21 siistiä asiaa, joita voit tehdä Excelissä (muutakin kuin taulukkolaskentaa)
Excel. Todennäköisesti jo pelkästään tämä sana herättää mielikuvia pitkistä laskentataulukoista, monimutkaisista makroista ja satunnaisista pivot-taulukoista tai pylväsdiagrammeista.
Se on totta – yli miljardi Microsoft Officen käyttäjää maailmanlaajuisesti, ja Excelistä on tullut ammattimainen standardi toimistoissa ympäri maailmaa lähes kaikessa, mikä vaatii suurten tietomäärien hallintaa.
Mutta jos luulet, että Excel on hyvä vain siihen tarkoitukseen, että se saa sinut katselemaan ristiin katsoen numeroita ja talousraportteja, mieti uudelleen. Kuten Tomasz Tunguz huomauttaa, Excelillä on liike-elämässä (ja muuallakin) paljon muitakin käyttötarkoituksia kuin pelkät taulukkolaskentaohjelmat. Mahdolliset käyttökohteet näyttävät itse asiassa loputtomilta.
Emme voi mitenkään laatia luetteloa, joka kattaa kaikki Excelin mahdolliset sovellukset (vaikka olisitkin valmis lukemaan Sodan ja rauhan kokoisen listauksen).
Pyrkiessämme kuitenkin havainnollistamaan kaikkien suosiman taulukkolaskentatyökalun tehoa ja joustavuutta olemme koonneet yhteen erilaisia tapoja, joilla voit käyttää Exceliä – sekä ammatillisesti, henkilökohtaisesti että ihan vain huvin vuoksi.
Kaikkea numeroista
Kaikkea Excelin ydintarkoitus on tietysti numeroiden käyttäminen. Jos sinun täytyy lajitella, hakea ja analysoida suurta (tai jopa pientä!) tietomäärää, Excel tekee siitä helppoa.
Tässä on muutamia laajoja kategorioita, jotka on hyvä pitää mielessä, kun Exceliä käytetään kaikkeen numeroihin liittyvään.
Laskeminen
Tunnetko suorittavasi samoja laskutoimituksia yhä uudelleen? Rakenna itsellesi täysin räätälöity laskin Exceliin ohjelmoimalla yleisesti käyttämäsi kaavat. Näin sinun tarvitsee vain näppäillä numerot, ja Excel sylkee vastauksen puolestasi – ei vaadi kyynärpäätyöskentelyä.
Laskenta
Budjettisuunnitelmat, ennusteet, kuluseuranta, talousraportit, lainalaskurit ja paljon muuta. Excel on aika pitkälti suunniteltu vastaamaan näihin erilaisiin kirjanpitotarpeisiin. Ja kun otetaan huomioon, että 89 prosenttia yrityksistä käyttää Exceliä erilaisiin kirjanpitotoimintoihin, se ilmeisesti sopii tähän tarkoitukseen.
Excelissä on jopa lukuisia erilaisia taulukkolaskentamalleja, jotka helpottavat kaikkia näitä prosesseja.
Kartoitus
Piirastaulukot, hajontataulukot, viivataulukot, pylväs-, alue-, pylväs- ja sarkaindiagrammit – lista jatkuu loputtomiin. Jos sinun on löydettävä keino esittää tietoja visuaalisemmin ja sulavammin, Excelin kyvystä muuttaa numerorivit ja -sarakkeet kauniiksi kaavioiksi tulee varmasti yksi suosikkiasioistasi Excelissä.
Haluatko lisää tietoa siitä, millaisia kaavioita voit luoda Excelissä? Tämä artikkeli on hyödyllinen apu.
Varaston seuranta
Varaston seuranta voi aiheuttaa päänvaivaa. Onneksi Excel voi auttaa pitämään työntekijät, yrityksen omistajat tai jopa yksityishenkilöt järjestyksessä ja varastonsa hallinnassa – ennen kuin suurempia ongelmia ilmenee.
Suunnitelman tekeminen
Lähdetäänpä numeroista – Excel voi auttaa sinua suunnittelemaan ja organisoimaan monia asioita, joihin ei välttämättä liity loputtomia numerorivejä.
Kalenterit ja aikataulut
Tarvitsetko sisällönkalenteria blogiisi tai verkkosivustoosi? Opetussuunnitelmia luokkahuoneeseesi? PTO-aikataulu sinulle ja kaikille työtovereillesi? Päivittäinen aikataulu sinulle tai perheellesi? Erilaisissa kalentereissa Excel voi olla yllättävän vankka.
Penkkikaaviot
Suurista yrityslounaista häihin istumajärjestyksen järjestäminen voi olla kuninkaallinen päänvaiva. Onneksi Excel voi tehdä siitä täysin vaivatonta. Jos olet varsinainen nero, voit luoda istumajärjestyksen automaattisesti käyttämällä vastausilmoitusten laskentataulukkoa. Tarvitsetko apua tämän tekemiseen? Tässä artikkelissa kerrotaan yksityiskohtaisesti, miten voit luoda istumajärjestyskaavion Excelissä.
Tavoitesuunnittelun työarkki
Ammatillisista tavoitteista kuntotavoitteisiin ja taloudellisista tavoitteista on apua, kun on jotain, jonka avulla pysyt keskittyneenä ja kärryillä. Astu sisään Excelin kauneuteen. Työkalun avulla voit luoda erilaisia laskentataulukoita, päiväkirjoja ja suunnitteluasiakirjoja, jotka auttavat sinua seuraamaan edistymistäsi – ja toivottavasti ylittämään maaliviivan.
Malliesimerkit
Excel ei ehkä ole ensimmäinen alusta, joka tulee mieleesi, kun puhutaan suunnittelusta. Mutta usko tai älä, voit käyttää työkalua erilaisten mock-upien ja prototyyppien kokoamiseen. Itse asiassa se on yllättävän suosittu valinta verkkosivujen rautalankamallien ja kojelautojen luomiseen.
Työn tekeminen
Haluatko potkaista tuottavuutesi vauhtiin? No, Excel voi syöksyä paikalle ja pelastaa päivän erilaisilla käyttötavoilla, jotka auttavat sinua hoitamaan tehtävät ja to-dot helposti ja organisoidusti.
Tehtäväluettelo
Hyvästi tavallinen kynä- ja paperinen tehtävälista. Excelin avulla voit tehdä paljon vankemman tehtäväluettelon – ja jopa seurata edistymistäsi niissä suuremmissa tehtävissä, jotka ovat tällä hetkellä lautasellasi.
Valintalista
Vaikka voit luoda yksinkertaisen tarkistusluettelon, jonka avulla voit rastittaa ostamasi tai suorittamasi asiat – ruokalistasta tulevan markkinointikampanjan tehtäväluetteloon.
Projektinhallintakaaviot
Olemme jo käsitelleet sitä, että Excel on täysi peto kaavioiden luomisessa. Ja tämä käsite pitää paikkansa, kun kyse on erilaisista projektinhallintaan tarkoitetuista kaavioista.
Vesiputouskaavioista, joilla voit hallita tiimisi edistymistä, kanban-tyylisiin tauluihin (aivan kuten Trellossa!), joilla voit pitää asiat järjestyksessä, on olemassa valtavasti tapoja, joilla Excel voi auttaa pitämään projektisi aikataulussa.
Aikapäiväkirjat
Tietäisit, että ajanseurannasta voi olla suuri hyöty omalle tuottavuudelle. Vaikka on olemassa paljon hienoja sovelluksia ja työkaluja, jotka auttavat täyttämään tämän tarpeen, voit ajatella, että Excel on alkuperäinen työkalu ajan kirjaamiseen. Ja se toimii sopivana vaihtoehtona vielä tänäkin päivänä.
Muiden ihmisten mukaan ottaminen
Pitäisikö sinun kerätä tietoja muilta ihmisiltä? Kyselytyökalut ja -lomakkeet ovat yksi vaihtoehto. Mutta voit olla varma, että voit myös luoda omia lomakkeita Excelissä.
Lomakkeet
Yksinkertaisista monimutkaisiin, Excel on loistava vaihtoehto lomakkeiden luomiseen. Voit jopa ohjelmoida erilaisia pudotusvalikoita, jotta käyttäjät voivat valita valintansa valmiista luettelosta.
Visat
Yritätkö testata jonkun muun – tai jopa oman – tietämystäsi jostakin aiheesta? Excelissä voit luoda kysymys- ja vastauspankin yhteen laskentataulukkoon ja antaa sitten Excelille käskyn tehdä tietokilpailu toisessa laskentataulukossa.
Kontaktien ylläpitäminen
Suhteiden hoitaminen on ratkaisevaa menestyksellesi sekä ammatillisesti että henkilökohtaisesti. Onneksi Excel helpottaa yhteydenpitoa.
CRM
Tarvitsetko kevyttä CRM:ää, jolla voit pitää asiakkaasi ajan tasalla? Voit tehdä sellaisen Excelissä. Ja mikä parasta? Oman luominen tarkoittaa, että se on täysin muokattavissa. Sales Hacker kokosi myös näppärän joukon ilmaisia myynnin Excel-malleja, joita voit käyttää alkuun!
Postitusluettelo
Tiedon ei tarvitse sisältää vain numeroita. Excel soveltuu erinomaisesti myös suurten nimi- ja osoitemäärien hallintaan ja lajitteluun, mikä tekee siitä täydellisen ratkaisun yrityksen lomajuhlien kutsuluetteloon tai suuren kampanjan tai mainoskampanjan postituslistaan.
Excelin avulla voit myös yhdistää postituksia, mikä helpottaa osoitetarrojen ja muiden tarvittavien materiaalien tulostamista.
Voit myös soveltaa samanlaista konseptia luodaksesi esimerkiksi hakemistoja, RSVP-listoja ja muita luetteloita, joihin liittyy suuri määrä tietoja ihmisistä.
Just for fun
Excelin ei tarvitse olla pelkkää työtä eikä mitään huvia. On paljon muitakin hauskoja asioita, joita voit luoda taulukkolaskentatyökalun avulla.
Historialliset päiväkirjat
Halusitpa sitten pitää kirjaa maistamistasi erilaisista käsityöoluista, suorittamistasi treeneistä tai jostain muusta aivan muusta, voit ajatella, että Excel on apuvälineesi, jonka avulla voit pitää nämä asiat lajiteltuina ja kirjattuina.
Sudoku-palapelit
Rakastutko Sudoku-arvoituksiin? Kuten kävi ilmi, voit tehdä omia Excelissä. Tai jos huomaat juuttuneesi erityisen haastavaan pulmaan, voit käyttää Excelin apua sen ratkaisemisessa!
Tarvitsetko apua Sudokun ratkaisijan ja generaattorin luomiseen? Tästä postauksesta pääset hyvin eteenpäin!
Sanapilvi
Sanapilvet eivät ehkä ole kaikkein tieteellisimpiä tietojen esityksiä. Mutta ne ovat hauska (puhumattakaan kauniista tavasta) saada käsitys siitä, mitä sanoja käytetään eniten. Arvasit sen – voit luoda sellaisen Excelillä. Tässä kerrotaan, miten voit käyttää Excelin tietoja Wordle-sanapilven luomiseen.
Taidetta ja animaatioita
Excelin mahdollisuudet ulottuvat todennäköisesti paljon pidemmälle kuin mitä aluksi arvaat. Itse asiassa monet ihmiset ovat käyttäneet työkalua luodakseen suorastaan mahtavaa taidetta pikselimuotokuvista animaatioihin.
Matkasuunnittelija
Onko sinulla tulossa loma? Varmista, että kaikki on hoidettu luomalla itsellesi hyödyllinen matkasuunnitelma ennen kuin pakkaat laukut ja lähdet matkaan. Excelissä on jopa kätevä matkasuunnittelija-malli, jota voit käyttää varmistaaksesi, ettet jätä mitään huomaamatta (budjetista lentoyhtiötietoihin!).
Over to you
Tämä saattaa tuntua pitkältä listalta. Mutta voit olla varma, että se hädin tuskin raapaisee pintaa kaikista eri asioista – yksinkertaisten laskentataulukoiden lisäksi – joihin Excel pystyy. Luetteloista kaavioihin ja suunnittelumalliin, Excelin eri käyttömahdollisuudet ovat näennäisesti rajattomat.
Tuntuuko pelottavalta? Ei hätää – voit opetella Exceliä verkossa, ihan omaan tahtiisi, ja tulla taulukkolaskennan ninjaksi hetkessä.