¿Qué son los gastos variables?

¿Qué son los gastos variables?

En todo presupuesto empresarial, encontrará ciertos gastos que pueden cambiar drásticamente de un mes a otro. Estos son los gastos variables, y constituyen una gran parte del gasto de las pequeñas empresas (a diferencia de los gastos fijos, que permanecen iguales cada mes). Las cantidades fluctuantes detrás de los gastos variables hacen que su planificación en el presupuesto de su negocio sea difícil, pero no imposible.

Presupuestar los gastos variables no es una ciencia exacta, pero hay algunos trucos que puede utilizar para asegurarse de que no descarrilan las finanzas de su negocio. Sin embargo, antes de entrar en los cómos, vamos a establecer una definición sólida de los gastos variables y a aclarar la diferencia entre los tres tipos de gastos que afectan al presupuesto de su empresa: los gastos variables, los gastos discrecionales y los costes fijos.

Ejemplos de cada tipo de gasto empresarial

Para ayudarle a entender mejor la diferencia entre un gasto variable y otros tipos de gastos empresariales, veamos algunos ejemplos. Esto le ayudará a aclarar qué son los gastos fijos, la definición de gastos variables y le permitirá entender también los gastos discrecionales:

Gastos fijos:

• Alquileres
• Pagos de seguros
• Pagos de la mayoría de los préstamos
• Cuotas y suscripciones
• Salarios anuales

Gastos variables:

• Pagos de servicios públicos
• Gastos de uso de automóviles, como combustible y mantenimiento
• Suministros de oficina
• Servicios profesionales cobrados por horas
• Nómina de empleados por horas

Gastos discrecionales:

• La mayoría de las comidas y gastos de representación
• Regalos a clientes
• Fiestas y gratificaciones del personal

Así que, en pocas palabras, la definición de gastos variables son costes que cambian; un coste fijo se mantiene igual durante un largo periodo de tiempo; y puede pensar en los gastos discrecionales como sus «cosas bonitas».»

Los gastos variables son más que los costos de operación

Una cosa a tener en cuenta es que las listas anteriores se centran en los costos de operación, pero los gastos variables suelen afectar a su costo de los bienes vendidos más que nada. Si tu negocio produce un producto, tienes que ser consciente de los costes variables de producción.

¿Por qué es importante? Sus costos variables de producción tienen un impacto directo en su punto de equilibrio. El punto de equilibrio de su negocio es la cantidad de dinero que necesita para cubrir sus costes durante el mes. Lo cual, como propietario de un negocio, sabes lo importante que es ganar más de lo que gastas.

¿Cómo afectan los gastos variables al presupuesto de mi empresa?

Ahora que tenemos una buena comprensión de la definición de gastos variables y de los otros tipos de gastos de la empresa, echemos un vistazo a cómo los gastos variables afectan al presupuesto de su empresa.

Lo bueno de los gastos variables es que usted puede ajustar fácilmente sus costos variables de producción en respuesta a una disminución de las ventas o de la producción… en realidad, por lo general se ajustan solos, porque cuando la producción disminuye, usted deja de incurrir en esos costos. Los costes variables generales, como los mencionados anteriormente, son más difíciles de ajustar. Eso también significa que son más difíciles de planificar en su presupuesto.

Veamos un ejemplo de gastos variables con el que todos podemos relacionarnos: los costes de electricidad. Dependiendo de dónde viva y de sus opciones de fuentes de calefacción, su factura de electricidad puede oscilar entre unos 100 dólares al mes en los meses más suaves del año y más de 300 dólares al mes en las partes más duras del verano y el invierno.

Las condiciones climáticas cambiantes también afectan a estos gastos ya variables. Usted podría tener un año o dos de clima invernal muy suave, sólo para ser golpeado de la nada por un invierno que no termina.

Aunque puede tomar medidas -como utilizar un termostato inteligente- para reducir la cantidad que paga por la electricidad, este gasto variable está en gran medida fuera de su control. Esto es frustrante, ya que una factura eléctrica inesperadamente grande puede causar estragos en su presupuesto, especialmente si coincide con una caída de ingresos. (Y si está fabricando un producto sensible a la temperatura, por ejemplo, no puede prescindir de la calefacción o la refrigeración para ahorrar dinero, y estamos seguros de que sus trabajadores estarían de acuerdo, independientemente del tipo de trabajo que realice.)

¿Cómo se soluciona esto?

5 formas de reducir el impacto de los gastos variables en su presupuesto

En el ejemplo anterior, a veces puede reducir el impacto de los gastos variables pidiendo a su proveedor de servicios que le permita pagar una cantidad fija cada mes. (Engañosamente simple, pero realmente útil.) Esta cantidad fija se basa en la media de sus facturas de los 12 meses anteriores. Muchas compañías de servicios públicos ofrecen esta opción para ayudar a sus clientes a presupuestar, pero una opción de pago promedio no estará disponible para cada gasto variable en su presupuesto.

Sin embargo, puede utilizar este concepto de pago medio para reducir el impacto de los gastos variables en su presupuesto. He aquí cómo:

• Determine el promedio anual para cada gasto variable en su presupuesto. Cuando determine la media anual de un gasto variable, evite la tentación de fijarse sólo en los últimos 12 meses. Tómese el tiempo de revisar la media de los gastos variables de tres años. Esto le ayudará a tener en cuenta las anomalías que puedan afectar a la media de un gasto. A menos que haya tomado medidas para reducir permanentemente un gasto variable, peca de precavido y utiliza la cantidad media más alta.

• Añada un colchón. Una vez que haya determinado el promedio de cada gasto variable, añada un amortiguador. Un colchón del 3% al 5% debería ser más que suficiente para cubrir los aumentos de precios y la mayoría de las anomalías que darán lugar a un año atípico para el gasto. Si quiere ser realmente precavido -y si su presupuesto puede soportarlo- incorpore un colchón del 10%.

• Haga un seguimiento de su gasto real. Cada mes, compare su gasto real para cada gasto variable con la cantidad presupuestada. Anote si se ha excedido o quedado por debajo del presupuesto en cada categoría de gasto. Si utiliza un software de contabilidad empresarial, busque un informe de comparación de pérdidas y ganancias con el presupuesto. Este informe se puede personalizar para que calcule el aumento o la disminución de la cantidad en dólares, de modo que pueda ver de un vistazo si está por encima o por debajo del presupuesto sin tener que hacer las cuentas usted mismo.

• Establezca una cuenta de ahorros para los gastos variables. Este es el paso crucial en este proceso. Cada mes que esté por debajo del presupuesto para un gasto variable, traslade el exceso a su cuenta de ahorro empresarial para gastos variables. Así crearás una reserva de la que podrás disponer durante los meses en los que tus gastos sean más elevados de lo habitual. Por ejemplo, supongamos que tu factura de la luz tiene una media de 375 dólares al mes. El invierno es suave, por lo que la factura de la luz fue de 355 $ en enero y 325 $ en febrero. Sin embargo, marzo llega como un león, y una semana de inesperadas temperaturas bajo cero se traduce en una factura eléctrica de marzo de 445 dólares, cuando la factura de marzo suele estar más cerca de los 245 dólares. La mayoría de los empresarios presupuestan sus gastos variables basándose en el gasto real del año anterior. Pero como usted ha presupuestado una media de 375 $/mes para la electricidad (130 $ más que su factura eléctrica habitual para marzo) y como ha trasladado el exceso de dinero presupuestado para su factura eléctrica en enero (20 $) y febrero (50 $) a su cuenta de ahorros para gastos variables, tiene suficiente dinero para la inesperada factura eléctrica del mes de marzo. Si sólo hubieras presupuestado los 245 dólares de una factura eléctrica «normal» para marzo, habrías tenido que reunir rápidamente 200 dólares más. Para un negocio muy pequeño, o un negocio que experimenta una caída de ingresos, esto puede ser muy difícil de hacer.

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• Revalúe sus gastos variables anualmente. Puede tener la tentación de utilizar las mismas proyecciones de gastos variables en su presupuesto cada año, especialmente si ha ahorrado una cantidad decente en su cuenta de ahorros para gastos variables. Evite esta tentación. Debería reevaluar sus gastos variables cada año. Especialmente en las categorías de gastos en las que tiene un poco más de control que con los servicios públicos -como los gastos de uso del automóvil- existen oportunidades para hacer cambios estratégicos para controlar los gastos.

Consejo útil: Capturar todos los gastos variables en su presupuesto

La mayoría de las plantillas de presupuestos están diseñadas para coincidir con el típico plan de cuentas de una empresa. Esto significa que los costes fijos, los gastos variables y los gastos discrecionales están repartidos por toda la plantilla. Este diseño facilita la comparación de las cifras reales con las presupuestadas (¿recuerda el Informe de Comparación de Pérdidas y Ganancias con el Presupuesto mencionado anteriormente?), pero también hace que sea fácil «pasar por alto» los gastos variables y discrecionales al establecer las cifras del presupuesto.

Cuando esté elaborando por primera vez el presupuesto de su empresa, comience por enumerar sus gastos por tipo (fijos, variables y discrecionales). Una vez que haya determinado la cantidad apropiada para cada gasto, puede introducir esas cantidades en su plantilla de presupuesto para que esté lista para comparar su presupuesto con los números reales cada mes.

En resumen, la mejor manera de asegurarse de que está preparado para mitigar el impacto de los gastos variables se reduce a prestar atención a los costes de esos gastos en el pasado, y prepararse con un colchón o algunos ahorros para hacerse cargo de ellos en el futuro. Los promedios son buenos indicadores de dónde podría aterrizar para que no se sorprenda, y siga prestando atención para que no se sorprenda por los cambios.

Reducir los gastos variables reales

Antes nos centramos en reducir el impacto de los gastos variables en su presupuesto, pero ¿qué pasa si se encuentra en un lugar donde necesita reducir sus gastos variables reales? Si su negocio lucha con la falta de previsibilidad, o necesita recortar costes, puede estar buscando reducir sus gastos variables generales.

Aunque hemos utilizado el ejemplo de la electricidad anteriormente, encontrará que la mayoría de sus costes variables están en torno a la producción real de su producto. Se trata de la mano de obra y los materiales que entran en ella, y si necesita recortar costes, debe analizar este proceso y ver si hay formas de producir un rendimiento similar incluso después de realizar cambios rentables en este proceso. Algunos ejemplos son:

1. Mano de obra. ¿Hay algo que pueda automatizarse o subcontratarse y que no afecte a la calidad? ¿Puede aumentar la eficiencia de su mano de obra, obteniendo más rendimiento, dotándola de ciertas herramientas o servicios?
2. Materiales. ¿Está utilizando los materiales más rentables? ¿Puede comprar al por mayor? Si comprara mejores materiales, ¿tendría menos problemas con su producto en el futuro?
3. Evaluar su producto o servicio. Muchas empresas ofrecen diferentes productos y servicios. Usted podría estar vendiendo cosas como un paquete, pero es sólo una parte del paquete la que realmente está generando ingresos. ¿Debería eliminar ciertas características? ¿Hay alguna manera de entregar su producto o servicio más rápido?

Recuerde que el hecho de que algo se haya hecho siempre de una manera determinada no significa que sea la manera correcta. A medida que las empresas crecen, uno puede verse abrumado y no suele tener tiempo para desmontar sus sistemas y procesos actuales tanto como quisiera. Pero, dado lo mucho que puede cambiar el mercado y evolucionar los costes, hacer esto podría ayudar realmente a su negocio a identificar áreas para ahorrar en gastos variables.

Los gastos variables afectan a su presupuesto… pero no deberían destruirlo

Es frustrante formar un plan, sólo para que las circunstancias más allá de su control desvíen ese plan. Esta es una de las razones por las que muchos propietarios de pequeñas empresas evitan presupuestar por completo. Especialmente si la mayoría de los gastos de su negocio son variables -como suele ser el caso de las empresas muy pequeñas-, tratar de elaborar un presupuesto preciso puede parecer imposible.

Ahora que tiene una definición clara de los gastos variables, con un poco de planificación, incluso los más volátiles de sus gastos variables pueden ser contabilizados en su presupuesto con facilidad. La creación de un colchón en una cuenta de ahorros de la empresa para pasar los meses en los que los gastos variables son más altos de lo previsto mantendrá su presupuesto en el buen camino y protegerá su flujo de caja. Reevaluar su presupuesto de gastos variables anualmente le ayudará a identificar áreas de ahorro y otras mejoras.