Congé FMLA : Qui est admissible et pour combien de temps ?
Savez-vous qu’il existe trois types différents de congé FMLA, en ce qui concerne le calendrier et la durée ?
La loi sur le congé familial et médical, adoptée par le Congrès en 1993, permet aux employés admissibles des employeurs couverts de prendre un congé non rémunéré, protégé par l’emploi, pour des raisons familiales et médicales spécifiques, pendant un maximum de 12 semaines. Il permet également jusqu’à 26 semaines pour prendre soin de certains membres de la famille qui sont ou étaient dans l’armée.
En outre, elle garantit le maintien de la couverture d’assurance maladie collective pendant cette période, selon les mêmes modalités que si l’employé n’avait pas pris de congé.
Bien que cela dépende des circonstances individuelles, avoir une solide compréhension des différences entre les différents types de FMLA vous aidera à comprendre ce qui est le mieux pour vos employés s’ils doivent prendre un congé qualifié FMLA.
Mais d’abord, couvrons les bases du FMLA.
Les bases du FMLA
Le congé FMLA est distinct d’un congé personnel dans lequel l’employé choisit de prendre du temps pour quelque chose comme un congé sabbatique. Voici les faits de base sur le FMLA :
- Les entreprises du secteur privé comptant 50 employés ou plus pendant 20 semaines de travail ou plus au cours de l’année civile actuelle ou précédente doivent se conformer.
- Les entreprises comptant moins de 50 employés ne sont pas tenues de fournir des prestations FMLA.
- Cependant, offrir ces avantages peut permettre à votre entreprise d’être plus compétitive et donc d’attirer et de retenir plus facilement les travailleurs.
Pour qu’un employé soit admissible à la FMLA, non seulement l’employeur doit répondre aux critères, mais l’employé doit également répondre à certaines exigences.
- Les employés doivent avoir travaillé 1 250 heures au cours des 12 mois précédents pour être admissibles à la FMLA avec leur employeur ; et
- Ils doivent travailler à un endroit où l’employeur a au moins 50 employés dans un rayon de 75 milles.
Donc, disons qu’une employée tombe enceinte après avoir travaillé pour un employeur pendant seulement deux mois. Cinq mois après, elle est mise au repos au lit parce que c’est une grossesse à haut risque. Puisque cette employée ne remplit pas les conditions d’heures et de lieu de travail, elle ne serait pas admissible à un congé FMLA ni ne se verrait garantir le même emploi à son retour.
Les employés admissibles peuvent recevoir 12 semaines de congé dans une période de 12 mois pour :
- Naissance, adoption ou placement en famille d’accueil d’un nourrisson ou d’un enfant dans l’année qui suit la naissance ou le placement
- Soin d’un conjoint, d’un enfant ou d’un parent qui a un grave problème de santé
- Un grave problème de santé qui signifie que l’employé est incapable d’exercer les fonctions essentielles de son emploi pendant une certaine période
- Un besoin urgent résultant du conjoint de l’employé, fils, fille ou parent qui est un membre militaire couvert en service actif
La raison supplémentaire de qualification de soignant militaire signifie qu’un employé peut recevoir jusqu’à 26 semaines de congé s’il prend soin d’un membre du service qui est un conjoint, un fils, une fille, un parent ou un proche parent de l’employé.
Ne perdez pas de vue que le FMLA garantit uniquement qu’un employeur maintiendra le poste de l’employé ouvert pendant ces 12 ou 26 semaines. Il ne fait pas de stipulations sur le salaire. C’est là que les choses peuvent devenir un peu alambiquées.
L’aide d’une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) réputée ou d’un spécialiste des RH peut s’avérer précieuse pour vous aider à faire le tri.
Maintenant que nous avons couvert les bases, il est temps d’approfondir un peu plus les différents types de congé FMLA concernant le calendrier et la durée.
Durée du congé FMLA et calendrier
Dans le cadre du FMLA, il existe trois types de congé qu’un employé qualifié peut prendre : Le congé continu, le congé intermittent et l’horaire réduit.
Le congé continu
Le congé continu en vertu de la FMLA signifie que l’employé sera absent entre trois jours et 12 semaines. L’exemple le plus courant de congé continu se produit lorsqu’un nouveau parent prend 12 semaines de congé après la naissance ou l’adoption d’un bébé.
Cependant, un employé peut prendre du temps d’attachement au bébé en plus petits morceaux continus tant qu’il est approuvé par l’employeur. Par exemple, si les nouveaux parents prennent alternativement des congés de leurs emplois respectifs chez différents employeurs pour s’occuper de leur bébé, ils pourraient prendre chacun quatre périodes de congé distinctes de deux semaines (plutôt que de tout prendre en semaines consécutives).
Il est important de noter qu’un employeur ne peut pas forcer un employé à prendre un congé continu lorsqu’un congé intermittent ou un horaire réduit est nécessaire pour l’état de santé grave de l’employé. Un employeur ne peut pas non plus forcer un employé à prendre plus de congés qu’il ne le souhaite ou n’en a besoin. Le non-respect de ces règles peut coûter cher à votre entreprise, si une plainte est déposée.
Congé intermittent
Le congé intermittent se produit lorsque l’employé est absent selon un horaire irrégulier. C’est le type de congé FMLA le moins structuré, car l’employé n’est pas toujours en mesure de prévoir quand il sera absent. Dans ce cas, l’employé ou le membre de sa famille a un problème de santé qui rend la présence de l’employé au travail imprévisible.
Un exemple pourrait être lorsqu’un employé a reçu un diagnostic de cancer et a besoin d’une semaine de congé pour la chirurgie, suivie d’un à trois jours par semaine après cela pour la chimiothérapie et la récupération de ces traitements.
Dans un tel cas, l’employé peut se sentir suffisamment bien pour travailler quatre jours pendant certaines semaines et seulement deux jours pendant d’autres semaines.
Congé à horaire réduit
Le congé à horaire réduit signifie que l’employé doit travailler moins d’heures que la semaine de travail normale en raison de son propre état de santé grave ou de celui d’un conjoint, d’un fils, d’une fille ou d’un parent.
Un employé pourrait avoir de la difficulté à se lever et à se déplacer en raison d’une arthrite grave, par exemple, et avoir besoin d’arriver à 10 h plutôt qu’à 8 h. Ou encore, un employé pourrait devoir quitter le bureau plus tôt pendant un certain nombre de semaines pour aider à prendre soin d’un parent mourant en hospice.
Quand le FMLA se complique
Le FMLA peut être déroutant et compliqué à administrer parce que, comme mentionné précédemment, il fonctionne en tandem avec les lois fédérales et étatiques sur l’emploi.
La loi garantit les 12 semaines de congé, mais elle ne fournit pas de compensation aux employés en congé. Les employés peuvent avoir la possibilité de recevoir un remplacement partiel du salaire par l’État (s’il existe un programme) ou par une assurance privée.
Cinq États (Californie, New Jersey, New York, Hawaï et Rhode Island) permettent aux employés en congé FMLA de demander des prestations d’invalidité. Mais quand devez-vous demander à un employé d’utiliser son PTO pour un congé de maladie, et quand devez-vous demander le FMLA ?
Dans la mesure où elle répond aux critères discutés, normalement toute absence supérieure à 3 jours devrait être désignée comme FMLA. Pendant cette période, l’employé peut utiliser le PTO. Si l’employé travaille dans un état qui fournit des avantages, cependant, il peut y avoir des considérations spéciales pour cet état particulier.
Lorsque le PTO est utilisé, il serait utilisé conjointement avec le congé et non avant le congé. Par exemple, si un employé part en congé, le congé commence le premier jour de sortie plutôt que lorsque le PTO est épuisé.
Quel que soit l’état dans lequel vous opérez, il est vital que vous teniez des registres précis et que vous suiviez les congés des employés, qu’ils soient partis par intermittence pendant des heures ou de manière continue pendant des semaines ou des jours.
Lorsqu’il s’agit de gérer les congés FMLA et d’autres défis de conformité réglementaire liés aux RH, faire appel aux services d’un PEO peut être une décision judicieuse pour aider à réduire le risque et la charge administrative de votre entreprise. Pour en savoir plus, consultez notre livre électronique gratuit : Les 7 erreurs RH les plus fréquentes et comment les éviter.