Cómo organizar el papeleo | Parte 8: Cómo organizar el papeleo doméstico

Cómo organizar el papeleo | Parte 8: Cómo organizar el papeleo doméstico

Al principio del verano, lancé una serie de blogs para ayudarte a conquistar todo el desorden de papeles en tu casa. Hasta la fecha, hemos trabajado con los archivos de la casa, los papeles de las manualidades, los documentos importantes, los papeles del colegio de los niños, los papeles de la cocina, los papeles de la compra y los papeles sentimentales. Si nos has seguido y te mantienes al día, a estas alturas todo el papel de tu casa debería estar clasificado, purgado, evaluado y contenido en sistemas de almacenamiento perfectamente adecuados. Deberías saber dónde está cada cosa, cómo está organizada, qué hay en la etiqueta y cómo acceder a ella… y todos los papeles restantes deberían haber sido tirados a la basura o triturados hace tiempo. Todos los papeles de tu casa están ahora organizados… ¿o no? En el tiempo transcurrido desde que comenzó este viaje, ¿han llegado nuevos papeles? ¿Hay una pila de correo sobre el mostrador? ¿Hay papeles de inscripción de las actividades escolares de este año apilados en tu escritorio? ¿Una receta que acabas de arrancar de una revista recortada en la nevera? Seguramente. Porque aunque hemos revisado a fondo todos los papeles de tu casa, aún no hemos hablado de cómo gestionar los nuevos papeles que llegan cada día. Para tener realmente el papeleo bajo control y dentro de los sistemas que tanto te ha costado crear, tendrás que establecer un sistema para gestionar el flujo de papeles de tu hogar… es decir, cómo llega un papel desde la puerta hasta el lugar al que finalmente pertenece. Permíteme mostrarte nuestro sistema de «Bandeja de entrada del hogar» y guiarte a través de la creación de un sistema similar en tu propia casa.

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A lo largo de los años, he sido algo «conocido» por mis centros de mando. He montado algunos muy interesantes a lo largo de los años, e incluso hay una buena posibilidad de que estés leyendo mi blog hoy debido a las características de mis centros de mando en algún otro lugar de la web. Siempre he diseñado nuestros «centros de mando» para que sean el lugar central de nuestra familia para acorralar no sólo los sombreros, los bolsos y los zapatos, sino también el papeleo importante, las tareas pendientes, nuestro calendario familiar y mucho más. En todos y cada uno de los centros, siempre he montado un sistema de organización del correo/papel muy bonito que normalmente contaba con carpetas o separadores para cada miembro de la familia, así como otras categorías importantes como triturar, tirar a la basura, archivar, catálogos, recibos, etc.

Centro de mando de Kansas | Centro de mando 1 de Carolina del Norte | Centro de mando 2 de Carolina del Norte

Pero ¿puedo contarte un secreto? A pesar de las mejores intenciones de estar al día con mis súper adorables archivos, nunca lo hice. O bien los papeles que llegaban (del correo, de las mochilas del colegio, etc.) se colocaban en sus carpetas correctas y se quedaban allí, o bien los papeles nunca llegaban a entrar en el demasiado tedioso sistema en primer lugar (y como resultado se acumulaban en el mostrador). Al final, estos sistemas nunca llegaron a ser mucho más que imágenes bonitas y un desorden sin uso en nuestras casas.

Cuando miro hacia atrás y veo estos sistemas, no es que su configuración o funcionalidad estuviera tan fuera de lugar. Más bien, eran más complicados de lo necesario. Ponía demasiados pasos entre la puerta (por donde entraban los papeles) y su lugar final (archivador, papelera, trituradora, etc). En lugar de colocar los papeles directamente en la papelera, los ponía en una carpeta «Basura» o «Triturar». Como las carpetas eran tan específicas, nunca podía recordar si la inscripción escolar de Henry se ponía en la carpeta «Henry» o en la carpeta «Archivo». Como resultado, los papeles se acumulaban en estos centros de mando en lugar de ser realmente tratados y finalmente organizados y accesibles.

¿Te suena esto? En algún momento, ¿compraste un bonito sistema de clasificación del correo pero nunca pudiste hacerlo funcionar? ¿Tiene una docena de papeles de hace un año y nada más? ¿O tal vez esté vacío? No pasa nada… yo también lo hice… ¡incluso varias veces! Antes de entrar en el meollo de la gestión del papel que entra en casa, permítame hablar brevemente de la reducción de la cantidad de papel que tiene que manejar. Cada vez hay más cosas disponibles en formato digital, y te sugiero que las utilices siempre que sea posible. Desde los extractos bancarios y las facturas, hasta los folletos del colegio y las inscripciones a actividades, los documentos de viaje y las reservas, los recibos y el historial de transacciones… cuando tenga la opción de apuntarse a la facturación sin papel o a la comunicación electrónica, hágalo simplemente para reducir la cantidad de papel que, en última instancia, tiene que gestionar.

Paso 1: Crear una única bandeja de entrada para el hogar

Incluso con sus mejores esfuerzos para ir sin papel, seguirá habiendo papeles que entran en casa y tendrá que averiguar cuál es la mejor manera de tratarlos. Todos sabéis que tuve sentimientos muy, muy encontrados sobre el libro de Marie Kondo, La magia del orden que cambia la vida. Pero uno de los conceptos que realmente me convenció, y que he adoptado de todo corazón desde entonces, es el concepto de una única «Bandeja de entrada de la casa» con sólo dos categorías súper simples: «Para actuar» y «Para archivar». A la hora de la verdad, cualquier papel que realmente deba guardarse debe archivarse para siempre (por ejemplo, en uno de los sistemas que tanto nos ha costado crear) o actuar en breve (como una factura que deba devolverse). En este punto no hay necesidad de más subcategorías. Al canalizar todo el papeleo a un punto central en su casa (y luego guardarlo desde allí), ahorrará tiempo y dolores de cabeza al saber siempre exactamente dónde están los nuevos papeles en cualquier instante.

En nuestra casa actual, abandoné el esquema de centro de mando «tradicional» porque, como dije, muchos de los sistemas en los que me basé anteriormente nunca se utilizaron (puede ver la configuración actual de nuestra casa aquí). Sin embargo, justo al lado de la puerta principal está mi oficina, que es el lugar perfecto para nuestra «Bandeja de entrada del hogar». Simplemente utilicé tiras de comando para asegurar dos de estas cajas de archivo colgantes al lado de mi estantería de almacenamiento IKEA Kallax. Las etiqueté con vinilo y con mi Cricut Explore para denotar las dos sencillas categorías.

Paso 2: Hacer la basura accesible

Lo que no se ve en la foto de arriba, justo debajo de las dos carpetas colgantes, es una papelera. Esto parece una solución tan obvia, pero vaya que hace toda la diferencia para evitar que el papel se acumule. En lugar de apartar los papeles para que vayan a la basura, podemos tirar todo lo que no entre en las categorías «Para actuar» o «Para archivar» inmediatamente. #gamechanger

De la misma manera, hemos querido hacer que cualquier papel que deba ser triturado esté también un poco más cerca de su destino final. Así que a unos 4 pasos de la configuración de archivos/basura está nuestra trituradora de papel metida en un armario en mi escritorio. Poco a poco estamos mejorando en cuanto a la trituración de artículos tan pronto como llegan, pero si simplemente no tenemos el tiempo (¡o nos apetece vaciar la trituradora!), tenemos una caja de archivos al lado de la trituradora para recoger cualquier cosa para la próxima sesión de trituración.

Tener la bandeja de entrada, la papelera y la trituradora muy cerca es una forma segura de evitar que los montones de papel se acumulen en lugares no deseados!

Paso 3: Ocuparse de la bandeja de entrada con regularidad

En la esquina de mi oficina, ahora tenemos una única bandeja de entrada doméstica para que todo el papel entrante se canalice, así como la papelera y la trituradora cerca para la eliminación inmediata del papel. Pero, como cualquier otro sistema de organización, sólo funcionará y seguirá funcionando si se cuida y mantiene regularmente. Por lo tanto, el siguiente paso en la gestión de su flujo de papel doméstico es ocuparse de sus carpetas «To Act» y «To File» con mucha regularidad.

Una vez a la semana (recomiendo hacerlo cuando esté creando su plan de comidas o rellenando su agenda para la semana), atienda a AMBAS carpetas de la Bandeja de Entrada del Hogar. Comience con todos los elementos procesables (porque suelen ser más sensibles al tiempo) y firme, envíe por correo o devuelva todo lo que haya en la carpeta. A continuación, retira todo el contenido de la carpeta «Para archivar» y llévalo a su destino final, más permanente. ¿Destino permanente? Ya sabes… todos esos sistemas bonitos, ágiles y funcionales que ya hemos creado como nuestros archivos domésticos, cajas de almacenamiento escolar, carpeta de documentos importantes, carpeta de cocina, etc. Como ya has hecho todo el trabajo duro de crear sistemas de almacenamiento perfectos para cada tipo de papel, guardar cualquier cosa que encuentres en la pila de papeles «Para archivar» sólo debería llevarte unos minutos cada semana!

Podrías argumentar que la carpeta «Para archivar» dentro de la Bandeja de entrada del hogar no es necesaria en absoluto, dejando sólo una carpeta «Para actuar». Dependiendo de su hogar, eso podría ser muy cierto. Si tus sistemas de papel más permanentes son de acceso rápido y fácil, puedes pasar por alto la carpeta «Para archivar» y guardar los artículos en cuanto lleguen a la casa. Pero parte de la creación de un sistema de flujo de papel doméstico que realmente funcione es también conocerte a ti mismo. Sé… a ciencia cierta… que no voy a ir corriendo a archivar los papeles guardables todos los días. Claro, la hoja de permiso de Henry probablemente se pondrá en la carpeta de Actividades Familiares tan pronto como llegue a casa. Pero, en general, cualquier cosa que deba guardarse, revisarse o archivarse de forma más permanente quedará por ahí, a menos que le dedique un lugar específico. Al tener una bandeja de entrada doméstica centralizada con un componente «Para archivar» y «Para actuar», soy capaz de mantener los papeles importantes fuera de los mostradores de mi cocina sin sentirme como si estuviese constantemente cambiando papeles día tras día.

El punto aquí… manténgalo simple… realmente simple… ¡pero también haga lo que tenga más sentido para usted, su hogar y su familia!

Paso 4: Crear hábitos en torno a la nueva rutina

Aunque mis anteriores sistemas de recogida de papel eran un poco demasiado complicados, también admitiré que me salté el último y más importante paso: crear nuevos hábitos en torno a la rutina de flujo de papel. Este último paso no puede pasarse por alto porque, incluso con una bandeja de entrada central, tus papeles acabarán descontrolándose si no los atiendes con regularidad. Por lo tanto, para controlar de verdad el papel en tu casa y conquistar el desorden de papeles para siempre, DEBES incorporar estos nuevos pasos de archivar/borrar/destruir/atender en tu rutina semanal del hogar. Para ello: prográmalo en tu agenda, pon una alarma en tu teléfono, establece activadores visuales (por ejemplo, si el archivo está demasiado lleno, tienes que pasar una tarde vaciándolo). Lo que sea que funcione para ti… acostúmbrate a trasladar tus papeles de la bandeja de entrada de tu casa a tus soluciones de almacenamiento final con mucha regularidad. Además, si usted tiene una familia, tiene que entrenar enseñarles su nuevo sistema y trabajar en él juntos hasta que todo el mundo está haciendo su parte para archivar, basura, triturar y guardar los artículos según sea necesario.

¿Cómo es nuestro flujo de papel doméstico?

Cuando el correo o cualquier otro papel al azar salen de mi bolso o la bolsa de Greg, inmediatamente se llevan a la oficina. Los papeles que se pueden tirar a la basura se tratan inmediatamente, y el resto se archiva como «Para archivar» o «Para actuar». Los papeles del colegio de Henry se tratan de forma ligeramente diferente. Todo lo que es importante se pone en nuestra bandeja de entrada de la casa, pero sus trabajos escolares terminados se ponen inmediatamente en su propia cesta dedicada a la «bandeja de entrada» para clasificarlos y organizarlos por separado (puedes ver más sobre cómo lo hago aquí). Todos los domingos, mientras preparo nuestro plan de comidas, ordeno las compras y actualizo nuestro calendario para la semana que se avecina, me ocupo de los dos archivos de la bandeja de entrada de la casa. Primero me ocupo de los elementos de acción y luego guardo todo lo que está en la carpeta «Para archivar». Al igual que cuando guardo toda la ropa sucia el domingo por la noche, mi objetivo es empezar el lunes con las bandejas de entrada vacías.

Productos para la bandeja de entrada del hogar que me encantan

¡Estos son los productos que he utilizado (y que me encantan) para montar nuestra bandeja de entrada del hogar!

¡Aquí tienes otros productos a tener en cuenta a la hora de establecer un flujo de papel para tu hogar!