karteninhaber und & Händler

An der Rückbuchung sind viele verschiedene Akteure beteiligt, darunter Händler, Banken, Karteninhaber, Verarbeiter, Kartennetze und Drittanbieter. Bei all dem Hin und Her, das zur Beilegung eines Streitfalls erforderlich ist, kann der gesamte Prozess Wochen oder sogar Monate dauern. Deshalb setzen die Kartennetze strenge Rückbuchungsfristen fest, um die Dinge in Gang zu halten.

Der Begriff „Rückbuchungsfrist“ beschreibt das spezifische Zeitfenster, das die Kartennetze den Parteien für die Reaktion auf jede Phase eines Rückbuchungsstreits einräumen. Karteninhaber, Banken und Händler müssen sich alle an die von den Kartennetzen gesetzten Fristen halten oder riskieren, eine Forderung zu verlieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Rechte der Karteninhaber gewahrt bleiben und sich das Verfahren nicht in die Länge zieht.

Eine Antwort innerhalb des Zeitrahmens ist keine Erfolgsgarantie. Wird die Frist jedoch nicht eingehalten, wird der Fall fast immer eingestellt, ohne dass Fragen gestellt werden.

Gibt es bei Visa & Mastercard unterschiedliche Fristen?

Um zu zeigen, wie die Anforderungen zwischen den verschiedenen Systemen variieren können, werfen wir zunächst einen Blick auf die beiden größten Netzwerke, Mastercard und Visa.

Entgegen der landläufigen Meinung sind die Fristen für Rückbuchungen in den verschiedenen Kartennetzwerken nicht einheitlich. Früher wichen die Fristen für Mastercard und Visa nur geringfügig voneinander ab. Im Laufe der Zeit wurden jedoch Änderungen am Rückbuchungsprozess vorgenommen, wie z. B. die Visa Claims Resolution, die zu deutlicheren Unterschieden führte. Jetzt können die Fristen je nach Art der Rückbuchung um bis zu zwei Monate variieren.

VCR wurde zum Teil eingeführt, um den Rückbuchungsstreit zu beschleunigen. Dazu gehörte die Verkürzung der zulässigen Antwortzeiten und die Angleichung der Antwortfenster für alle Parteien. Visa hat auch die Option des „Timing Out“ abgeschafft. Nach dem alten System hatten die Händler die Möglichkeit, eine Aufforderung zur Antwort einfach zu ignorieren, bis die zulässige Zeit abgelaufen war. Sie konnten die Rückbuchung also standardmäßig akzeptieren. Jetzt erhebt Visa eine Geldstrafe gegen Händler, die nicht rechtzeitig reagieren – selbst wenn sie nur reagieren, um die Rückbuchung zu akzeptieren (folgen Sie diesem Link für weitere Informationen zum Rückbuchungsprozess von Visa).

Mastercard hat 2019 mit Mastercard Dispute Resolution (MDR) eine ähnliche Überarbeitung seines Rückbuchungsprozesses eingeführt. Damit wurden die Prozesse in ähnlicher Weise wie bei VCR gestrafft. Allerdings umfassen diese Prozesse nun unterschiedliche Phasen, die sich auf netzwerkübergreifende Rückbuchungsfristen auswirken.

Terminologie & Stipulations

Einer der offensichtlichsten Unterschiede zwischen Visa- und Mastercard-Rückbuchungen ist die Terminologie. Die Phasen des Prozesses sind ähnlich, aber die Namen, die für diese Phasen verwendet werden, unterscheiden sich:

Mastercard-Klausel	Visa-Klausel
Chargeback	Dispute (Chargeback Dispute)
Second Presentment (Chargeback Representment)	Dispute Response/Pre-Schiedsgerichtsbarkeit
Schiedsgerichtsbarkeit Chargeback (Pre-arbitration Chargeback)	Dispute Response Reversal
Schiedsgerichtsbarkeit	Schiedsgerichtsbarkeit

Es ist auch wichtig zu wissen, wann die Uhr für diese Fristen zu ticken beginnt. Auch hier gibt es Unterschiede zwischen den beiden Netzen.

Alle Fristen werden vom ersten Tag der jeweiligen Phase an gemessen. Mastercard zählt jedoch die Tage ab dem tatsächlich anwendbaren Datum (dem „Central Site Business Date“ oder CSBD). Im Gegensatz dazu beginnen die Fristen bei Visa am Tag danach.

Der „erste Tag“ einer Kreditkartenrückbuchung bezieht sich auf das Bearbeitungsdatum des ursprünglichen Kaufs durch den Karteninhaber. Im weiteren Verlauf des Rückbuchungsprozesses wird das Central Site Business Date (CSBD) für jede Phase zurückgesetzt. Wenn ein Kunde zum Beispiel eine erste Kreditkartenrückbuchung einreicht, ist das CSBD der Tag, an dem die ursprüngliche Transaktion verarbeitet wurde. Für die Repräsentationsphase hingegen ist das CSBD der Tag, an dem die erste Kreditkartenrückbuchung bearbeitet wird. Immer wenn eine Phase abgeschlossen ist, wird dieses Datum zum CSBD für die nächste Phase.

Was sind die tatsächlichen Fristen?

Nachdem wir uns damit beschäftigt haben, wann die Fristen beginnen, wollen wir uns nun ansehen, wo sie enden. Wir können die Rückbuchungsfristen in zwei Kategorien unterteilen: diejenigen, die für den Aussteller/Karteninhaber gelten, und diejenigen, die für den Händler/Acquirer gelten.

Mastercard Rückbuchungsfristen: Issuer/Cardholder

Die Fristen für die Beantwortung von Rückbuchungen auf Seiten des Issuers oder des Karteninhabers richten sich nach dem Grund, der der Forderung zugewiesen wurde. Der Emittent hat in einigen Fällen einen gewissen Spielraum, um die dem Karteninhaber angebotenen Fristen zu ändern, aber der Kunde muss innerhalb dieser vorgegebenen Frist handeln.

In den meisten Fällen können Karteninhaber eine Kreditkartenrückbuchung nur innerhalb von 120 Kalendertagen nach dem Geschäftsdatum der Central Site (in diesem Fall der Tag, an dem die ursprüngliche Transaktion verarbeitet wurde) einreichen. Es gibt einige Ausnahmen, die kürzere Fristen erfordern können, auf die wir gesondert eingehen werden. Wenn der Händler nach einer Kreditkartenrückbuchung eine Gegendarstellung einreicht, kann der Emittent ein Schiedsgerichtsverfahren einleiten (auf die Gegendarstellung des Händlers reagieren). Dies muss innerhalb von 45 Kalendertagen nach dem CSBD (dem Tag, an dem die Bank die zweite Zahlungsaufforderung erhalten hat) geschehen.

Der Tag, an dem die Antwort bearbeitet wird, wird zum neuen CSBD, wenn der Streitfall weiter besteht. Beachten Sie, dass diese Fristen nur für den Herausgeber und/oder den Karteninhaber gelten; für Acquiring-Banken und Händler bestehen gesonderte Anforderungen.

Mastercard Chargeback Time Limits: Acquirer/Händler

Händler und Acquirer haben Rückbuchungsrechte, die es ihnen ermöglichen, die Forderung eines Karteninhabers anzufechten. Sie sind jedoch an wesentlich strengere Fristen gebunden:

• Die Acquirer-Bank muss die zweite Vorlage innerhalb von 45 Kalendertagen nach dem CSBD (dem Tag, an dem die Bank die Rückbuchung bearbeitet hat) einreichen.
• Wenn eine der Parteien ein Schiedsverfahren anstrebt, muss dieses innerhalb von 45 Kalendertagen nach dem CSBD (dem Tag, an dem die Rückbuchung zum Schiedsverfahren vorgelegt wird) eingeleitet werden.

Als Randbemerkung: Die Bank muss alle erforderlichen Unterlagen innerhalb von 8 Kalendertagen nach Einreichung der Kreditkartenrückbuchung, des zweiten Einreichungsschreibens oder der schiedsgerichtlichen Rückbuchung vorlegen.

Visa Rückbuchungsfristen: Issuer/Cardholder

Unter VCR werden Rückbuchungsstreitigkeiten durch einen von zwei Workflows verfolgt. Während die Rückbuchungsfristen für Händler und Acquirer verbindlich verkürzt wurden, können die Fristen für Karteninhaber von einem Emittenten zum anderen variieren.

Im Allgemeinen können Visa-Karteninhaber eine Rückbuchung nur innerhalb von 120 Tagen nach der ursprünglichen Transaktion einreichen. Allerdings lässt Visa den einzelnen Ausstellern auch einen gewissen Spielraum bei der Festlegung der Fristen.

Visa Chargeback Time Limits: Acquirer/Händler

Wie bei Mastercard gelten die oben genannten Fristen nur für Karteninhaber und/oder Ausgeber. Acquirer und Händler müssen ihrerseits innerhalb von 30 Tagen nach der CSBD für jede Phase reagieren.

Die einzige Ausnahme ist der Zeitrahmen für die Schlichtung, der die kürzeste Frist von allen hat. Wenn eine Partei einen Streitfall vor ein Schiedsgericht bringen will, muss sie dies innerhalb von 10 Tagen nach dem CSBD tun. Visa möchte, dass alle Streitigkeiten möglichst innerhalb von 31 Tagen beigelegt werden.

Rückbuchungsfristen: Ausnahmen bei Mastercard

Wie bereits erwähnt, sind die Fristen für Rückbuchungen zwar recht streng, aber es gibt einige Ausnahmen oder Bedingungen, die diesen Zeitrahmen verändern können. Für Mastercard bieten die Codes 4850, 4854, 4855 und 4860 unterschiedliche Fristen, die von den Umständen der Forderung abhängen.

Rückbuchungsgrund-Code	Frist in Kalendertagen
4850: Ratenabrechnungsstreitigkeit	Innerhalb von 120 Tagen ab dem Zeitpunkt, an dem die laufenden Dienstleistungen eingestellt wurden, mit einem Maximum von 540 Kalendertagen ab dem Abrechnungsdatum der Transaktion. Zwischen 15 und 120 Kalendertagen ab dem Abrechnungsdatum der Transaktion. Zwischen 15 und 120 Kalendertagen ab dem Datum der Lieferung oder Stornierung von Waren/Dienstleistungen. Für Zahlungen von unterbrochenen, laufenden Dienstleistungen beträgt die maximale Frist 540 Tage nach dem Geschäftsdatum der zentralen Website.
4854: Karteninhaberstreitigkeiten, nicht anderweitig klassifiziert	60 Kalendertage, nachdem der Karteninhaber das Problem gemeldet hat. 120 Kalendertage nach dem Geschäftsdatum der zentralen Website.
4855: Nicht gelieferte Waren oder Dienstleistungen	120 Kalendertage nach dem zentralen Standort-Geschäftsdatum, wenn Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden. 120 Kalendertage nach dem spätesten voraussichtlichen Liefertermin, wenn die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen verzögert wurde. 120 Kalendertage nach der Feststellung des Karteninhabers, dass die unterbrochenen Dienstleistungen nicht mehr erbracht werden, jedoch nicht mehr als 540 Kalendertage nach dem Geschäftsdatum der zentralen Website.
4860: Gutschrift nicht bearbeitet	120 Kalendertage nach Stornierung der Dienstleistung oder Rücksendung der Ware 120 Tage nach Ausstellung des Gutschriftdokuments (Tag Null ist das auf dem Dokument veröffentlichte Datum, das Datum des Schreibens des Händlers oder das Datum, an dem der Emittent das Schreiben erhalten hat) Der Emittent muss mit der Bearbeitung der Rückbuchung warten, bis 15 Kalendertage vergangen sind: Das Datum auf dem Kreditdokument Das Datum, an dem die Ware zurückgegeben wurde Das Datum, an dem die Dienstleistungen beendet wurden Die 15-Tage-Frist kann aufgehoben werden, wenn: Der Händler schickt dem Aussteller ein Schreiben, in dem er erklärt, dass eine Rückbuchung zur Gewährung eines Kredits verwendet werden kann Der Aussteller hat einen Nachweis für einen unrechtmäßig ausgewiesenen In-Store-Kredit Die TID wird vom Händler für ungültig erklärt

Fristen für Rückbuchungen: Visa-Ausnahmen

Für Visa sind die wichtigsten Fristenmodifikatoren mit drei spezifischen Codes verbunden: 13.1, 13.3 und 13.6. Diese sind im Folgenden aufgeführt:

13.1: Nicht erbrachte Dienstleistungen oder nicht erhaltene Waren

Wenn die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen vernünftigerweise erst nach dem eigentlichen Transaktionsdatum erwartet werden kann, werden die Rückbuchungsfristen anhand mehrerer Kriterien berechnet. Erstens muss die ausstellende Bank 15 Kalendertage warten, bevor sie eine Anfechtung einleiten kann. Diese Frist beginnt entweder:

• mit dem Transaktionsdatum, wenn das voraussichtliche Lieferdatum für die Waren/Dienstleistungen nicht angegeben wurde.
• mit dem Datum, an dem der Karteninhaber die Ware zurückgegeben oder versucht hat, sie zurückzugeben (wenn die Ware aufgrund einer verspäteten Lieferung zurückgegeben wurde).

Zusätzlich muss die Beanstandung entweder:

• innerhalb von 120 Tagen nach dem letzten Datum, an dem der Karteninhaber erwartet, die Waren oder Dienstleistungen zu erhalten, höchstens jedoch 540 Kalendertage nach der Transaktion bearbeitet werden.
• innerhalb von 120 Tagen nach dem Datum, an dem der Karteninhaber darüber informiert wurde, dass die Waren/Dienstleistungen nicht geliefert werden, höchstens jedoch 540 Kalendertage nach der Transaktion.

13.3: Nicht wie beschrieben oder defekte Ware

Wenn der Karteninhaber die Waren oder Dienstleistungen für defekt oder nicht wie beschrieben hält, wird die Rückbuchungsfrist je nach Situation auf der Grundlage einer der folgenden Möglichkeiten berechnet:

Situation	Beginn der Frist
Die Waren/Dienstleistungen wurden am oder vor dem Bearbeitungsdatum der Transaktion gekauft.	120 Kalendertage nach dem Datum, an dem der Karteninhaber den Erhalt der Waren oder Dienstleistungen erwartete oder versprochen bekam
Es gibt eine Verzögerung bei der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen	120 Kalendertage nach dem Datum, an dem dem Karteninhaber mitgeteilt wurde, dass die Waren/Dienstleistungen nicht geliefert/erbracht werden
Die Waren oder Dienstleistungen wurden nach dem Datum der Transaktionsabwicklung bereitgestellt	120 Kalendertage nach dem Datum, an dem der Karteninhaber die Waren oder Dienstleistungen erhalten hat

13.6: Credit Not Processed

Schließlich befasst sich dieser Grund mit Rückbuchungen, die sich aus einer nicht bearbeiteten Gutschrift ergeben. Emittenten müssen 15 Kalendertage ab dem Datum des Eingangs der Kredittransaktion (CTR) warten, bevor sie einen Streitfall einleiten können. Dies gilt nicht, wenn der CTR aktualisiert wird oder wenn dies dazu führen würde, dass der Streitfall die Frist überschreitet.

Für die Einreichung muss der Streitfall spätestens 120 Kalendertage nach folgendem Datum bearbeitet werden:

• Das Transaktionsbearbeitungsdatum.
• Das Datum auf dem Kredit-Transaktionsbeleg oder das Datum, an dem der Karteninhaber die Ware zurückgegeben oder die Dienstleistung storniert hat (wenn der CTR aktualisiert wird).

Es sollte auch beachtet werden, dass im Falle des Visa-Grundcodes 10.5: Visa Fraud Monitoring Program die Frist an dem Tag beginnt, an dem der Betrug durch das Merchant Fraud Performance Program identifiziert wird.

Trotz strenger Fristen erfolgreich sein

Die Verwaltung von Rückbuchungen ist unter den besten Umständen eine Herausforderung. Die Fristen für Rückbuchungen sind zwar von Vorteil, können aber den Prozess für die Händler noch stressiger machen. Die Tatsache, dass die beiden großen Kartennetze Rückbuchungsstreitigkeiten auf unterschiedliche Weise behandeln und dabei unterschiedliche Terminologie und Fristen verwenden, macht die Sache nur noch verwirrender.

Aber Händler, die sich nicht gegen unrechtmäßige Rückbuchungen wehren, verschenken Einnahmen. Jede Rückbuchung ist eine einmalige Gelegenheit, Geld zurückzugewinnen, das gar nicht erst hätte verloren gehen dürfen. Bei diesem Balanceakt fühlen sich Händler oft hilflos.

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