L’importance d’un service de comptabilité fournisseurs – Logiciel de comptabilité simple pour les entrepreneurs
Toute entreprise ou organisation a essentiellement deux flux financiers – les recettes et les dépenses. Vous pourriez également regarder cela d’une manière plus simpliste et les définir comme l’argent entrant et l’argent sortant.
L’argent entrant est, évidemment, ce qui maintient une entreprise à flot et lui permet de fonctionner pendant toute période prolongée. Cependant, une fois que l’argent entre dans une organisation, il doit y avoir un moyen infaillible de suivre les dépenses et de garder les coûts minimaux et gérables. C’est là que le service des comptes créditeurs entre en jeu.
Qu’est-ce que les comptes créditeurs ?
Les comptes créditeurs font partie du service de comptabilité générale, et leur mission spécifique est de gérer et de superviser les » comptes payés » ou l’argent qui sort d’une entreprise. Contrairement au marketing et aux ventes, il n’y a pas beaucoup d’action ou d’activité qui pourrait être interprétée comme exaltante dans ce département, mais cela ne change rien au fait qu’il s’agit d’une partie extrêmement vitale d’une entreprise prospère.
Comme vous pouvez vous y attendre, l’efficacité de votre système de comptes fournisseurs est directement liée à la stabilité financière et à la réputation de votre organisation. Si votre entreprise prend trop de temps – ou est trop lente – à payer ses clients et ses fournisseurs, cela se répercutera sur la réputation de votre marque.
Cela va aussi dans l’autre sens. Les créances perdent de la valeur avec le temps, surtout lorsqu’elles sont en retard. Lorsque de nombreuses créances sont en retard de 90 jours ou plus, elles ne valent plus que 20 % de leur valeur initiale. Il vous incombe de vous assurer que toutes les factures sont payées et gérées le plus tôt possible.
Le système ou le logiciel que le service utilise pour gérer les finances est essentiel au bon fonctionnement des comptes fournisseurs. Même avec l’équipe la plus talentueuse à votre disposition, les inefficacités ne causeront pas seulement des problèmes, mais affecteront également le reste de votre organisation.
C’est pourquoi le maintien de l’organisation et de l’efficacité de votre service et de votre équipe de comptes fournisseurs est la priorité numéro un lorsqu’il s’agit de gérer les dépenses et les performances financières.
Pourquoi les comptes fournisseurs sont-ils si importants ?
A part le point évident que quelqu’un doit gérer l’argent qui sort d’une entreprise, il y a plusieurs raisons pour lesquelles un service de comptes fournisseurs est nécessaire.
Pour commencer, la facturation est le processus par lequel la plupart des clients et des fournisseurs sont payés par une entreprise. Les factures arrivent, et quelqu’un doit payer la note. Ensuite, la facture doit être traitée et organisée pour un stockage approprié et un référencement ultérieur.
Un processus manuel de suivi, d’édition et d’approbation des factures est généralement lent et fastidieux. Il peut être rendu beaucoup plus simple et rapide en mettant en place un système automatisé, grâce à des outils logiciels avancés. Le coût moyen du traitement des factures avec peu ou pas d’automatisation peut être 20 fois plus élevé que le coût avec des services d’automatisation élevés déployés.
Mais même avec un système automatisé, quelqu’un doit garder un œil sur les opérations régulières pour s’assurer que les choses sont sur la bonne voie. Devinez qui s’occupe de cela pour l’ensemble d’une organisation ? Oui, c’est le service de comptabilité, ou plus précisément, l’équipe des comptes fournisseurs.
Deuxièmement, l’équipe des comptes fournisseurs est le canal de contact direct avec les clients et les consommateurs. Chaque fois que quelqu’un a un problème avec les paiements, est confus sur les flux financiers ou a juste besoin d’avoir une commande de facture remplie, ils interagiront et s’engageront avec le département des comptes fournisseurs. Considérez-les comme l’équipe de relations publiques pour vos interactions financières. Vous voulez que votre équipe paraisse professionnelle aux yeux des clients et des clients potentiels, et vous voulez que le processus soit fluide et efficace.
Pour atteindre ces objectifs, il faut garder une équipe bien fournie de travailleurs expérimentés qui ont des compétences et des connaissances spécifiques des opérations financières. Plus important encore, ils comprennent les tenants et les aboutissants des logiciels et des outils requis et peuvent aider à faciliter des interactions harmonieuses avec quiconque, des partenaires aux clients potentiels.
Les comptes créditeurs dans toutes les entreprises
Bien sûr, avec une organisation et une entreprise plus grandes, les comptes créditeurs ont beaucoup de sens. Mais qu’en est-il d’une plus petite entreprise avec moins de ressources ? C’est encore un service bénéfique et nécessaire pour les petites et moyennes entreprises, et il existe plusieurs façons d’organiser et de structurer le service pour qu’il fonctionne.
En fin de compte, il n’y a aucun moyen d’ignorer la nécessité d’avoir une équipe de comptes fournisseurs en place et de lui fournir les logiciels et les outils appropriés pour effectuer son travail. Si vous voulez que votre entreprise réussisse, c’est un processus crucial que vous ne pouvez pas négliger.