Etätyökäytännöt työnantajille (PDF-malliesimerkillä)
Kotityön yleistymisen myötä on yhä tärkeämpää kirjoittaa kirjallisesti kunkin osapuolen sopimukset, vaatimukset ja vastuut osana etätyökäytäntöä tai ”Työskentely kotoa käsin” -sopimusta. Mutta mitä tällaiseen sopimukseen pitäisi sisällyttää ja miksi sitä tarvitaan?
Mikä on etätyöskentelypolitiikka?
Etätyöskentelypolitiikka voi olla joko koko organisaation kattava asiakirja, johon on kirjattu etätyötä koskevat säännöt ja määräykset, tai lisäys olemassa olevaan työsopimukseen, jossa luetellaan uudet vaatimukset ja vastuualueet työntekijän siirtyessä etätyöskentelyyn.
Erityisesti jälkimmäinen tapaus on ajankohtaisempi kuin koskaan aiemmin tuhansien organisaatioiden siirtyessä etätyöskentelyä suosivaan työskentely-ympäristöön, kun otetaan huomioon COVID-19:n aiheuttamat ongelmatilanteet ja sen pitkäaikaiset vaikutukset työntekijöille.
Osana virallista etätyöpolitiikkaa kävisit läpi työaikojen muutokset, työsopimuksen laajuuden, etätyöntekijän velvollisuudet, joita hänen pitäisi pitää yllä päivinä, jolloin hän työskentelee toimistosta käsin, ja tärkeämpiä sääntöjä harmaista alueista, kuten siitä, mitä tapahtuu yrityksen laitteille tai kuka vastaa toimistoon liittyvistä kustannuksista.
Sopimukset ovat usein ohuita allekirjoitettavia sopimuksia, jotka harvoin ulottuvat yli kahden kokonaisen sivun mittaisiksi, ja siksi ne jäävät usein huomiotta. Et ehkä tarvitse sitä, mutta on parempi olla varmuuden vuoksi.
Miksi minulla pitäisi olla kirjallinen etätyöpolitiikka?
Vaikka yksi iso osa etätyöpolitiikasta on odotusten hallintaa ja soveltamisalan selkiyttämistä – asia, joka voidaan mahdollisesti tehdä sisäisessä muistiossa virallisen sopimuksen sijaan – toinen puoli on myös oikeudellista kattavuutta varten.
On esimerkiksi tärkeää kirjoittaa kirjallisesti toimintatavat, joita noudatetaan siirtojen taustalla, ja korvaussuunnitelmat tällaisissa tapauksissa. Henkilöiden on noudatettava turvatoimia sen varmistamiseksi, että sisäisiä tietoja ei vuoda, ja henkisen omaisuuden taustalla olevasta organisaatiosta, kun joku työskentelee ilman tiukkoja työaikoja kotoa käsin, olisi myös säädettävä.
Lisäksi monissa nykyisissä työsopimuksissa työn suorittaminen ja henkisen ja fyysisen omaisuuden suojaaminen on katettu vain toimistossa. Kaikkiin näihin tapauksiin on tarpeen lisätä myös etätyötä koskeva poikkeus mahdolliseksi väyläksi.
Mitä etätyösopimukseen on sisällytettävä?
Etätyösopimus voidaan useimmissa tapauksissa helposti hylätä. Jos haluat suojella itseäsi ja työntekijöitäsi haitoilta, näiden osien tulisi sisältyä sopimukseen.
Laajuus & Kesto
Etätyön variaatioita on kymmeniä. Sinulla voi olla sekamalli, jossa ihmiset viettävät muutaman päivän viikossa kotona. Teillä voi olla etätyökäytäntö, joka sallii tietyn määrän kotitoimistopäiviä. Saatatte olla osittain etätyössä, jolloin muutama työntekijä on toimistossa ja toinen osa etätyössä, tai voitte olla täysin etätyössä, jolloin toimistoa ei ole lainkaan.
Lisäksi, erityisesti pandemian aikana, saatatte haluta siirtyä rajoitetusti etätyöhön joksikin aikaa. Saatat haluta määritellä, että ihmiset voivat työskennellä täysin etätyönä kesällä välttääkseen kuuman toimiston, jossa ei ole ilmastointia. Mahdollisilla kokoonpanoilla ei ole mitään rajoja.
Käytäntöihisi pitäisi kuulua, millaista etätyötä haluaisit tehdä, mitkä ovat sen rajat ja mitkä ovat siihen liittyvät vastuut.
Muutto &Korvaukset
Jos teet täysin etätyötä, on enemmän kuin kohtuullista, että työntekijät päättävät siirtyä jonnekin muualle, jossa he viihtyvät paremmin. Sinun tehtäväsi työnantajana on rakentaa uudelleensijoitusstrategia ja päättää, niputetaanko kokonaiskorvaus työntekijän sijaintiin. Saatat myös alkaa miettiä kansainvälisiä sopimuksia ja niiden noudattamista.
Lisäksi usein odotetaan tai jopa säädetään laissa, että sinun on työnantajana korvattava toimistoon liittyvät kustannukset. Kun kotimme muuttuvat toimistoiksi, mihin vedät rajan? Internetin ja sähkön korvaaminen on tavallista, mutta mahdollisesti haluatte kattaa myös osan vuokrasta tai kiinteän työpöydän toimistossa?
Jos odotatte, että työntekijät matkustavat pääkonttoriin muutaman kerran vuodessa, myös tämä olisi kirjattava kirjallisesti. Mainitsisit esimerkiksi, kuinka paljon tuon matkan aikana katetaan ja mitä työntekijän on katettava.
Etätyön vaatimukset
Etätyö ei ole yhtä kuin etätyö. Sinun tulisi olla selvillä siitä, mitä juuri siirtyneiltä etätyöntekijöiltäsi odotetaan ja missä on raja. Vaikka olet esimerkiksi aiemmin saattanut käyttää työajanseurantaa työaikojen kirjaamiseen, se ei ole enää mahdollista kotoa käsin työskenneltäessä. Loppujen lopuksi on joskus vaikea vetää rajaa työn ja elämän välille, ja asiat alkavat sujua toistensa sisällä.
Vähintäänkin sinun pitäisi määritellä vähimmäisvaatimukset, jotta tämä asetelma toimisi: Työntekijöiden tulisi työskennellä paikassa, jossa heitä ei häiritä – television ääressä tai rannalla ei useimmiten ole toteuttamiskelpoinen paikka keskittyneelle työlle. Vakaa internetyhteys on välttämätön, joten se on järjestettävä joko kotona tai jaetussa toimistossa.
Tauot ovat edelleen ratkaisevan tärkeitä latautumisen kannalta, joten estä työntekijöitä jatkamasta työskentelyä tuntikausia, öisin tai viikonloppuisin. Elleivät he muuten pidä vapaapäiviä, se ei yleensä ole pitkäaikainen ratkaisu. Varmista lopuksi, että viestintä on järjestetty tavalla, joka sopii kaikille. Joko olemalla tavoitettavissa Zoomissa ja Slackissa työaikana tai ottamalla asynkroninen viestintä kokonaan käyttöön.
Muutokset olemassa oleviin käytäntöihin
Jos olet siirtymässä toimistotyöskentelystä etätyöskentelyyn, sinulla saattaa olla jo käytössä useita käytäntöjä, jotka haittaavat siirtymistä etätyöhön. Yleinen käytäntö on esimerkiksi läsnäoloaika. Jos sinulla oli aiemmin käytäntö, jonka mukaan työntekijöiden on oltava toimistossa tiettyinä työpäivän aikoina, se ei ole enää mahdollista. Sama pätee tiettyihin etuihin tai pukukoodeihin.
Tahdot myös määritellä, korvaako uusi käytäntö vanhan. Esimerkiksi teollis- ja tekijänoikeuskäytäntösi korvaa yleensä työsopimuksessa jo sovitun. Uusia turvatoimia saatetaan ottaa käyttöön, ja laitteiden kotiinviemistä koskevat säännöt muuttuvat.
Varusteet & Turvallisuus
Loppujen lopuksi tapa käsitellä laitteita muuttuu etätyöhön siirryttäessä. Perinteisesti kaikki toimistokoneilla tehty työ kuuluu yritykselle, mutta kun ihmiset työskentelevät kotoa käsin ja saattavat sekoittaa yksityisen ja työn, tämä voi usein kostautua.
Lisäksi on otettava käyttöön enemmän turvatoimia. Usein on hyvä ajatus vaatia toimistoliikennettä kulkemaan VPN:n kautta, käyttää tietynlaista salasanaa ja laatia kirjalliset käytännöt varkauksia tai tietojen katoamista varten.