Verwendung eines Entscheidungsfindungsrahmens: ein tiefer Einblick in RAPID®
In letzter Zeit habe ich viel über betriebliche Effizienz nachgedacht und darüber, wie man effizientere Organisationen aufbauen kann. Die Schnelligkeit der Entscheidungsfindung in einem Unternehmen ist ausschlaggebend dafür, wie effizient das Unternehmen insgesamt ist. Wenn man die Schnelligkeit der Entscheidungsfindung mit der Klarheit und Verantwortlichkeit kombiniert, die während des gesamten Entscheidungsprozesses erforderlich sind, kann man mehr gute Entscheidungen schneller treffen.
Je mehr ich darüber nachdachte, desto mehr erforschte ich verschiedene Möglichkeiten, Besprechungen abzuhalten, Dokumente zu schreiben, den Geschäftsrhythmus zu definieren und vieles mehr. Einer der Bereiche, der für mich interessant war, ist, etwas mehr über Entscheidungsfindungsrahmen zu lernen. Diese dienen dazu, die Menschen hinter den Entscheidungen transparent zu machen. Entscheidungsrahmen funktionieren am besten in einem Umfeld, in dem es mehrere Beteiligte gibt und ein Gleichgewicht zwischen einem partizipativen Entscheidungsfindungsprozess und der Fähigkeit, diese Entscheidungen schnell und klar zu treffen, erforderlich ist.
Alles in allem sind Entscheidungsrahmen so konzipiert, dass die Verantwortlichen und Beteiligten von Anfang an klar sind. Während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts ist es manchmal unklar, wer für eine endgültige Entscheidung verantwortlich ist, wer ein wichtiger Beteiligter ist und wer lediglich einen Beitrag leistet. Im Laufe der Diskussionen werden die Meinungen aller Beteiligten gleichwertig, auch wenn die Verantwortung nicht für alle gleich ist.
Als wir uns die vielen Entscheidungsfindungs-Frameworks ansahen, die es gibt, haben wir uns für RAPID® innerhalb der Design-Organisation bei VMware entschieden. Wir sind gerade dabei, dieses System in der gesamten Organisation einzuführen. Andere Entscheidungsfindungs-Frameworks sind ebenso gültig und könnten für Ihr Unternehmen besser geeignet sein. Die Verwendung eines konsistenten Rahmens ist jedoch entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation bei der Erstellung von Projekten in Teams auf derselben Seite steht.
RAPID® ist die Abkürzung für: Recommend, Agree, Perform, Input und Decision. Es ist ein Entscheidungsfindungsrahmen, der die Schlüsselpersonen für jeden dieser Bereiche identifiziert und sicherstellt, dass alle Beteiligten sich über ihre Rollen im Klaren sind, ihren Einfluss verstehen und ein klares Verständnis ihrer Verantwortung und Rechenschaftspflicht sowie der Verantwortung und Rechenschaftspflicht anderer im Projekt haben.
RAPID® ist wie folgt definiert:
- Eine Entscheidung oder Handlung empfehlen: Dies ist die Person oder Gruppe von Personen, die an der Empfehlung einer Handlung als Teil des erwarteten Ergebnisses teilnehmen.
- Der Entscheidung oder Maßnahme zustimmen: Dies ist die Person oder Gruppe von Personen, die der Entscheidung zustimmen muss oder deren Standpunkt, wenn sie nicht vollständig zustimmt, sich im endgültigen Vorschlag und/oder Ergebnis widerspiegeln sollte.
- Die Maßnahme durchführen: Dies ist die Person oder Gruppe von Personen, die für die Durchführung der Maßnahme verantwortlich ist.
- Input: Dies ist die Person oder Gruppe von Personen, die Input liefern wird. Der Input kann sich im endgültigen Vorschlag widerspiegeln oder auch nicht
- Entscheiden: Dies ist die Person, die für die Entscheidung verantwortlich ist. Es ist wirklich wichtig, dass es einen einzigen Entscheidungsträger gibt und nicht eine Gruppe von Entscheidungsträgern. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie dazu neigen, hier mehrere Personen hinzuzufügen, müssen Sie wahrscheinlich Ihre Projekte bewerten, und Sie könnten es hilfreich finden, diese Projekte entsprechend aufzuteilen.
Wie ich anfange, es zu verwenden
Ich fange an, RAPID® in vielen verschiedenen Zusammenhängen zu verwenden. Da wir zum Beispiel größere End-to-End-Erfahrungen machen, die sich über mehrere verschiedene Produkte und Dienstleistungen erstrecken und viele verschiedene Stakeholder einbeziehen, hat die Definition von RAPID® dazu beigetragen, dass die Stakeholder klar in die verschiedenen Ebenen von RAPID® eingeordnet sind und gleichzeitig einen eindeutigen Entscheidungsträger haben.
In diesem Zusammenhang war es äußerst nützlich zu bestimmen, wer an welchen Besprechungen teilnimmt und wer für jedes Gespräch erforderlich ist. So kann ein Entscheidungsträger beispielsweise beschließen, mit denjenigen zusammenzuarbeiten, die zur Gruppe der „Zustimmenden“ gehören, um sicherzustellen, dass sie an der Festlegung des Kontextes und der Erarbeitung der richtigen Empfehlungen beteiligt sind, während das Endergebnis nur der Gruppe von Personen gezeigt wird, die Beiträge leisten.
Ich habe auch Teile von RAPID® für kleinere Aufgaben verwendet. Wenn wir z.B. eine Aufgabe aus einer Mitarbeiterbesprechung haben, haben wir die benötigten Teile von RAPID®, die für diese Aufgabe geeignet sind, durch Hervorhebung des verwendeten Buchstabens hervorgehoben.
Wir haben z.B. ein Projekt durchgearbeitet, bei dem wir einen eindeutigen Entscheidungsträger und eine klare Liste der Personen brauchten, die der Entscheidung zustimmen müssen. Wir haben die Buchstaben des benötigten RAPID® in unseren Besprechungsnotizen fett gedruckt, wobei RAPID® für den Entscheidungsträger und RAPID® für die Liste der Personen steht, die der Entscheidung zustimmen müssen oder deren Ansichten in der Entscheidung berücksichtigt werden müssen.
Tipps zur Verwendung von RAPID®
Die Verwendung des RAPID®-Entscheidungsrahmens erfordert Disziplin und Übung. Um effektiv zu sein, muss man zu Beginn eines jeden Projekts die Muskeln und die Disziplin aufbringen, RAPID® zu durchdenken. Nicht bei jeder Entscheidung müssen alle RAPID®-Aspekte eindeutig identifiziert werden.
Ein paar Tipps zur Verwendung von RAPID®:
- Wenn Sie feststellen, dass RAPID® benötigt wird, oder wenn es z.B. als Teil einer Statusaktualisierung erforderlich ist, stellen Sie sicher, dass Sie alle RAPID®-Aspekte identifizieren, bevor eine Entscheidung getroffen wird oder erforderlich ist. Es ist wichtig, dass die Personen in der Anfangsphase des Projekts identifiziert werden.
- Stellen Sie sicher, dass Empfehlungen, Eingaben und Vereinbarungen klar umrissen sind. Jemand, der einer Entscheidung zustimmen muss, kann auch eine Empfehlung abgeben oder einen Beitrag leisten. Es sollte klar sein, auf welcher Ebene und in welchem Zusammenhang sie ihren Beitrag leisten.
- RAPID® ist nützlich für größere Organisationen und Projekte. Es gibt Entscheidungen, die von Teilen von RAPID® profitieren können (z.B. der Teil zur Entscheidungsbeteiligung), aber es für jede einzelne Entscheidung zu verwenden, ist ein Overkill, der möglicherweise den gegenteiligen Effekt haben könnte.
Ressourcen
- Gestaltung von Entscheidungsstil und -verhalten – ein guter Artikel über die verschiedenen Entscheidungsstile und den Einsatz von RAPID®
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