Päätöksentekokehyksen käyttäminen: syväsukellus RAPID®:iin
Olen viime aikoina miettinyt paljon toiminnan tehokkuutta ja sitä, miten rakentaa tehokkaampia organisaatioita. Organisaation päätöksenteon nopeus on keskeisessä asemassa sen suhteen, kuinka tehokas organisaatio on kokonaisuudessaan. Jos päätöksenteon nopeus yhdistetään koko päätöksentekoprosessissa vaadittavaan selkeyteen ja vastuullisuuteen, päädytään tekemään enemmän ja nopeammin hyviä päätöksiä.
Mitä enemmän pohdin tätä asiaa, sitä enemmän tutkin erilaisia tapoja pitää kokouksia, kirjoittaa asiakirjoja, määritellä liiketoiminnan rytmi ja paljon muuta. Yksi osa-alue, joka on kiinnostanut minua, on oppia hieman lisää päätöksenteon viitekehyksistä. Niiden tarkoituksena on lisätä läpinäkyvyyttä päätöksenteon taustalla oleviin ihmisiin. Päätöksentekokehykset toimivat parhaiten ympäristössä, jossa on useita sidosryhmiä ja jossa tarvitaan tasapaino osallistavan päätöksentekoprosessin ja kyvyn tehdä nämä päätökset nopeasti ja selkeästi välillä.
Kaiken kaikkiaan päätöksentekokehykset on suunniteltu tekemään päätöksenteon omistajat ja sidosryhmät selviksi alusta alkaen. Minkä tahansa projektin elinkaaren aikana on joskus epäselvää, kuka omistaa lopullisen päätöksen, kuka on kriittinen sidosryhmä ja kuka vain antaa panoksensa. Keskustelujen edetessä kaikkien mielipiteistä tulee yhtä päteviä, vaikka kaikkien vastuu ei olisikaan sama.
Katsellessamme läpi monia päätöksentekokehyksiä, ja niitä on monia, päädyimme käyttämään RAPID®:ää VMwaren suunnitteluorganisaatiossa. Olemme alkuvaiheessa ottamassa sitä käyttöön koko organisaatiossa. Muut päätöksentekokehykset ovat yhtä päteviä ja saattavat sopia paremmin organisaatiollesi. Yhdenmukaisen viitekehyksen käyttäminen on kuitenkin ratkaisevan tärkeää, jotta organisaatiosi on samalla sivulla, kun rakennat projekteja tiimeissä.
RAPID® on lyhenne sanoista: Recommend, Agree, Perform, Input ja Decision. Se on päätöksentekokehys, jossa yksilöidään avainhenkilöt kullakin näistä osa-alueista ja varmistetaan, että kaikilla mukana olevilla henkilöillä on selkeät roolit, he ymmärtävät vaikutuksensa ja heillä on selkeä käsitys omasta omistajuudestaan ja vastuullisuudestaan sekä muiden projektiin osallistuvien henkilöiden omistajuudesta ja vastuullisuudesta.
RAPID® määritellään seuraavasti:
- Suosittele päätöstä tai toimenpidettä: tämä on henkilö tai henkilöryhmä, joka osallistuu toimenpiteen suositteluun osana odotettua lopputulosta.
- Päätöksen tai toimen hyväksyminen: Tämä on henkilö tai henkilöryhmä, jonka on hyväksyttävä päätös tai jonka näkemys, jos hän ei ole täysin samaa mieltä, on otettava huomioon lopullisessa ehdotuksessa ja/tai lopputuloksessa.
- Toimintakohteen suorittaminen: Tämä on henkilö tai henkilöryhmä, joka on vastuussa toimen suorittamisesta.
- Syötteet: Tämä on henkilö tai henkilöryhmä, joka antaa syötteitä. Panos voi näkyä tai olla näkymättä lopullisessa ehdotuksessa
- Päätöksentekijä: Tämä on se yksittäinen henkilö, joka on päätöksen omistaja tässä asiassa. On todella tärkeää, että on yksi päätöksen omistaja eikä joukko päätöksen omistajia. Jos sinusta tuntuu, että kallistut lisäämään tähän useita henkilöitä, sinun on todennäköisesti arvioitava projektejasi ja saattaisi olla hyödyllistä jakaa nämä projektit vastaavasti.
Miten alan käyttää sitä
Aloitan RAPID®:n käytön monissa eri yhteyksissä. Esimerkiksi kun teemme suurempia end to end -kokemuksia, jotka kattavat useita eri tuotteita ja palveluita ja sisältävät monia eri sidosryhmiä, RAPID®:n määrittely on auttanut varmistamaan, että sidosryhmät on selkeästi määritelty RAPID®:n eri tasoille ja että niillä on samalla selkeä päätöksentekijä.
Tässä mielessä on ollut erittäin hyödyllistä määritellä, kuka osallistuu mihinkin palavereihin ja ketä tarvitaan kuhunkin keskusteluun. Päätöksentekijä voi esimerkiksi päättää tehdä yhteistyötä niiden kanssa, jotka kuuluvat sidosryhmien ryhmään ”Hyväksy”, varmistaakseen, että he osallistuvat asiayhteyden määrittelyyn ja oikeiden suositusten tekemiseen, mutta näyttää lopputuloksen vain sille ryhmälle, joka antaa panoksensa.
Olen myös käyttänyt RAPID®:n osia tarpeen mukaan pienempiin tehtäviin. Jos esimerkiksi henkilökunnan kokouksessa käydystä keskustelusta syntyy tehtävä, olemme hahmotelleet RAPID®:n tarvittavat osat, jotka sopivat kyseiseen tehtävään, korostamalla käytetyn kirjaimen.
Esimerkiksi olemme käsitelleet projektia ja tarvitsimme selkeän päätöksen omistajan ja selkeän luettelon siitä, kenen on hyväksyttävä päätös. Teimme niin, että lihavoimme tarvittavat RAPID®-kirjaimet osana kokousmuistiinpanojamme siten, että RAPID® tarkoittaa päätöksen omistajaa ja RAPID® tarkoittaa luetteloa henkilöistä, joiden on hyväksyttävä päätös tai joiden näkemykset on otettava huomioon päätöksessä.
Vinkkejä RAPID®:n käyttämiseen
RAPID®-päätöksentekokehyksen käyttäminen vaatii kurinalaisuutta ja harjoitusta. Jotta se olisi tehokasta, se edellyttää lihaksen ja kurinalaisuuden kehittämistä RAPID®:n ajattelemiseksi jokaisen asianmukaisen hankkeen alussa. Kaikki päätökset eivät vaadi RAPID®:n kaikkien näkökohtien selkeää tunnistamista.
Huomaa muutama vinkki RAPID®:n käyttöön:
- Jos päätät, että RAPID®:a tarvitaan tai jos sitä tarvitaan esimerkiksi osana tilannekatsausta, huolehdi siitä, että tunnistat RAPID®:n kaikki näkökohdat, ennen kuin päätös tehdään tai sitä tarvitaan. On tärkeää, että ihmiset tunnistetaan, kun hanke on alkutekijöissään.
- Varmista, että suositukset, panokset ja sopimukset hahmotellaan selkeästi. Joku, jonka on hyväksyttävä päätös, saattaa myös antaa suosituksen tai panoksen. Olisi oltava selvää, minkä tasoista panosta hän antaa ja missä yhteydessä.
- RAPID® on hyödyllinen suuremmille organisaatioille ja projekteille. On päätöksiä, jotka saattavat hyötyä RAPID®:n osista (kuten päätöksenteon omistajuutta koskevasta osasta), mutta sen käyttäminen jokaiseen yksittäiseen päätökseen on liioittelua, jolla voi mahdollisesti olla päinvastainen vaikutus.
Resurssit
- Päätöksentekotyylin ja -käyttäytymisen muokkaaminen – hyvä artikkeli erilaisista päätöksentekotyyleistä ja siitä, milloin RAPID®:ää kannattaa käyttää
Jos tämä tuntui hyödylliseltä, voit seurata minua Twitterissä täällä, jossa jatkan matkani jakamista siitä, miten saamme aikaan parempaa tehokkuutta päätöksentekoon ja johtajuuteen liittyvissä asioissa koko organisaatiossamme.