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Los diarios y los libros mayores son el lugar donde se registran las transacciones comerciales en un sistema de contabilidad. En esencia, la información a nivel de detalle de las transacciones individuales se almacena en uno de los varios diarios posibles, mientras que la información de los diarios se resume y se transfiere (o se contabiliza) a un libro mayor. El proceso de contabilización puede tener lugar con bastante frecuencia, o podría ser tan poco frecuente como el final de cada período de información. La información del libro mayor es el nivel más alto de agregación de información, a partir del cual se producen los balances de comprobación y los estados financieros.
Típicamente, un usuario de la información financiera revisará la información a nivel de resumen almacenada en un libro mayor, tal vez utilizando el análisis de ratios o el análisis de tendencias, para localizar las anomalías que requieren una mayor investigación. A continuación, se remite a la información del diario subyacente para acceder a los detalles de lo que compone la información del libro mayor (lo que puede dar lugar a una investigación aún más detallada de los documentos de apoyo). Por lo tanto, la información se puede transferir de los diarios a los libros de contabilidad para producir estados financieros, y volver a transferirla para investigar las transacciones individuales.
Puede haber varios diarios, cada uno de los cuales suele ocuparse de áreas de gran volumen, como las transacciones de compra, las entradas de efectivo o las transacciones de venta. Las transacciones menos frecuentes, como los asientos de depreciación, generalmente se agrupan en el diario general.
La información se registra en los diarios en orden cronológico por transacción individual, lo que facilita la clasificación de la información y la búsqueda de los elementos específicos que los usuarios necesitan. La información se registra en un libro de contabilidad en una serie de cuentas, que normalmente se clasifican en el siguiente orden:
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Cuentas de activo
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Cuentas de pasivo
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Cuentas de ingresos
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Cuentas de gastos
Cuentas de patrimonio
En un sistema contable computarizado, es posible que ni siquiera se utilicen los conceptos de diarios y libros mayores. En una organización más pequeña, los usuarios pueden creer que todas sus transacciones comerciales se registran en el libro mayor, sin almacenar información en un diario. Las empresas con un gran volumen de transacciones pueden seguir utilizando sistemas que requieren la separación de la información en diarios. Por lo tanto, los conceptos son un poco confusos en un entorno computarizado, pero siguen siendo válidos en un entorno de contabilidad manual.
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