Rechenschaftspflicht vs. Verantwortung im Projektmanagement
Es hat einige Zeit gedauert, bis ich in meiner Laufbahn als Projektmanager die Tatsache erkannte und logischerweise akzeptierte, dass man im Bereich des Projektmanagements eine klare Vorstellung von der Unterscheidung zwischen Rechenschaftspflicht und Verantwortung haben muss.
Der grundlegende Punkt, um den es in dieser Diskussion geht, ist die Frage: „Wann und wo ist die Verantwortung zu tragen?“
Und genauer gesagt, wenn im Laufe der Projektdurchführung Probleme auftreten, ist es dann der Projektleiter, der den Preis für das Scheitern zu zahlen hat, oder ist die Sache etwas komplizierter als das?
In unserem Beitrag „Was ist ein Projektmanager?“ erfahren Sie, was diese Rolle beinhalten sollte.
Betrachten wir folgendes einfaches Szenario:
Sie leiten ein großes Integrationsprojekt, an dem 10 verschiedene Technologiegruppen beteiligt sind. Es ist klar, dass Sie nicht mit jedem einzelnen Aspekt des Integrationsprozesses vertraut sein können.
Natürlich behaupten Sie wie viele andere Projektleiter heldenhaft, dass alles, was in Ihrem Projekt passiert, in Ihrer Verantwortung liegt, aber ist das wirklich der Fall?
Gibt es einen Punkt, an dem Dinge unter Ihrer Aufsicht passieren könnten, für die Sie nicht die Verantwortung übernehmen könnten und wollten?
Der Unterschied zwischen Rechenschaftspflicht und Verantwortung
Was also ist der Unterschied zwischen Rechenschaftspflicht und Verantwortung?
Eine Literaturrecherche macht deutlich, dass es keine klaren und einhelligen Definitionen für jeden dieser Begriffe zu geben scheint. Tatsächlich zeigt ein flüchtiger Blick auf dictionary.com deutlich die Verwirrung, wo die Definition für Verantwortlichkeit auch im Sinne von Verantwortung erklärt wird und umgekehrt.
In The Oz Principle: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability schlagen die Autoren vor:
„Verantwortung kann verliehen werden, aber Verantwortung muss übernommen werden. Mit anderen Worten: Verantwortung kann gegeben oder erhalten, ja sogar übernommen werden, aber das garantiert nicht automatisch, dass die persönliche Verantwortung auch wahrgenommen wird. Das bedeutet, dass es möglich ist, Verantwortung für etwas oder jemanden zu tragen, aber dennoch keine Rechenschaft abzulegen.“
Aus dieser Interpretation könnte man ableiten, dass jede Person im Projektteam verantwortlich sein könnte (durch Zuweisung), aber ihre Rechenschaftspflicht hängt von ihrem Engagement und ihrer Akzeptanz einer solchen Rechenschaftspflicht ab.
Ich bin mit dieser Definition nicht zufrieden, da sie die Dinge ein wenig locker macht. Können Projektleiter mit dem Argument, dass ihr Team sein Recht auf Übernahme von Verantwortung nicht wahrgenommen hat, aus dem Gefängnis entlassen werden? Das scheint mir nicht richtig zu sein, also müssen wir etwas weiter graben.
Wohnt die Verantwortlichkeit an der Spitze einer Organisation?
Ein gutes zusammenfassendes Dokument von Michael L. Smith und James Erwin mit dem Titel „Role & Responsibility Charting (RACI)“ liefert den Durchbruch, den ich gesucht habe.
Die Autoren machen die folgende ausgezeichnete Beobachtung:
Manager und Vorgesetzte sind nicht für alles in ihrer Organisation verantwortlich. Die Erstellung von Verantwortungsdiagrammen stellt sicher, dass die Verantwortlichkeit bei der Person liegt, die wirklich für eine bestimmte Arbeit verantwortlich sein kann.
Oft führt dies dazu, dass die Verantwortlichkeiten für Maßnahmen auf die am besten geeignete Ebene verlagert werden.
Dies ist ein wichtiger Punkt. Die Rechenschaftspflicht ist nicht notwendigerweise an der Spitze angesiedelt, sondern auf der am besten geeigneten Ebene, bei der Person, die für die Arbeit verantwortlich sein kann.
Die ultimativen Definitionen
Die Autoren führen die Definitionen von verantwortlich und rechenschaftspflichtig wie folgt weiter aus:
Die rechenschaftspflichtige Person ist die Person, die letztendlich für die Aktivität oder Entscheidung verantwortlich ist. Dazu gehören „Ja“- oder „Nein“-Autorität und Vetorecht. Einer Maßnahme kann nur eine verantwortliche Person zugeordnet werden.
Die verantwortliche Person ist die Person(en), die die Aufgabe tatsächlich ausführen. Die verantwortliche Person ist für die Maßnahme/Durchführung verantwortlich. Die Verantwortung kann geteilt werden. Der Grad der Verantwortung wird von der Person mit der „Rechenschaftspflicht“ bestimmt.
Die obigen Definitionen bieten eine viel größere Klarheit und sind in einer Projektumgebung leicht zu verstehen. Aber wenn wir an das Szenario von vorhin zurückdenken, könnten wir jetzt besser feststellen, wer die Schuld trägt, wenn das Projekt scheitert?
Eine klare Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt (durch die Veröffentlichung eines detaillierten RACI-Diagramms) kann einen großen Beitrag zur Beseitigung von Unklarheiten und Missverständnissen leisten.
Eine frühzeitige Festlegung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten ist nur der Anfang, und darauf muss eine klare Kommunikation und Akzeptanz dieser Rollen und Zuständigkeiten durch die Beauftragten folgen.
Schuldzuweisungen und Schuldzuweisungen können nur in einem Umfeld gedeihen, in dem nie klar war, wer verantwortlich ist und wer Rechenschaft ablegt. Wenn dies nicht richtig kommuniziert wird, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie, der Projektleiter, gebeten werden, auf die „Bitte erklären“-Notiz des Projektsponsors zu antworten.
Denken Sie darüber nach!
Shim Marom
Shim Marom ist der Autor von quantmleap.com. Sein Blog ist ein Versuch, das Gebiet des Projektmanagements aus unorthodoxen und unkonventionellen Perspektiven zu betrachten, indem er die neuesten Erkenntnisse aus Wissenschaft, Kunst und Philosophie nutzt, um Annahmen und Methoden zu untersuchen und zu erklären, die in der Projektmanagement-Branche weit verbreitet sind.
Dieser Artikel ist von Shim Marom von quantmleap.com.