FMLA-verlof: Wie komt in aanmerking en voor hoe lang?
Wist u dat er drie verschillende soorten FMLA-verlof zijn, wat betreft planning en duur?
De Family and Medical Leave Act, die in 1993 door het Congres is aangenomen, geeft werknemers van gedekte werkgevers het recht om onbetaald, beschermd verlof op te nemen om specifieke gezins- en medische redenen gedurende maximaal 12 weken. De wet staat ook tot 26 weken verlof toe voor de verzorging van bepaalde familieleden die in het leger zitten of hebben gezeten.
Bovendien wordt de dekking van de collectieve ziektekostenverzekering gedurende deze periode voortgezet onder dezelfde voorwaarden als wanneer de werknemer geen verlof had opgenomen.
Hoewel het van de individuele omstandigheden afhangt, zal een goed begrip van de verschillen tussen de diverse FMLA-typen u helpen te begrijpen wat het beste is voor uw werknemers als ze een FMLA-gekwalificeerd verlof moeten opnemen.
Maar laten we eerst de basisprincipes van FMLA behandelen.
FMLA-basics
FMLA-verlof verschilt van een persoonlijk verlof waarbij de werknemer ervoor kiest om vrij te nemen voor zoiets als een sabbatical. Hier zijn de basisfeiten over de FMLA:
- Bedrijven in de particuliere sector met 50 of meer werknemers in 20 of meer werkweken tijdens het lopende of voorgaande kalenderjaar moeten voldoen.
- Bedrijven met minder dan 50 werknemers zijn niet verplicht om FMLA-voordelen te bieden.
- Hoewel het verstrekken van deze voordelen uw bedrijf in staat kan stellen concurrerender te zijn en dus gemakkelijker werknemers aan te trekken en te behouden.
Om een werknemer in aanmerking te laten komen voor FMLA, moet niet alleen de werkgever aan de criteria voldoen, maar moet de werknemer ook aan bepaalde vereisten voldoen.
- Werknemers moeten in de voorafgaande 12 maanden 1250 uur hebben gewerkt om in aanmerking te komen voor FMLA bij hun werkgever; en
- Ze moeten werken op een locatie waar de werkgever ten minste 50 werknemers heeft binnen een straal van 75 mijl.
Zo, laten we zeggen dat een werknemer zwanger wordt nadat ze slechts twee maanden voor een werkgever heeft gewerkt. Vijf maanden daarna krijgt ze bedrust omdat het een zwangerschap met een hoog risico is. Aangezien die werkneemster niet voldoet aan de uren- en locatie-eisen, zou ze niet in aanmerking komen voor FMLA-verlof of gegarandeerd dezelfde baan krijgen wanneer ze terugkeert.
In aanmerking komende werknemers kunnen 12 weken verlof krijgen in een periode van 12 maanden voor:
- Boorte, adoptie of pleegzorg van een zuigeling of kind binnen een jaar na de geboorte of plaatsing
- Zorg voor een echtgenoot, kind of ouder die een ernstige gezondheidstoestand heeft
- Een ernstige gezondheidstoestand die betekent dat de werknemer gedurende een periode niet in staat is om essentiële functies uit te oefenen
- Een dringende behoefte als gevolg van het feit dat de echtgenoot van de werknemer, zoon, dochter of ouder van de werknemer die een gedekt militair in actieve dienst is
De aanvullende kwalificerende reden voor militaire verzorger betekent dat een werknemer maximaal 26 weken verlof kan krijgen als hij/zij zorgt voor een militair die een echtgenoot, zoon, dochter, ouder of naaste verwant van de werknemer is.
Bedenk dat de FMLA alleen garandeert dat een werkgever de baan van een werknemer gedurende deze 12 of 26 weken openhoudt. Het bevat geen bepalingen over salaris. Dat is waar de dingen een beetje ingewikkeld kunnen worden.
Geleiding door een gerenommeerde professionele werkgeversorganisatie (PEO) of HR-specialist kan van onschatbare waarde blijken te zijn om u te helpen dit uit te zoeken.
Nu we de basis hebben behandeld, is het tijd om wat dieper in te gaan op de verschillende soorten FMLA-verlof met betrekking tot planning en duur.
FMLA-verlofduur en planning
In de FMLA zijn er drie soorten verlof die een gekwalificeerde werknemer kan opnemen: Continu, intermitterend en gereduceerd schema.
Continu verlof
Continu verlof onder FMLA betekent dat de werknemer tussen drie dagen en 12 weken weg zal zijn. Het meest voorkomende voorbeeld van ononderbroken verlof is wanneer een nieuwe ouder 12 weken vrij neemt na de geboorte of adoptie van een baby.
Hoewel een werknemer babyverlof kan opnemen in kleinere aaneengesloten brokken, zolang het wordt goedgekeurd door de werkgever. Als nieuwe ouders bijvoorbeeld afwisselend vrij nemen van hun respectieve banen bij verschillende werkgevers om voor hun baby te zorgen, kunnen ze elk vier afzonderlijke perioden van twee weken vrij nemen (in plaats van het allemaal in opeenvolgende weken op te nemen).
Het is belangrijk op te merken dat een werkgever een werknemer niet kan dwingen om continu verlof op te nemen wanneer intermitterend verlof of een verminderd schema nodig is voor de ernstige gezondheidstoestand van de werknemer. Evenmin kan een werkgever een werknemer dwingen om meer verlof op te nemen dan hij wil of nodig heeft. Niet-naleving kan uw bedrijf kosten, mocht er een klacht worden ingediend.
Intermitterend verlof
Intermitterend verlof treedt op wanneer de werknemer volgens een onregelmatig schema afwezig is. Het is de minst gestructureerde vorm van FMLA-verlof, omdat de werknemer niet altijd kan voorspellen wanneer hij of zij afwezig zal zijn. In dit geval heeft de werknemer of zijn familielid een gezondheidstoestand die de aanwezigheid van de werknemer op het werk onvoorspelbaar maakt.
Een voorbeeld zou kunnen zijn wanneer een werknemer een kankerdiagnose heeft ontvangen en een week vrij nodig heeft voor een operatie, gevolgd door een tot drie dagen per week daarna voor chemotherapie en herstel van die behandelingen.
In een dergelijk geval kan de werknemer zich goed genoeg voelen om gedurende sommige weken vier dagen te werken en gedurende andere weken slechts twee dagen.
Verlof met verkort rooster
Verlof met verkort rooster betekent dat de werknemer minder uren dan de standaardwerkweek hoeft te werken vanwege de eigen ernstige gezondheidstoestand of die van een echtgeno(o)t(e), zoon, dochter of ouder.
Een werknemer kan bijvoorbeeld moeite hebben met opstaan en bewegen vanwege ernstige artritis, en om 10 uur ’s ochtends moeten komen in plaats van 8 uur ’s ochtends. Of een werknemer moet het kantoor voor een bepaald aantal weken eerder verlaten om te helpen bij de zorg voor een stervende ouder in een hospice.
Wanneer FMLA ingewikkeld wordt
FMLA kan verwarrend en ingewikkeld zijn om te beheren, omdat het, zoals eerder vermeld, samenwerkt met federale en nationale arbeidswetten.
De wet garandeert de 12 weken vrij, maar het biedt geen compensatie aan werknemers op verlof. Werknemers kunnen de mogelijkheid hebben om gedeeltelijke loonvervanging te ontvangen van de staat (als er een programma is) of van een particuliere verzekering.
Vijf staten (Californië, New Jersey, New York, Hawaï en Rhode Island) staan werknemers met FMLA-verlof toe een arbeidsongeschiktheidsuitkering aan te vragen. Maar wanneer moet u een werknemer zijn PTO laten gebruiken voor ziekteverlof, en wanneer vraagt u FMLA aan?
Zolang het aan de besproken criteria voldoet, moet normaal gesproken elke afwezigheid die langer is dan 3 dagen als FMLA worden aangemerkt. Gedurende deze tijd kan de werknemer gebruik maken van PTO. Als de werknemer echter in een staat werkt die uitkeringen verstrekt, kunnen er speciale overwegingen voor die bepaalde staat zijn.
Wanneer PTO wordt gebruikt, moet dit worden gebruikt in combinatie met het verlof en niet voorafgaand aan het verlof. Als een werknemer bijvoorbeeld met verlof gaat, begint het verlof op de eerste dag dat hij vrij is en niet wanneer de PTO is opgebruikt.
Ongeacht in welke staten u actief bent, is het van vitaal belang dat u een nauwkeurige administratie bijhoudt en de vrije tijd van werknemers bijhoudt, ongeacht of ze met tussenpozen urenlang of wekenlang of dagenlang afwezig zijn.
Wanneer het gaat om het beheren van FMLA-verlof en andere HR-gerelateerde nalevingsuitdagingen, kan het een verstandige zet zijn om de diensten van een PEO in te schakelen om de risico’s en administratieve lasten van uw bedrijf te helpen verminderen. Lees meer in ons gratis e-book: 7 meest voorkomende HR-fouten en hoe ze te vermijden.