Utilizando un marco de toma de decisiones: una inmersión profunda en RAPID®
Últimamente he estado pensando mucho en la eficiencia operativa y en cómo construir organizaciones más eficientes. La velocidad de la toma de decisiones en una organización está en el centro de la eficiencia de esa organización en general. Si se combina la velocidad de la toma de decisiones con la claridad y la responsabilidad necesarias a lo largo del proceso de toma de decisiones, se acaban tomando más decisiones correctas con mayor rapidez.
Cuanto más pensaba en esto, más exploraba las diferentes formas de celebrar reuniones, redactar documentos, definir el ritmo de los negocios, etc. Una de las áreas que me ha resultado interesante es aprender un poco más sobre los marcos de toma de decisiones. Estos están diseñados para impulsar la transparencia de las personas que están detrás de las decisiones. Los marcos de toma de decisiones funcionan mejor en un entorno en el que hay múltiples partes interesadas y se necesita un equilibrio entre un proceso de toma de decisiones participativo y la capacidad de tomar estas decisiones de forma rápida y clara.
En general, los marcos de toma de decisiones están diseñados para que los propietarios de las decisiones y las partes interesadas estén claros desde el principio. A lo largo del ciclo de vida de cualquier proyecto, a veces no está claro quién es el propietario de una decisión final, quién es una parte interesada crítica y quién simplemente está aportando información. A medida que avanzan las discusiones, la opinión de todos es igualmente válida, aunque la responsabilidad de cada uno no sea la misma.
Al examinar muchos marcos de toma de decisiones, que son muchos, nos decidimos por RAPID® en la organización de diseño de VMware. Estamos en las primeras fases de su implantación en toda la organización. Otros marcos de toma de decisiones son igualmente válidos y podrían ser mejores para su organización. Dicho esto, el uso de un marco coherente es fundamental para asegurar que su organización está en la misma página a medida que avanza en la construcción de proyectos en los equipos.
RAPID® es la abreviatura de: Recomendar, Acordar, Realizar, Aportar y Decidir. Es un marco para la toma de decisiones que identifica a las personas clave para cada una de estas áreas y asegura que todas las personas involucradas tengan claras sus funciones, entiendan su impacto y comprendan claramente su propiedad y responsabilidad y la propiedad y responsabilidad de los demás en el proyecto.
RAPID® se define de la siguiente manera:
- Recomendar una decisión o acción: es la persona o grupo de personas que participarán en la recomendación de una acción como parte del resultado esperado.
- Estar de acuerdo con la decisión o acción: se trata de la persona o grupo de personas que deben estar de acuerdo con la decisión o que su punto de vista, si no está totalmente de acuerdo, debe reflejarse en la propuesta y/o resultado final.
- Realizar el elemento de acción: se trata de la persona o grupo de personas responsables de realizar la acción.
- Aportación: se trata de la persona o grupo de personas que aportarán una aportación. Las aportaciones pueden reflejarse o no en la propuesta final
- Decidir tomar una decisión: se trata de la persona única que es la responsable de la decisión. Es realmente importante que haya un único propietario de la decisión y no un grupo de propietarios de la decisión. Si usted siente que se inclina hacia la adición de varias personas aquí, usted está probablemente en la necesidad de evaluar sus proyectos y usted podría encontrar útil para dividir estos proyectos en consecuencia.
Cómo estoy empezando a usarlo
Estoy empezando a usar RAPID® en muchos contextos diferentes. Por ejemplo, como hacemos experiencias finales más grandes que abarcan múltiples productos y servicios diferentes e incluyen muchas partes interesadas diferentes, la definición de RAPID® ha estado ayudando a asegurar que las partes interesadas están claramente definidas en los diferentes niveles de RAPID® mientras que tienen un claro responsable de la toma de decisiones.
Con eso en mente, ha sido extremadamente útil para determinar quién asiste a qué reuniones y quién es necesario para cada conversación. Por ejemplo, un responsable de la toma de decisiones puede decidir colaborar con aquellos que pertenecen al grupo de partes interesadas «De acuerdo» para asegurarse de que forman parte del establecimiento del contexto y de la elaboración de las recomendaciones correctas, mientras que sólo se muestra el resultado final al grupo de personas que aportan información.
También he estado utilizando partes de RAPID® según convenga para tareas más pequeñas. Por ejemplo, si tenemos una tarea que ha surgido de una conversación en una reunión de personal, hemos estado destacando las partes necesarias de RAPID® apropiadas para esa tarea resaltando la letra utilizada.
Por ejemplo, hemos estado trabajando en un proyecto y necesitábamos un propietario claro de la decisión y una lista clara de quiénes debían estar de acuerdo con la decisión. Lo que hicimos fue poner en negrita las letras de RAPID® que necesitábamos como parte de nuestras notas de reunión: RAPID® significa el propietario de la decisión, y RAPID® significa la lista de personas que necesitan estar de acuerdo con la decisión o tener sus puntos de vista reflejados en ella.
Consejos para usar RAPID®
Usar el marco de toma de decisiones RAPID® requiere disciplina y práctica. Para que sea eficaz, requiere desarrollar el músculo y la disciplina de pensar a través de RAPID® al principio de cada proyecto apropiado. No todas las decisiones requieren que se identifiquen claramente todos los aspectos de RAPID®.
Tenga en cuenta algunos consejos sobre el uso de RAPID®:
- Si determina que RAPID® es necesario o si se requiere como parte de una actualización de estado, por ejemplo, asegúrese de identificar todos los aspectos de RAPID® antes de que se tome una decisión o sea necesario. Es importante que se identifique a las personas cuando el proyecto está en su punto de partida.
- Asegúrese de que las recomendaciones, las aportaciones y los acuerdos están claramente definidos. Alguien que debe estar de acuerdo con una decisión puede también hacer una recomendación o aportar algo. Debe quedar claro qué nivel de aportación hacen y en qué contexto.
- RAPID® es útil para organizaciones y proyectos de mayor envergadura. Hay decisiones que podrían beneficiarse de algunas partes de RAPID® (como la parte de la propiedad de la decisión), pero utilizarlo para cada una de las decisiones es una exageración que podría tener el efecto contrario.
Recursos
- Dar forma al estilo de decisión y al comportamiento – un buen artículo sobre los diferentes estilos de decisión y cuándo usar RAPID®
Si te ha resultado útil, puedes seguirme en Twitter aquí donde continúo compartiendo mi viaje sobre cómo impulsamos una mejor eficiencia en torno a la toma de decisiones y el liderazgo en toda nuestra organización.