6 guiones de correo electrónico para crear el correo electrónico de seguimiento perfecto para un cliente

6 guiones de correo electrónico para crear el correo electrónico de seguimiento perfecto para un cliente

Si eres un autónomo, contratista o propietario de una pequeña empresa, trabajar con clientes puede ser una de las partes más difíciles de tu trabajo. Esto es especialmente cierto cuando esos clientes se vuelven misteriosamente insensibles. Cuando esto sucede, tendrás que estar atento para enviar un correo electrónico de seguimiento. Y aquí es donde entran en juego algunos prácticos guiones de correo electrónico.

Cuando se escribe con un poco de pensamiento y previsión, el correo electrónico de seguimiento correcto puede producir resultados rápidos.

Si no está seguro de cómo hacerlo, ¡no se preocupe! Ver algunos ejemplos y entender cómo (y por qué) funcionan suele ser todo lo que necesitará para empezar a utilizar esta táctica de forma efectiva en su negocio.

En este post, vamos a presentar seis situaciones comunes relacionadas con clientes que no responden.

Para cada una, proporcionaremos un ejemplo de correo electrónico de seguimiento, y explicaremos por qué es probable que produzca resultados.

Guiones y plantillas de correo electrónico:

👉 1. Seguimiento tras el envío de una propuesta
👉 2. Recordatorio de que se está esperando una respuesta
👉 3. Solicitud de nuevos trabajos
👉 4. Toque de atención después de un tiempo de inactividad
👉 5. Solicitud de un pago atrasado
👉 6. El correo electrónico final

Por qué merece la pena diseñar un correo electrónico de seguimiento cuidadosamente redactado

Cuando se trata de crear guiones de correo electrónico, merece la pena que los diseñes cuidadosamente. Un correo electrónico enviado apresuradamente puede hacer más daño que bien, así que querrá ser estratégico.

Esto implica una serie de consideraciones. Deberá pensar en la acción que le gustaría que realizara el destinatario y en cómo puede animarle suavemente (pero con firmeza) en esa dirección. Además, es fundamental prestar atención a cada una de las palabras que utilices. El tono y la intención son tan importantes como el contenido, especialmente cuando se trata de un cliente difícil o que no responde.

Escribir guiones de correo electrónico sólidos que den resultados requiere práctica. Sin embargo, para empezar, vamos a presentar una serie de ejemplos que puede utilizar y aprender.

A lo largo de los años hemos trabajado con una gran cantidad de clientes desafiantes y difíciles de contactar, y lo que sigue son los tipos de correos electrónicos que hemos encontrado que funcionan mejor.

Seis guiones de correo electrónico que puede utilizar para hacer un seguimiento de los clientes que no responden

¡Veamos ahora los seis guiones en sí! Utilizando (y tal vez modificando ligeramente) estos correos electrónicos, puede aumentar en gran medida sus posibilidades de establecer conexiones exitosas.

No están en orden de importancia o relevancia, por lo que es libre de utilizar el que más le interese primero.

Seguimiento tras el envío de una propuesta

Pocas cosas son más frustrantes que enviar una propuesta detallada para un nuevo proyecto y no recibir respuesta. Estás listo y esperando para empezar, y cada día de retraso significa un día más que tendrás que esperar para el pago una vez que el proyecto esté terminado.

La buena noticia es que la falta de respuesta a una propuesta rara vez significa que el cliente no está satisfecho con ella o no está dispuesto a seguir adelante. Al contrario, normalmente se lo hará saber de inmediato. Por el contrario, a menudo descubrirás que han estado demasiado ocupados como para pensar en ello, o incluso para leer completamente tu correo electrónico.

En palabras de Mercedes Cardona, de OMH Communications:

Aún así, seguro que querrá hacer un seguimiento de este cliente. Es necesario que permanezca en su mente y le recuerde que debe sacar tiempo de su agenda para prestar a su propuesta la atención que merece. Por lo general, basta con un suave empujón:

Hola, me preguntaba si ya ha tenido la oportunidad de revisar nuestra propuesta más reciente. Estamos impacientes por conocer su opinión y por empezar a trabajar en este proyecto. Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta con respecto a los detalles de la propuesta (como se indica en mi correo electrónico anterior).

Este mensaje comienza con un cortés reconocimiento de lo ocupado que está el cliente, y que usted entiende que puede no haber sido capaz de dar a su propuesta una mirada completa todavía. A continuación, recuerda brevemente el enfoque de la propuesta, para que no tengan que volver al correo anterior para orientarse.

El segundo párrafo es el elemento crucial aquí. Es una buena idea hacer saber al cliente que estás entusiasmado con el proyecto (aunque también te sientas frustrado). Este entusiasmo puede ser el empujón que necesitan. Además, al solicitar preguntas, les estás diciendo que no necesitan aprobar o rechazar inmediatamente tu propuesta, sino que son libres de expresar cualquier duda o preocupación que puedan tener al respecto.

Por supuesto, querrás cerrar el correo electrónico de seguimiento con tu frase favorita de despedida y tu nombre. Además, debe evitar terminología como «no hay prisa» en este tipo de mensaje. Si bien quiere seguir siendo cortés y atento, también quiere animar al cliente a tomar medidas lo antes posible (¡su cuenta bancaria depende de ello!).

Recordatorio de que está esperando una respuesta

Esta puede ser la situación más común en la que se encuentra cuando trata con clientes que no responden. Estás en medio de algún tipo de proyecto, y no puedes seguir adelante hasta que el cliente responda a una pregunta clave o proporcione un recurso concreto. Sin embargo, te encuentras con el silencio de la radio.

En esta situación, hacer un seguimiento rápido es lo mejor para ti y para tu cliente. Al fin y al cabo, ambos queréis que el proyecto se desarrolle sin problemas y evitar la pérdida de tiempo. Al igual que en el caso anterior, es muy probable que el cliente haya visto su correo electrónico, pero lo haya olvidado o lo tenga marcado para tratarlo más tarde.

Este correo electrónico de seguimiento puede enviarse desde unos días hasta una semana después de la comunicación anterior, dependiendo de la urgencia del proyecto:

Hola, quería hacer un seguimiento, y ver si ha tenido la oportunidad de revisar mi correo electrónico anterior. Como he mencionado, una vez que tengamos su respuesta, podremos proceder inmediatamente a la siguiente etapa del proyecto. Hágame saber si puedo proporcionarle alguna otra aclaración sobre lo que necesitamos.

El primer párrafo está estructurado de manera similar a nuestro último ejemplo, lo cual es deliberado. Aquí también es importante reconocer lo ocupado que está el cliente y evitar cualquier aire de impaciencia o frustración.

Además, recordarle brevemente su consulta le permite saber exactamente lo que está buscando. Al mismo tiempo, no querrá ser demasiado detallado aquí, ya que el cliente puede simplemente volver al correo electrónico anterior para leer su solicitud completa.

La siguiente frase está diseñada para hacer saber al cliente (amablemente) la importancia de este mensaje en particular. En otras palabras, es posible que no se hayan dado cuenta de que la falta de respuesta ha provocado un bloqueo por tu parte.

A continuación, la oferta de proporcionar una aclaración envuelve este breve correo electrónico de seguimiento, a la vez que deja claro que estás preparado y a la espera de discutir cualquier cosa poco clara en tu mensaje original (retrasando así su respuesta).

Solicitud de nuevos trabajos

Mantener una estrecha comunicación con tus clientes es siempre importante. Sin embargo, nunca es más esencial que justo después de terminar un proyecto. Es muy fácil que un cliente se olvide de ti y pase a la siguiente cosa en este momento, que es lo último que quieres.

Por lo tanto, si has terminado un proyecto para un cliente en particular y no has sabido nada de él durante un tiempo, querrás enviar una solicitud de nuevo trabajo. El mejor enfoque para este correo electrónico puede variar un poco dependiendo de las circunstancias específicas, pero aquí hay un ejemplo de un mensaje efectivo:

Hola ,Como sabes, recientemente terminamos . Esperamos que estés contento con los resultados. Estamos ansiosos por avanzar con el siguiente proyecto - esto es todo lo que necesitaremos de ti: - Una vez que tengamos esta infracción, podremos avanzar a la siguiente fase. Por supuesto, por favor, hágame saber si hay alguna pregunta que pueda responder también.

Este correo electrónico de seguimiento se basa un poco en la suposición de que tanto usted como su cliente son conscientes de su proceso habitual, y han trabajado en múltiples proyectos en el pasado. Es posible que necesite una pequeña personalización para reflejar el tipo de proyectos en los que estáis trabajando, pero, no obstante, proporciona un marco sólido.

El primer párrafo tiene dos propósitos (además de ser simplemente una introducción al correo electrónico). Recuerda al cliente el proyecto recién terminado y su reacción (esperemos) positiva a su calidad. Recordar el buen trabajo que hiciste anteriormente debería despertar su apetito por más de lo mismo.

Expresar tu propia impaciencia por empezar es siempre un buen toque. Sin embargo, la verdadera estrella del espectáculo es la lista de preguntas/solicitudes. Enumerar lo que necesitas del cliente (en lugar de escribirlo todo en forma de párrafo) hace que tus requisitos sean muy claros. También aumenta las posibilidades de obtener una respuesta a cada consulta específica.

Envuélvelo todo con un empujón hacia adelante y una solicitud de cualquier pregunta que el cliente pueda tener, y tienes un simple pero eficaz correo electrónico de seguimiento en tus manos.

Tocar la base después de un tiempo de inactividad

El correo electrónico de seguimiento anterior se trataba de permanecer en contacto con tu cliente y tratar de aterrizar proyectos consecutivos uno tras otro. Esta plantilla de correo electrónico trata de volver a conectar con un cliente después de un período de tiempo más largo.

En esta etapa, no debemos asumir que el cliente recuerda exactamente quiénes somos o qué tipo de proyectos completamos juntos en el pasado. Aunque exista cierta familiaridad, primero hay que reavivarla, por así decirlo.

Esta plantilla de correo electrónico puede ayudar a ello:

Hola, he tomado nota en mi agenda para ponerme en contacto contigo ahora mismo. Sólo para recordarte que el último proyecto que hicimos juntos fue . Quería ponerme en contacto y comprobar si hay alguna oportunidad de volver a trabajar juntos. Teniendo en cuenta lo que hicimos juntos en el pasado, creo que podemos seguir los mismos pasos trabajando en . Si quieres más detalles sobre cómo podría funcionar exactamente, házmelo saber y te enviaré una propuesta más detallada y desglosada paso a paso.

Este guión de correo electrónico de seguimiento consigue un par de cosas:

• Es de naturaleza amistosa y reconecta con la persona de forma natural – no parece forzado.
• Recuerda al cliente en qué trabajasteis en el pasado y también sugiere que hicisteis más de un proyecto juntos (si es el caso).
• Sugiere un par de ideas preparadas para proyectos en los que podríais trabajar a continuación.

Este último punto es especialmente importante. La gente está ocupada. Si puedes acudir a tus clientes y sugerirles ideas exactas que podrías ejecutar para ellos, aumenta tus posibilidades de conseguir el acuerdo. El hecho de que ya tengas una relación establecida ayuda a ello, ya que no tienes que demostrar que eres capaz de cumplir.

Solicitar un pago atrasado

Este es un poco complicado. Hablar de dinero puede ser estresante, especialmente si eres un creativo que prefiere no tener nada que ver con el elemento financiero del negocio. Esto es aún más pertinente cuando se trata de hacer un seguimiento de un cliente difícil que se ha retrasado en su pago.

Antes que nada, querrás iniciar esta comunicación de la forma más educada posible. No insinúe que el cliente es negligente ni comience a hacer amenazas. En su lugar, proceda con la suposición de que el cliente simplemente se ha olvidado de pagar. Incluso si hay otra razón para su morosidad, este enfoque puede hacer que se sientan culpables de sacar su billetera:

Hola, quería ponerme en contacto con usted y recordarle que el pago debe hacerse en . Hasta el momento, no hemos recibido su pago. ¿Podría decirnos cuándo podemos esperar recibirlo? 

Es mejor mantener este tipo de correo electrónico de seguimiento corto y dulce. No quieres que el mensaje clave se pase por alto. Además, no hay razón para añadir un montón de calificativos. Basta con recordarles que el pago está pendiente, con educación, para que sea suficiente. Sin embargo, es conveniente darles toda la información pertinente, como el número de factura y el correo electrónico al que se envió originalmente. La idea es hacer que el pago sea lo más fácil posible.

Esencialmente, puede repetir este correo electrónico tantas veces como considere necesario. Sin embargo, si sigue sin recibir una respuesta, es posible que eventualmente tenga que ser más contundente. Este es un correo electrónico de seguimiento que podría enviar si no responden a algunos mensajes como el anterior:

Hola ,Todavía no hemos recibido su pago por . Esperamos el importe total de la factura - - para , o potencialmente tendremos que remitir este asunto a una agencia de cobros.

Este es un mensaje firme y directo, que es apropiado para un cliente que no paga ni responde. Darle un recordatorio de la cantidad de pago y una nueva fecha de vencimiento puede estimularle finalmente a actuar.

Si no es así, puede que tenga que cortar sus pérdidas con este cliente en particular y considerar esto como una experiencia de aprendizaje. Por supuesto, puede contratar a una agencia de cobros para que haga el seguimiento por usted, pero las molestias y los honorarios que conlleva hacen que esta opción sea menos deseable, a menos que la factura que se deba sea muy grande.

El correo electrónico final

Los correos electrónicos de seguimiento anteriores están diseñados para obtener una respuesta siempre que sea posible. Sin embargo, a veces un cliente simplemente se calla a pesar de tus mejores esfuerzos.

Si has enviado varios mensajes a un cliente y simplemente no responde (y no te debe dinero), es el momento de enviar un último correo de seguimiento. Podría ser algo así:

Hola, hace tiempo que no sabemos nada de ti. En este momento, tenemos que asumir que sus prioridades han cambiado, o que está llevando su negocio en una dirección diferente.Por favor, no dude en ponerse en contacto en el futuro si podemos ser de alguna ayuda adicional.

Este mensaje logra algunas cosas. En primer lugar, es cortés y comprensivo, ya que demuestra que no le guarda rencor al cliente por su falta de respuesta. Incluso si no tiene noticias suyas ahora, querrá mantener la relación en un tono lo más positivo posible.

Además, dejar claro que está avanzando de esta manera juega con el miedo del cliente a perderse (FOMO). Debe reconocer que si quiere seguir beneficiándose de sus servicios, tendrá que actuar rápidamente.

Por último, ha dejado claro que está abierto a cualquier comunicación futura. No es raro que, de repente, un antiguo cliente te responda meses o años después, cuando las prioridades y el personal han cambiado. Si se cierra el correo electrónico de esta manera, se tiene la mejor oportunidad de obtener una respuesta.

Conclusión

Desgraciadamente, no hay forma (todavía) de atravesar la pantalla del ordenador y hacer que el cliente responda a un mensaje crucial. Sin embargo, el envío de un correo electrónico de seguimiento cuidadosamente elaborado puede producir los resultados que está buscando, al tiempo que mantiene su relación en una nota positiva.

En este artículo, le hemos presentado seis guiones de correo electrónico que puede utilizar para perseguir a los clientes que no responden:

¿Has tenido éxito en conseguir que un cliente que no responde hable? Cuéntanos lo que hiciste en la sección de comentarios más abajo!

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