AccountingTools
Journaaleissa ja pääkirjoissa liiketoimet kirjataan kirjanpitojärjestelmään. Pohjimmiltaan yksittäisten liiketapahtumien yksityiskohtaiset tiedot tallennetaan johonkin useista mahdollisista päiväkirjoista, kun taas päiväkirjoissa olevat tiedot tiivistetään ja siirretään (tai kirjataan) pääkirjaan. Kirjausprosessi voi tapahtua melko usein tai niinkin harvoin kuin kunkin raportointikauden lopussa. Pääkirjan tiedot ovat korkein tiedon aggregointitaso, josta koesaldot ja tilinpäätökset tuotetaan.
Tyypillisesti taloudellisten tietojen käyttäjä tarkastelee pääkirjaan tallennettuja yhteenvetotason tietoja ehkä suhdelukuanalyysin tai trendianalyysin avulla löytääkseen lisäselvityksiä vaativia poikkeamia. Tämän jälkeen hän tutustuu kirjanpidon perustana oleviin päiväkirjatietoihin saadakseen yksityiskohtaiset tiedot siitä, mistä pääkirjan tiedot muodostuvat (mikä voi johtaa vielä yksityiskohtaisempaan tositteiden tutkimiseen). Näin ollen tietoja voidaan kerätä ylöspäin lehdistä pääkirjoihin tilinpäätöstietojen tuottamiseksi, ja ne voidaan kerätä takaisin alaspäin yksittäisten liiketapahtumien tutkimiseksi.
Lehtiä voi olla useita, ja kukin niistä käsittelee tavallisesti suuren volyymin osa-alueita, kuten ostotapahtumia, kassatuloja tai myyntitapahtumia. Harvinaisemmat liiketapahtumat, kuten poistokirjaukset, kootaan yleensä yleiseen päiväkirjaan.
Tiedot kirjataan päiväkirjoihin kronologisessa järjestyksessä yksittäisen liiketapahtuman mukaan, mikä helpottaa tietojen lajittelua ja käyttäjien tarvitsemien erityiskohteiden löytämistä. Tiedot kirjataan pääkirjaan useille tileille, jotka tyypillisesti lajitellaan seuraavassa järjestyksessä:
-
varatilit
-
vastuutilit
-
pääomatilit
-
menotilit
-
kustannustilit
tulotilit
Tietokoneavusteisessa kirjanpitojärjestelmässä käsitteitä päiväkirjat ja pääkirjanpitojärjestelmät ei välttämättä edes käytetä. Pienemmässä organisaatiossa käyttäjät saattavat uskoa, että kaikki liiketapahtumat kirjataan pääkirjanpitoon, eikä tietoja tallenneta päiväkirjaan. Yrityksissä, joissa liiketoimien määrä on valtava, saatetaan edelleen käyttää järjestelmiä, jotka edellyttävät tietojen erottelua päiväkirjoihin. Näin ollen käsitteet sekoittuvat jonkin verran atk-ympäristössä, mutta pitävät edelleen paikkansa manuaalisessa kirjanpitoympäristössä.
Seuraavat kurssit
Kirjanpitäjän koulutuspaketti
Kirjanpidon opaskirja