Política de trabajo a distancia para empleadores (con plantilla de muestra en PDF)
Con el aumento del trabajo desde casa, cada vez es más importante poner por escrito los acuerdos, requisitos y responsabilidades de cada parte, como parte de una Política de trabajo a distancia o acuerdo de «trabajo desde casa». Pero, ¿qué debe incluirse en uno de esos contratos y por qué son necesarios?
¿Qué es una política de trabajo a distancia?
Una política de trabajo a distancia puede ser un documento que abarque toda la organización y que recoja las normas y regulaciones en torno al trabajo a distancia o un añadido a un contrato de trabajo ya existente, en el que se enumeran los nuevos requisitos y responsabilidades a medida que un empleado pasa a trabajar a distancia.
Especialmente el segundo caso es más relevante que nunca, ya que miles de organizaciones migran a un entorno de trabajo a distancia de cara a la COVID-19 y sus efectos a largo plazo en la mano de obra.
Como parte de la política oficial de trabajo a distancia, se repasarían los cambios en las horas de trabajo, el alcance del acuerdo de trabajo, las responsabilidades del trabajador a distancia que debe mantener durante sus días de trabajo desde fuera de la oficina y, lo que es más importante, las reglas de las áreas grises, como lo que ocurre con el equipo de la empresa o quién es responsable de los costes relacionados con la oficina.
Suele ser un contrato escaso de firmar, que rara vez supera las dos páginas completas y, por lo tanto, se suele pasar por alto. Puede que no lo necesite, pero es mejor estar seguro.
¿Por qué debería tener una política de trabajo a distancia por escrito?
Si bien una gran parte de la política de trabajo a distancia tiene que ver con la gestión de las expectativas y la aclaración del alcance -algo que potencialmente podría hacerse en un memorando interno en lugar de un contrato formal-, la otra mitad es también para la cobertura legal.
Por ejemplo, es importante poner por escrito la política detrás de los traslados y los planes de compensación en esos casos. La gente necesita adherirse a las medidas de seguridad para asegurarse de que los datos internos no se filtren y la organización detrás de la propiedad intelectual cuando alguien trabaja sin horarios estrictos desde casa también debe ser regulada.
Además, en muchos contratos de trabajo existentes, la ejecución del trabajo y la protección de la propiedad intelectual y física sólo se cubre en la oficina. Para todos esos casos, es necesario añadir la excepción del trabajo a distancia como una posible vía también.
¿Qué debe formar parte de un acuerdo de trabajo desde casa?
Un acuerdo de trabajo desde casa puede descartarse fácilmente en la mayoría de los casos. Si quiere protegerse a sí mismo y a sus empleados de cualquier daño, estas piezas deben formar parte de la política.
Alcance &Duración
Hay docenas de variaciones del trabajo a distancia. Usted puede tener un modelo mixto, donde la gente pasa unos días a la semana en casa. Puede tener una política de trabajo desde casa que permita a la gente tomar una cierta cantidad de días de oficina en casa. Puede ser parcialmente remoto, con algunas personas en la oficina y otro grupo a distancia o, finalmente, puede ser totalmente remoto, sin oficina alguna.
Además, especialmente durante la pandemia, puede querer tener un movimiento limitado al trabajo remoto durante un tiempo. Tal vez quieras especificar que la gente puede trabajar totalmente a distancia durante el verano, para evitar la calurosa oficina que no tiene aire acondicionado. No hay límites para las posibles configuraciones que se pueden hacer.
Poner el tipo de trabajo remoto que le gustaría realizar, los límites del mismo y las responsabilidades que asocia a ello debería ser parte de su política.
Reubicación &Compensación
Si dirige una operación totalmente remota, es más que razonable que los empleados decidan trasladarse a otro lugar, donde les guste más. Tu trabajo como empleador es construir una estrategia de reubicación y decidir si la compensación general está ligada a la ubicación de un empleado. También puede empezar a pensar en los contratos internacionales y en su cumplimiento.
Además, a menudo se espera o incluso está regulado por la ley que usted, como empleador, tenga que reembolsar los gastos relacionados con la oficina. A medida que nuestros hogares se convierten en oficinas, ¿dónde está el límite? Es habitual que se cubran los gastos de Internet y electricidad, pero posiblemente también se quiera cubrir una parte del alquiler o un escritorio fijo en la oficina…
Si se espera que los empleados viajen a una sede principal unas cuantas veces al año, eso también debería constar por escrito. Por ejemplo, se mencionaría cuánto se cubre durante ese período de viaje y qué debe cubrir el empleado.
Requisitos del trabajo a distancia
Trabajar a distancia no es igual a trabajar a distancia. Debe tener claro lo que se espera de sus trabajadores remotos de reciente transición y dónde está el límite. Por ejemplo, si bien es posible que antes haya utilizado el seguimiento del tiempo para registrar las horas de trabajo, eso ya no es factible cuando se trabaja desde casa. Después de todo, a veces es difícil trazar la línea entre el trabajo y la vida y las cosas empiezan a fluir entre sí.
Como mínimo, debe especificar los requisitos mínimos para que esta configuración funcione: Los empleados deben trabajar desde algún lugar en el que no se distraigan: frente al televisor o en la playa no es, en la mayoría de los casos, un lugar factible para el trabajo concentrado. Es imprescindible contar con una conexión estable a Internet, por lo que debe organizarse en casa o en una oficina compartida.
Las pausas siguen siendo cruciales para recargar pilas, por lo que hay que evitar que la gente siga trabajando durante horas, por las noches o los fines de semana. A menos que se tomen los días libres de otra manera, no suele ser una solución a largo plazo. Por último, asegúrate de que la comunicación se establezca de forma que funcione para todos. Ya sea estando disponible en Zoom y Slack durante las horas de trabajo o implementando completamente la comunicación asíncrona.
Cambios en las políticas existentes
Si estás haciendo la transición del trabajo de oficina al trabajo remoto, es posible que tengas múltiples políticas ya establecidas que están interfiriendo con tu paso al trabajo remoto. Una política común es el tiempo de presencia, por ejemplo. Si antes tenía una política según la cual los empleados tienen que estar en la oficina entre ciertas horas de un día de trabajo, eso ya no es posible. Lo mismo ocurre con ciertas ventajas o códigos de vestimenta.
También querrá especificar si una nueva política sustituye a una antigua. Por ejemplo, su política de propiedad intelectual suele sustituir a la ya acordada en el contrato de trabajo. Es posible que entren en vigor nuevas medidas de seguridad y que haya nuevas normas sobre cómo llevarse los equipos a casa.
Equipos &Seguridad
Por último, la forma de manejar los equipos cambia cuando se pasa al trabajo a distancia. Tradicionalmente, todo el trabajo que se realiza en la maquinaria de la oficina pertenece a la empresa, pero como la gente trabaja desde casa y puede mezclar lo privado con lo laboral, esto puede volverse en su contra.
Además, es necesario establecer más medidas de seguridad. Suele ser una buena idea exigir que el tráfico de la oficina pase por una VPN, utilizar un determinado estándar de contraseña y tener políticas escritas sobre el robo o la pérdida de datos.