Maksajapuolen merkitys – Yksinkertainen kirjanpito-ohjelmisto yrittäjille
Jokaiseen yritykseen tai organisaatioon liittyy olennaisesti kaksi rahoitusvirtaa – tulot ja menot. Voit myös tarkastella asiaa yksinkertaisemmin ja määritellä ne niin, että rahaa tulee sisään ja rahaa menee ulos.
Tuleva raha on luonnollisesti se, mikä pitää yrityksen pinnalla ja mahdollistaa sen toiminnan pidemmän aikaa. Kun rahaa kuitenkin tulee organisaatioon, on oltava varma tapa seurata kuluja ja pitää kustannukset mahdollisimman vähäisinä ja hallittavina. Juuri tässä kohtaa maksuliikeosasto astuu kuvaan.
Mitä on maksuliike?
Maksuliikeosasto on osa yleistä kirjanpito-osastoa, ja sen erityistehtävänä on hallinnoida ja valvoa ”maksettavia tilejä” eli yrityksestä ulos virtaavia rahoja. Toisin kuin markkinoinnissa ja myynnissä, tällä osastolla ei tapahdu paljon sellaista toimintaa, jota voisi pitää innostavana, mutta se ei muuta sitä tosiasiaa, että se on äärimmäisen tärkeä osa menestyvää liiketoimintaa.
Kuten olettaa saattaa, maksettavan kirjanpidon tehokkuus liittyy suoraan organisaatiosi taloudelliseen vakauteen ja maineeseen. Jos yritykselläsi kestää liian kauan – tai on liian hidas – asiakkaiden ja myyjien maksaminen, se heijastuu huonosti brändisi maineeseen.
Se pätee myös toiseen suuntaan. Saamiset menettävät arvoa ajan myötä, varsinkin kun ne ovat myöhässä. Kun monet saamiset ovat myöhässä 90 päivää tai enemmän, niiden arvo on enää 20 prosenttia niiden alkuperäisestä arvosta. Kannattaa varmistaa, että kaikki laskut maksetaan ja hoidetaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Keskeistä maksuliikkeen sujuvalle toiminnalle on järjestelmä tai ohjelmisto, jota osasto käyttää talouden hallintaan. Vaikka käytössäsi olisi kaikkein lahjakkain tiimi, tehottomuus ei ainoastaan aiheuta ongelmia, vaan vaikuttaa myös muuhun organisaatioon.
Sentähden maksuliikeosastosi ja -tiimisi pitäminen organisoituna ja tehokkaana on etusijalla numero yksi, kun on kyse menojen ja taloudellisen suorituskyvyn hallinnasta.
Miksi ostoreskontra on niin tärkeä?
Sen ilmeisen seikan lisäksi, että jonkun on hallinnoitava yrityksestä ulos virtaavaa rahaa, on useita syitä siihen, että ostoreskontraosasto on välttämätön.
Alkajaisiksi laskutus on prosessi, jonka avulla yritys maksaa useimmille asiakkaille ja myyjille. Laskuja tulee, ja jonkun on maksettava lasku. Sitten lasku on käsiteltävä ja järjestettävä asianmukaista säilytystä ja myöhempää viittaamista varten.
Manuaalinen laskujen seuranta-, muokkaus- ja hyväksymisprosessi on yleensä hidas ja pitkällinen. Se voidaan tehdä paljon yksinkertaisemmaksi ja nopeammaksi ottamalla käyttöön automatisoitu järjestelmä kehittyneiden ohjelmistotyökalujen ansiosta. Vähän tai ei lainkaan automatisoidun laskujen käsittelyn keskimääräiset kustannukset voivat olla 20 kertaa suuremmat kuin kustannukset, kun käyttöön otetaan korkeat automaatiopalvelut.
Mutta vaikka käytössä olisi automatisoitu järjestelmä, jonkun on pidettävä silmällä säännöllisiä toimintoja varmistaakseen, että asiat ovat kunnossa. Arvaa, kuka hoitaa sen koko organisaation osalta? Kyllä, se on kirjanpito-osasto, tai tarkemmin sanottuna kirjanpitovelallisten tiimi.
Toiseksi kirjanpitovelallisten tiimi on eteenpäin suuntautuva kanava asiakkaille ja asiakkaille. Aina kun jollakulla on ongelmia maksujen kanssa, hän on hämmentynyt rahoitusvirroista tai hän tarvitsee vain laskutilauksen, hän on vuorovaikutuksessa ja tekemisissä kirjanpito-osaston kanssa. Ajattele heitä taloudellisten vuorovaikutussuhteiden PR-tiiminä. Haluat, että tiimisi näyttää ammattimaiselta asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden silmissä, ja haluat, että prosessi on sujuva ja tehokas.
Näiden tavoitteiden saavuttaminen edellyttää, että sinulla on hyvin varustettu tiimi kokeneita työntekijöitä, joilla on erityistaitoja ja tietämystä taloudellisista toiminnoista. Vielä tärkeämpää on, että he ymmärtävät tarvittavien ohjelmistojen ja työkalujen yksityiskohdat ja voivat helpottaa sujuvaa vuorovaikutusta kenen tahansa kanssa yhteistyökumppaneista potentiaalisiin asiakkaisiin.
Maksuvelalliset kaikissa yrityksissä
Tietysti suuremmassa organisaatiossa ja yrityksessä maksulliset tilit ovat erittäin järkeviä. Entä pienempi yritys, jolla on vähemmän resursseja? Se on silti hyödyllinen ja tarpeellinen osasto pienille ja keskisuurille yrityksille, ja on olemassa useita tapoja organisoida ja jäsentää osasto niin, että se toimii.
Loppujen lopuksi ei voi mitenkään sivuuttaa sitä, että on välttämätöntä, että kirjanpitovelvollisten tiimi on olemassa ja että heille tarjotaan asianmukaiset ohjelmistot ja työkalut, jotta he voivat hoitaa työnsä. Jos haluat yrityksesi menestyvän, tämä on ratkaisevan tärkeä prosessi, jota et voi jättää huomiotta.