6 scripts d’email pour envoyer le parfait email de suivi à un client

6 scripts d’email pour envoyer le parfait email de suivi à un client

Si vous êtes un freelance, un entrepreneur ou un propriétaire de petite entreprise, travailler avec des clients peut être l’une des parties les plus difficiles de votre travail. Cela est particulièrement vrai lorsque ces clients deviennent mystérieusement insensibles. Lorsque cela se produit, vous devez être vigilant et envoyer un courriel de suivi. Et c’est là que certains scripts de courriel pratiques entrent en jeu.

Lorsqu’il est rédigé avec un peu de réflexion et de prévoyance, le bon courriel de suivi peut produire des résultats rapides.

Si vous n’êtes pas sûr de savoir comment faire, ne vous inquiétez pas ! Voir quelques exemples et comprendre comment (et pourquoi) ils fonctionnent est généralement tout ce dont vous aurez besoin pour commencer à utiliser cette tactique efficacement dans votre entreprise.

Dans ce post, nous allons présenter six situations courantes impliquant des clients non réactifs.

Pour chacune, nous fournirons un exemple de courriel de suivi, et nous expliquerons pourquoi il est susceptible de produire des résultats.

Scripts et modèles de courriels :

👉 1. Suivi après une soumission de proposition
👉 2. Rappel que vous êtes en attente d’une réponse
👉 3. Sollicitation pour un nouveau travail
👉 4. Prise de contact après un certain temps d’inactivité
👉 5. Demande de paiement d’un arriéré
👉 6. L’email final

Pourquoi il est payant de concevoir un email de suivi soigneusement formulé

Lorsqu’il s’agit de créer des scripts d’email, il vaut la peine de prendre le temps de les concevoir soigneusement. Un courriel envoyé à la hâte peut faire plus de mal que de bien, vous voudrez donc être stratégique.

Cela implique un certain nombre de considérations. Vous devez réfléchir à l’action que vous souhaitez que le destinataire entreprenne et à la manière dont vous pouvez l’encourager doucement (mais fermement) dans cette direction. En outre, il est essentiel de prêter attention à chaque mot que vous utilisez. Le ton et l’intention comptent ici tout autant que le contenu – surtout lorsque vous avez affaire à un client peu réceptif ou difficile.

Écrire des scripts d’e-mails solides qui donnent des résultats demande de la pratique. Cependant, pour vous aider à démarrer, nous allons vous présenter un certain nombre d’exemples que vous pouvez utiliser et dont vous pouvez apprendre.

Nous avons travaillé avec de nombreux clients difficiles et difficiles à contacter au fil des ans, et ce qui suit sont les types d’emails que nous avons trouvé qui fonctionnent le mieux.

Six scripts d’email que vous pouvez utiliser pour suivre les clients qui ne répondent pas

Jettons maintenant un coup d’œil aux six scripts eux-mêmes ! En utilisant (et peut-être en modifiant légèrement) ces e-mails vous-même, vous pouvez augmenter considérablement vos chances d’établir des connexions fructueuses.

Ils ne sont pas classés par ordre d’importance ou de pertinence, vous êtes donc libre de piocher dans celui qui vous plaît en premier !

Suivi après la soumission d’une proposition

Peu de choses sont plus frustrantes que d’envoyer une proposition détaillée pour un nouveau projet, et de ne rien recevoir en retour. Vous êtes prêt et attendez de commencer, et chaque jour de retard signifie un jour de plus que vous devrez attendre le paiement une fois le projet terminé.

La bonne nouvelle est que l’absence de réponse à une proposition signifie rarement que le client n’est pas satisfait de celle-ci ou ne veut pas aller de l’avant. Au contraire, il vous le fera savoir tout de suite. Au lieu de cela, vous découvrirez souvent qu’ils ont été trop occupés pour y réfléchir, ou même pour lire entièrement votre e-mail.

Dans les mots de Mercedes Cardona chez OMH Communications :

Malgré cela, vous voudrez certainement faire un suivi avec ce client. Vous devez rester au premier plan de ses pensées, et lui rappeler de prendre du temps dans son agenda pour accorder à votre proposition l’attention qu’elle mérite. En général, il suffit d’un petit coup de pouce :

Hi ,je me demandais si vous aviez déjà eu l'occasion d'examiner notre dernière proposition. Nous sommes impatients d'entendre vos pensées, et de commencer ce projet ! S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions concernant les spécificités de la proposition (comme indiqué dans mon e-mail précédent).

Ce message commence par une reconnaissance polie de la façon dont le client est occupé, et que vous comprenez qu’ils peuvent ne pas avoir été en mesure de donner votre proposition un examen approfondi encore. Ensuite, il leur rappelle brièvement l’objectif de la proposition, afin qu’ils n’aient pas à revenir au courriel précédent pour s’orienter.

Le deuxième paragraphe est l’élément crucial ici. C’est une bonne idée de faire savoir au client que vous êtes enthousiasmé par le projet (même si vous vous sentez également frustré). Cet enthousiasme peut être le coup de pouce dont il a besoin. De plus, en sollicitant des questions, vous leur dites qu’ils n’ont pas besoin d’approuver ou de rejeter immédiatement votre proposition, mais qu’ils sont libres d’exprimer toute question ou préoccupation qu’ils pourraient avoir à son sujet d’abord.

Bien sûr, vous voudrez clôturer le courriel de suivi avec votre phrase de signature préférée et votre nom. En outre, vous devez éviter toute terminologie telle que « rien ne presse » dans ce type de message. Bien que vous souhaitiez rester poli et attentionné, vous voulez également encourager le client à prendre des mesures dès que possible (votre compte bancaire en dépend !).

Rappel que vous attendez une réponse

C’est peut-être la situation la plus courante dans laquelle vous vous trouvez face à des clients qui ne répondent pas. Vous êtes au milieu d’un projet quelconque, et vous ne pouvez pas aller plus loin tant que le client ne répond pas à une question clé ou ne fournit pas une ressource particulière. Pourtant, vous vous heurtez au silence radio.

Suivre rapidement dans cette situation est dans votre intérêt et celui de votre client. Après tout, vous souhaitez tous deux que le projet se poursuive sans encombre et éviter les pertes de temps. Comme dans le scénario précédent, il est fort probable que le client ait vu votre courriel, mais qu’il l’ait oublié ou qu’il l’ait marqué pour le traiter plus tard.

Ce courriel de suivi peut être envoyé entre quelques jours et une semaine après la communication précédente, selon l’urgence du projet :

Hi ,je voulais faire un suivi et voir si vous avez eu l'occasion de revoir mon courriel précédent. Comme je l'ai mentionné, ,Une fois que nous aurons votre réponse, nous serons en mesure de passer directement à l'étape suivante du projet. Faites-moi savoir si je peux apporter des précisions supplémentaires sur ce dont nous avons besoin !

Le premier paragraphe est structuré de manière similaire à notre dernier exemple, ce qui est délibéré. Ici aussi, il est important de reconnaître à quel point le client est occupé, et d’éviter tout air d’impatience ou de frustration.

De plus, le fait de lui rappeler brièvement votre requête lui permet de savoir exactement ce que vous recherchez. En même temps, vous ne voulez pas être trop détaillé ici, car le client peut simplement retourner au courriel précédent pour lire votre demande complète.

La phrase suivante est conçue pour faire savoir au client (poliment) l’importance de ce message particulier. En d’autres termes, il n’a peut-être pas réalisé que l’absence de réponse a conduit à un barrage routier de votre côté.

Puis, l’offre de fournir des éclaircissements conclut ce bref courriel de suivi, tout en indiquant clairement que vous êtes prêt et prêt à discuter de tout ce qui n’est pas clair dans votre message original (ce qui retarde sa réponse).

Sollicitation pour un nouveau travail

Rester en communication étroite avec vos clients est toujours important. Cependant, ce n’est jamais aussi essentiel que juste après la fin d’un projet. Il est trop facile pour un client de vous oublier et de passer à autre chose à ce moment-là – ce qui est la dernière chose que vous souhaitez.

Par conséquent, si vous avez terminé un projet pour un client particulier et que vous n’avez pas eu de nouvelles de lui depuis un certain temps, vous voudrez envoyer une demande de nouveau travail. La meilleure approche de ce courriel peut varier un peu en fonction des circonstances spécifiques, mais voici un exemple de message efficace :

Hi ,Comme vous le savez, nous avons récemment conclu . Nous espérons que vous êtes satisfaits des résultats!Nous sommes impatients d'aller de l'avant avec le prochain projet - voici tout ce que nous exigerons de vous:- Une fois que nous avons cette infraction, nous pouvons passer à la phase suivante. Bien sûr, s'il vous plaît laissez-moi savoir s'il y a des questions auxquelles je peux répondre aussi.

Ce courriel de suivi repose quelque peu sur l’hypothèse que vous et votre client sont tous deux conscients de votre processus habituel, et ont travaillé sur plusieurs projets dans le passé. Il peut avoir besoin d’une petite personnalisation pour refléter le type de projets sur lesquels vous travaillez, mais il fournit néanmoins un cadre solide.

Le premier paragraphe a deux objectifs (en plus d’être simplement une introduction au courriel). Il rappelle au client le projet récemment achevé, et sa réaction positive (espérons-le) à sa qualité. Le fait de se souvenir de l’excellent travail que vous avez réalisé précédemment devrait lui donner envie de recommencer.

Exprimer votre propre impatience de commencer est toujours une bonne idée. Cependant, la véritable star du spectacle ici est la liste des questions/demandes. En énumérant ce dont vous avez besoin de la part du client (au lieu de tout écrire sous forme de paragraphe), vos exigences sont claires comme de l’eau de roche. Cela augmente également les chances d’obtenir une réponse à chaque demande spécifique.

Enveloppez le tout avec un coup de pouce vers l’avant et une demande pour toutes les questions que le client pourrait avoir, et vous avez un email de suivi simple mais efficace entre vos mains.

Toucher la base après un moment d’inactivité

L’email de suivi précédent concernait le fait de rester en contact avec votre client et d’essayer de décrocher des projets consécutifs les uns après les autres. Ce modèle d’email concerne la reprise de contact avec un client après une période plus longue.

À ce stade, nous ne devrions pas supposer que le client se souvient exactement de qui nous sommes ou du type de projets que nous avons réalisés ensemble dans le passé. Si une certaine familiarité existe, il faut d’abord la raviver, pour ainsi dire.

Ce modèle de courriel peut vous y aider :

Hi ,J'ai noté dans mon calendrier de vous contacter à l'instant même. Juste pour vous rappeler, le dernier projet que nous avons fait ensemble était . Je voulais prendre contact et vérifier s'il y a des possibilités de travailler à nouveau ensemble. Est-ce que quelque chose a changé dans votre relation ? Compte tenu de ce que nous avons fait ensemble dans le passé, je pense que nous pouvons suivre les mêmes traces en travaillant sur . Si vous souhaitez plus de détails sur la façon dont cela pourrait fonctionner exactement, faites-le moi savoir et je vous enverrai une proposition plus approfondie et décomposerai les choses étape par étape.

Ce script d’email de suivi réalise quelques choses :

• Il est de nature amicale et reconnecte avec la personne de façon naturelle – il ne semble pas forcé.
• Il rappelle au client sur quoi vous avez travaillé dans le passé et suggère également que vous avez fait plus d’un projet ensemble (si c’est le cas).
• Il suggère quelques idées toutes faites pour des projets sur lesquels vous pourriez travailler ensuite.

Ce dernier point est particulièrement important. Les gens sont occupés. Si vous pouvez venir voir vos clients et leur suggérer des idées exactes que vous pourriez exécuter pour eux, cela augmente vos chances de décrocher le marché. Le fait que vous ayez déjà une relation établie aide à cela, puisque vous n’avez plus à prouver que vous êtes capable de livrer.

Demande d’un paiement en retard

Celle-ci est un peu délicate. Parler d’argent peut être stressant, surtout si vous êtes un créatif qui préfère ne rien avoir à faire avec l’élément financier de l’entreprise. C’est encore plus pertinent lorsqu’il s’agit de faire le suivi d’un client difficile qui est en retard sur son paiement.

D’abord et avant tout, vous voudrez aborder cette communication aussi poliment que possible. N’insinuez pas que le client est négligent, ou ne commencez pas à faire des menaces. Par contre, partez du principe que le client a simplement oublié de payer. Même s’il y a une autre raison à son impayé, cette approche peut essentiellement le culpabiliser pour qu’il sorte son portefeuille :

Hi ,je voulais prendre contact avec vous, et vous rappeler le paiement dû le . À ce jour, nous n'avons pas encore reçu votre paiement. Pourriez-vous nous dire quand nous pouvons nous attendre à le recevoir, s'il vous plaît ? 

Il est préférable de garder ce type de courriel de suivi court et doux. Vous ne voulez pas que le message clé soit négligé. De plus, il n’y a aucune raison d’ajouter un tas de qualificatifs. Le simple fait de leur rappeler que le paiement est dû – poliment – fait souvent l’affaire. Cependant, vous devez leur fournir toutes les informations pertinentes, comme le numéro de la facture et l’adresse électronique à laquelle elle a été envoyée à l’origine. L’idée est de rendre le paiement aussi facile que possible.

Vous pouvez essentiellement répéter ce courriel autant de fois que vous le jugez nécessaire. Cependant, si vous ne recevez toujours pas de réponse, vous pouvez éventuellement avoir besoin d’être plus énergique. Voici un courriel de suivi que vous pourriez envoyer s’ils ne répondent pas à quelques messages comme celui ci-dessus :

Hi ,Nous n'avons toujours pas reçu votre paiement pour . Nous attendrons le montant total de la facture - - d'ici le , ou nous devrons potentiellement transmettre cette affaire à une agence de recouvrement.

C’est un message ferme et direct, qui est approprié pour un client qui ne paie pas et ne répond pas. Le fait de lui rappeler le montant du paiement et une nouvelle date d’échéance peut finalement l’inciter à agir.

Sinon, vous devrez peut-être réduire vos pertes avec ce client particulier et considérer cela comme une expérience d’apprentissage. Bien sûr, vous pouvez effectivement engager une agence de recouvrement pour faire le suivi pour vous – mais les tracas et les frais impliqués rendent cette option moins souhaitable, à moins que la facture due soit très importante.

Le dernier courriel

Les courriels de suivi précédents sont conçus pour obtenir une réponse dans la mesure du possible. Cependant, il arrive qu’un client se taise tout simplement malgré tous vos efforts.

Si vous avez envoyé plusieurs messages à un client et qu’il ne répond tout simplement pas (et qu’il ne vous doit pas d’argent), il est temps d’envoyer un dernier courriel de suivi. Il pourrait ressembler à ceci:

Hi ,Cela fait un certain temps que nous n'avons pas eu de nouvelles de vous. À ce stade, nous devons supposer que vos priorités ont changé, ou que vous prenez une autre direction pour votre entreprise.N'hésitez pas à nous contacter à l'avenir si nous pouvons vous aider davantage!

Ce message accomplit plusieurs choses. Il est d’abord poli et compréhensif, montrant que vous n’en voulez pas au client pour son manque de réponse. Même si vous n’avez pas de nouvelles maintenant, vous voudrez maintenir la relation sur une note aussi positive que possible.

De plus, le fait de préciser que vous allez avancer de cette façon joue sur la peur de manquer (FOMO) du client. Il doit reconnaître que s’il veut continuer à bénéficier de vos services, il devra agir rapidement.

Enfin, vous avez clairement indiqué que vous êtes ouvert à toute communication future. Il n’est pas rare d’avoir soudainement des nouvelles d’un ancien client des mois ou des années plus tard, lorsque les priorités et le personnel ont changé. En terminant votre courriel de cette façon, vous mettez toutes les chances de votre côté pour obtenir une réponse.

Conclusion

Malheureusement, il n’existe pas (encore !) de moyen de traverser votre écran d’ordinateur et d’obliger votre client à répondre à un message crucial. Cependant, l’envoi d’un courriel de suivi soigneusement rédigé peut produire les résultats que vous recherchez, tout en maintenant votre relation sur une note positive.

Dans cet article, nous vous avons présenté six scripts de courriel que vous pouvez utiliser pour relancer les clients qui ne répondent pas :

Avez-vous déjà réussi à faire parler un client qui ne répond pas ? Dites-nous ce que vous avez fait dans la section des commentaires ci-dessous !

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