Venngage
Wir alle tun unser Bestes, um eine glückliche und gesunde Belegschaft zu gewährleisten. Deshalb müssten Sie in einer perfekten Welt niemals einen Bericht über einen Vorfall erstellen.
Aber da Vorfälle nun einmal passieren, ist es nie eine schlechte Idee, auf jede Situation vorbereitet zu sein – insbesondere auf unerwartete.
Kleingewerbetreibende, Personalverantwortliche und Notfallhelfer am Arbeitsplatz: Dieser Artikel ist genau das Richtige für Sie!
In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung geben wir Ihnen unsere besten Tipps für die Erstellung von Vorfallsberichten, die Ihnen helfen werden, effektive Untersuchungen durchzuführen und sicherzustellen, dass sich ähnliche (oder schwerwiegendere) Vorfälle nicht wiederholen. Außerdem stellen wir Ihnen unsere besten Vorlagen zur Verfügung.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist ein Zwischenfallbericht?
- Beispiele für Unfallberichte, Vorlagen und Gestaltungstipps
- Einfache Vorlage für einen Vorfallsbericht
- COVID-19 Vorlagen für Vorfallsberichte für Mitarbeiter
- Wie man einen Vorfallsbericht schreibt
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Alle Vorlagen in diesem Beitrag können mit unserem einfachen Online-Tool zur Erstellung von Vorfallsberichten angepasst werden. Die Anmeldung ist kostenlos, und viele unserer Vorlagen können ebenfalls kostenlos verwendet werden.
Was ist ein Zwischenfallbericht?
Ein Zwischenfallbericht ist ein Formular zur Dokumentation aller Krankheiten, Verletzungen, Beinaheunfälle und Unfälle am Arbeitsplatz. Ein Vorfallsbericht sollte zum Zeitpunkt des Auftretens eines Vorfalls ausgefüllt werden, unabhängig davon, wie geringfügig die Verletzung ist.
Hier ein Beispiel:
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Jede Krankheit oder Verletzung, die die Arbeitsfähigkeit eines Mitarbeiters beeinträchtigt, muss vermerkt werden. Was genau in einen Unfallbericht aufgenommen werden muss, hängt von den Bundes- oder Provinzgesetzen ab, die für Ihren Arbeitsplatz gelten.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie sich auf der Website Ihrer Regierung über weitere Einzelheiten informieren. In bestimmten Fällen gibt es Ausnahmen, die kleine Unternehmen von der Einhaltung solcher Gesetze befreien können.
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Beispiele für Unfallberichte und Tipps zur Gestaltung
Hier sind einige Beispiele für Unfallberichte, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen. Ich habe auch einige Tipps für die Gestaltung von Berichten beigefügt, damit Sie Ihre Informationen wirkungsvoll präsentieren können. Wir haben auch einen umfassenden Leitfaden für die Gestaltung von Berichten, falls Sie sich eingehender mit dem Thema befassen möchten.
Binden Sie Ihr Branding in Ihr Berichtsdesign ein
Wie bei jedem Dokument, das Sie für Ihr Unternehmen erstellen, ist es eine gute Praxis, Ihr Branding in Ihre Vorfallsberichte einzubinden. (Psst – mit der Brand Kit-Funktion von Venngage können Sie Ihr Branding mit nur einem Klick hinzufügen).
Binden Sie Ihre Markenfarben in Ihr Design ein. Sie können sie in der Kopf- und Fußzeile des Berichts, in der Seitenleiste und in allen visuellen Elementen verwenden.
Sie können Ihre Markenfarben im Hintergrund Ihres Berichts verwenden:
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Sie können auch Ihr Logo einbinden, wie in dieser Vorlage für einen Vorfallsbericht:
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Gliedern Sie Ihre Informationen mit Hilfe von Kästen in Abschnitte
Um Ihre Informationen so lesbar wie möglich zu machen, gliedern Sie sie in Abschnitte. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, ist die Verwendung von Kästen.
Schauen Sie sich zum Beispiel an, wie diese Vorlagen für Vorfallsberichte die Informationen mit Hilfe von Kästchen gliedern:
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Dieses Beispiel für einen Vorfallsbericht verwendet auch Rechtecke zur Kennzeichnung von Abschnittsüberschriften:
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Farbcodierung der Abschnitte Ihres Unfallberichts
Farben sind nicht nur dazu geeignet, Ihre Berichte, Präsentationen und Diagramme interessanter zu gestalten. Sie können Farben auch verwenden, um Abschnitte Ihres Berichts zu organisieren und die Aufmerksamkeit auf wichtige Informationen zu lenken.
Weitere Tipps zur Verwendung von Farben in Ihren Entwürfen finden Sie in unserem Leitfaden zur Auswahl von Farben für eine effektive Kommunikation.
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Fügen Sie Ihrem Unfallbericht eine visuelle Kopfzeile hinzu
Als Teil Ihres Unternehmensbrandings können Sie Ihren Berichten eine visuelle Kopfzeile hinzufügen. Diese Berichtsvorlage verwendet beispielsweise ein neutrales Foto mit einem Farbfilter, um eine professionelle Kopfzeile zu erstellen:
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Sie können dies in Venngage tun, indem Sie ein Foto über einen farbigen Hintergrund legen und die Deckkraft des Fotos anpassen:
Den gleichen Effekt können Sie auch für Seitenleisten verwenden:
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Erstellen Sie ein Musterformular, das Sie den Mitgliedern des Nachrichtenteams als Beispiel anbieten können
Wenn Sie einen Personalwechsel vornehmen oder wenn die Person, die für die Vorfallsberichte zuständig ist, abwesend ist, ist es sehr wichtig, dass es einen dokumentierten Prozess gibt. Dadurch wird sichergestellt, dass jemand, der an Ort und Stelle ist, den Bericht ordnungsgemäß ausfüllen kann.
Es kann auch hilfreich sein, kurze Beschreibungen der Art von Informationen hinzuzufügen, die in jedes Feld aufzunehmen sind. In diesem Beispiel für einen Unfallbericht finden Sie einen kurzen Text, der die ausfüllende Person anleitet:
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Verwenden Sie Symbole, um Konzepte zu veranschaulichen
Symbole sind kleine, kompakte Grafiken, die Sie verwenden können, um Informationen in Ihren Berichten zu verstärken. Sie können sie auch verwenden, um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Felder und wichtige Informationen zu lenken.
In dieser Vorlage für einen Vorfallsbericht werden beispielsweise Symbole verwendet, um den Zweck der einzelnen Felder zu kennzeichnen:
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Wie man einen Vorfallsbericht schreibt
Es ist wichtig, eine systematische Methode für die Untersuchung von Vorfällen festzulegen.
Ebenso wichtig ist es, einen Bericht zu verfassen, der es Ihnen ermöglicht, alle relevanten Aspekte des Vorfalls zu erfassen – dies ist der erste wichtige Schritt im Meldeverfahren für Vorfälle.
Nachdem Sie Ihr Formular für den Vorfallsbericht erstellt haben, können Sie:
- Beginnen Sie Ihre Untersuchung mit der Tatsachenfeststellung
- Und beenden Sie Ihre Untersuchung mit der Festlegung von Empfehlungen, um sowohl eine Zunahme der Schwere des Vorfalls als auch die Möglichkeit eines erneuten Vorfalls zu verhindern.
Befolgen Sie beim Verfassen von Berichten über Vorfälle das unten beschriebene Grundformat.
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Sofortige Maßnahmen ergreifen
Mitarbeiter Ihres Unternehmens sollten ihren Vorgesetzten oder ein anderes Mitglied des Führungsgremiums des Unternehmens benachrichtigen, sobald ein Zwischenfall eintritt – unabhängig von der Art des Ereignisses (ob es sich um einen Unfall, eine Krankheit, eine Verletzung oder einen Beinaheunfall handelt).
Ungeachtet dessen müssen die Kommunikationskanäle klar definiert sein, um die Praxis zu fördern, dass sich Mitarbeiter in solchen Situationen melden, und um die Bedeutung eines solchen Ereignisses zu verdeutlichen.
Nach der Meldung eines Vorfalls ist es die erste Aufgabe des Mitglieds des Führungsgremiums, dafür zu sorgen, dass die von dem Ereignis betroffenen Personen gegebenenfalls angemessen behandelt werden.
In diesem Sinne gilt: Wenn die Gefahr noch besteht, muss der Vorgesetzte, dem das Ereignis gemeldet wurde, die Gefahr beseitigen, indem er sie kontrolliert. Jedes Unternehmen sollte ein definiertes Verfahren haben, um dies zu erreichen, das auf der Art der Arbeit basiert.
Ein Beispiel: Ein verschüttetes Produkt hat einen Sturz verursacht. Sie würden sich um das Opfer kümmern, die verschüttete Flüssigkeit sofort aufwischen und den Bereich mit einem Schild als Gefahr kennzeichnen.
Sammeln Sie die Fakten
Nachdem die Sofortmaßnahmen einschließlich der Reaktion auf das Ereignis und der Beseitigung der Gefahr aus der Umgebung durchgeführt wurden, ist es an der Zeit, die Fakten im Zusammenhang mit dem Vorfall zu ermitteln und festzuhalten.
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Zu den Fakten des Vorfalls gehören:
Die Grundlagen
Bestimmen Sie den genauen Ort, die Zeit und das Datum des Vorfalls. Diese Informationen sind für die Untersuchung von grundlegender Bedeutung und die offensichtlichsten Informationen, die gesammelt werden müssen.
Die Betroffenen
Sammeln Sie Einzelheiten zu den Beteiligten und/oder Betroffenen des Vorfalls. Dies würde bedeuten, den/die Namen der beteiligten Personen, ihre Berufsbezeichnung(en), die Abteilung(en), in der/denen sie tätig sind, die Führungskraft(en) der Betroffenen zu erfassen.
Die Zeugen
Sprechen Sie mit allen Zeugen des Ereignisses, um ihre Sichtweise des Vorfalls zu erfassen. Halten Sie deren Aussagen so detailliert und genau wie möglich in dem Formular fest.
Um die Genauigkeit zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Notizen mit den Zeugen durchgehen, um sicherzustellen, dass sie mit der Darstellung des Ereignisses im Bericht einverstanden sind. Es ist auch wichtig, den/die Namen der Zeugen in den Bericht aufzunehmen, falls zusätzliche Fragen gestellt werden müssen.
Der Kontext
Betrachten und dokumentieren Sie die Ereignisse, die zu dem Vorfall geführt haben. Fragen Sie:
- Was hat der Mitarbeiter gemacht?
- Wer hat ihn gebeten, die Aufgabe zu erledigen? Wie hat sich der Mitarbeiter vor dem Vorfall gefühlt? …usw.
Es ist wichtig zu ermitteln, welche Faktoren ein Ergebnis des Vorfalls waren und welche Faktoren bereits vor dem Vorfall vorhanden waren und möglicherweise zum Vorfall beigetragen haben.
Die Handlungen
Im Bericht müssen Sie die Handlungen der Beteiligten zum Zeitpunkt des Vorfalls angeben. Was hat der Mitarbeiter getan, das zu dem Vorfall geführt hat?
Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter beim Heben einer Kiste bei der Arbeit am Rücken verletzt hat, ist es wichtig festzustellen, wie er die Kiste gehoben hat, um zu entscheiden, ob dies zu seiner Verletzung beigetragen hat. Wenn ja, ist zu fragen, ob der Mitarbeiter für diese Aufgabe ordnungsgemäß geschult wurde und von wem oder aus welcher Quelle?
Das Umfeld
Identifizieren und erfassen Sie die Umgebungsbedingungen, die zu dem Ereignis beigetragen haben. Gab es unzureichende Beleuchtung? Hat ein Gerät nicht richtig funktioniert? Wurde die Sicht der Mitarbeiter durch Blendung oder einen toten Winkel behindert? Etc.
Die Verletzungen
Schreiben Sie detaillierte Beschreibungen der spezifischen Verletzungen auf und bewerten Sie deren Schweregrad im Bericht. Diese Beschreibung sollte den/die verletzten Körperteil(e) sowie Art und Ausmaß der Verletzungen enthalten.
Die Behandlung
Es ist auch wichtig, im Unfallbericht die Art der Behandlung der anerkannten Verletzungen zu dokumentieren. Diese Informationen sind wichtig, um zu verstehen, wie sich der Mitarbeiter erholt, wenn er die Einzelheiten des Ereignisses überprüft.
Die Schäden
Schreiben Sie alle Schäden an Geräten, Materialien usw. auf, die durch den Vorfall entstanden sind. Dies ist bei der Analyse des Ereignisses hilfreich, um einen Plan für Abhilfemaßnahmen zu erstellen und um festzustellen, welche Gegenstände repariert oder ersetzt werden müssen.
3. analysieren und reflektieren
Das Sammeln und Aufzeichnen der Fakten im Zusammenhang mit dem Vorfall hilft bei der Feststellung, wie es zu dem Vorfall kam. Die Analyse der gesammelten Fakten im Zusammenhang mit dem Vorfall hilft bei der Feststellung, warum der Vorfall eingetreten ist.
Die Analyse und Feststellung, wie und warum der Vorfall eingetreten ist, ist für die Entwicklung eines wirksamen Plans für Abhilfemaßnahmen unerlässlich.
Potenzielle Ursachen für Unfälle oder Verletzungen am Arbeitsplatz können sein:
- Primäre Ursachen (z. B. eine ungesalzene Eisfläche auf einer Treppe, die einen Ausrutscher und Sturz verursacht hat).
- Sekundäre Ursachen (z. B. ein Arbeitnehmer, der keine geeignete persönliche Schutzausrüstung, wie einen Schutzhelm oder eine Schutzbrille, trägt).
- Weitere Ursachen (z. B. eine durchgebrannte Glühbirne in der Nähe, die zu schlechter Sicht führt).
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Erstellen Sie einen Plan für Abhilfemaßnahmen
Ein Plan für Abhilfemaßnahmen würde Empfehlungen als Mittel zur Verringerung der Möglichkeit eines anhaltenden Problems und/oder des Wiederauftretens des Vorfalls enthalten. Die Empfehlungen würden sich aus einer effektiven Analyse der gesammelten und im Vorfallsbericht dokumentierten Fakten ergeben.
Elemente eines wirksamen Korrekturmaßnahmenplans könnten sein:
- Arbeitsschutz &Sicherheitsschulungen für Mitarbeiter
- Vorbeugende Routinewartungsprozesse, die sicherstellen, dass sich die Ausrüstung in einem ordnungsgemäßen Betriebszustand befindet
- Eine Überprüfung der Arbeitspraktiken und -verfahren mit einer Empfehlung für Änderungen um das Risiko von Zwischenfällen zu verringern
- Durchführen einer Gefahrenanalyse am Arbeitsplatz, um festzustellen, ob weitere potenzielle Gefahren mit der Aufgabe und/oder der Umgebung verbunden sind, und anschließende Schulung der Mitarbeiter zu diesen Gefahren auf der Grundlage der Ergebnisse der Bewertung
- Technik, Änderungen/Aufrüstung von Ausrüstung oder PSA, um sicherzustellen, dass die Aufgabe oder das Verfahren zur Ausführung der Aufgabe weniger Risiken birgt
Diese Vorlage für soziale Medien verwenden
Beispiele für Unfallberichte
COVID-19 Vorlage für Mitarbeiter-Vorfallberichte
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Blaue Vorlage für Mitarbeiter-Vorfallberichte im Gesundheitswesen
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Schlussfolgerung
Auch wenn es oft schwierig ist, auf das Unerwartete vorbereitet zu sein, sind vorbeugende Maßnahmen der Grundstein für ein glückliches und gesundes Arbeitsumfeld für Sie und Ihre Mitarbeiter.
Zwischenfallberichte sind nicht nur ein entscheidender Bestandteil des Protokolls zur Reaktion auf Zwischenfälle in jedem Unternehmen, sondern auch ein Mittel, um wiederkehrende Pannen zu vermeiden und/oder Veränderungen anzuregen.
Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, dass für jeden Vorfall ein entsprechendes und umfassendes Formular für die Meldung von Vorfällen vorbereitet und zur Hand ist. Wenn Sie sich an die Rechtsvorschriften Ihres Landes halten und die vier oben genannten Komponenten berücksichtigen, sind Sie gut vorbereitet, um Vorfälle effektiv zu behandeln.
Die rechtzeitige und detailorientierte Reaktion auf Vorfälle am Arbeitsplatz gewährleistet nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch: