Politique de travail à distance pour les employeurs (avec modèle PDF)
Avec l’essor du travail à domicile, il devient de plus en plus important de mettre par écrit les accords, les exigences et les responsabilités de chaque partie, dans le cadre d’une politique de travail à distance ou d’un accord de » travail à domicile « . Mais que doit-on inclure dans un de ces contrats et pourquoi sont-ils nécessaires ?
Qu’est-ce qu’une politique de travail à distance ?
Une politique de travail à distance peut être soit un document à l’échelle de l’organisation qui capture les règles et règlements autour du travail à distance, soit un ajout à un contrat de travail existant, énumérant les nouvelles exigences et responsabilités lorsqu’un employé passe à distance.
En particulier, le second cas est plus pertinent que jamais, alors que des milliers d’organisations migrent vers un environnement de travail convivial à distance face à COVID-19 et à ses effets à long terme sur la main-d’œuvre.
Dans le cadre de la politique officielle de travail à distance, vous passeriez en revue les modifications apportées aux heures de travail, la portée de l’accord de travail, les responsabilités du travailleur à distance qu’il doit assumer pendant ses journées de travail à l’extérieur du bureau et, plus important encore, les règles permettant d’éliminer les zones grises, comme ce qui se passe avec l’équipement de l’entreprise ou qui est responsable des coûts liés au bureau.
Il s’agit souvent d’un contrat mince à signer, dépassant rarement deux pages complètes et qui est donc souvent négligé. Vous n’en aurez peut-être pas besoin, mais il vaut mieux être du côté sûr.
Pourquoi devrais-je avoir une politique écrite de travail à distance ?
Bien qu’une grande partie de la politique de travail à distance concerne la gestion des attentes et la clarification de la portée – quelque chose qui pourrait potentiellement être fait dans une note interne plutôt que dans un contrat formel – l’autre moitié est également pour la couverture juridique.
Par exemple, il est important de mettre par écrit la politique derrière les déménagements et les plans de compensation dans ces cas. Les gens doivent adhérer à des mesures de sécurité pour s’assurer que les données internes ne sont pas divulguées et l’organisation derrière la propriété intellectuelle lorsque quelqu’un travaille sans horaires stricts à partir de la maison devrait être réglementée également.
En outre, dans de nombreux contrats de travail existants, l’exécution du travail et la protection de la propriété intellectuelle et physique ne sont couvertes qu’au bureau. Pour tous ces cas, il est nécessaire d’ajouter l’exception du travail à distance comme une avenue possible également.
Qu’est-ce qui doit faire partie d’un accord de travail à domicile ?
Un accord de travail à domicile peut facilement être rejeté dans la plupart des cas. Si vous voulez vous protéger et protéger vos employés contre les préjudices, ces éléments doivent figurer dans la politique.
Portée &Durée
Il existe des dizaines de variations du travail à distance. Vous pouvez avoir un modèle mixte, où les gens passent quelques jours par semaine à la maison. Vous pouvez avoir une politique de travail à domicile qui permet aux gens de prendre un certain nombre de jours de bureau à domicile. Vous pouvez être partiellement à distance, avec quelques personnes au bureau et un autre lot à distance ou enfin, vous pouvez être entièrement à distance, sans aucun bureau.
En outre, surtout pendant la pandémie, vous pouvez vouloir avoir un passage limité au travail à distance pendant un certain temps. Vous pouvez spécifier que les gens peuvent travailler entièrement à distance pendant l’été, pour éviter le bureau chaud qui ne fonctionne pas avec l’A/C. Il n’y a pas de limites aux configurations possibles par lesquelles vous pourriez passer.
Poser le type de travail à distance que vous aimeriez exécuter, les limites de celui-ci et les responsabilités que vous y associez devrait faire partie de votre politique.
Relocalisation &Rémunération
Si vous exécutez une opération entièrement à distance, il est plus que raisonnable pour les employés de décider de déménager ailleurs, là où ils aiment mieux. Votre travail en tant qu’employeur consiste à élaborer une stratégie de relocalisation et à décider si la rémunération globale est liée à la localisation d’un employé. Vous pourriez également commencer à penser aux contrats internationaux et à la conformité.
En outre, il est souvent prévu ou même régi par la loi que vous devez, en tant qu’employeur, rembourser les frais liés au bureau. Alors que nos maisons se transforment en bureaux, où fixer la limite ? Il est courant de couvrir l’internet et l’électricité, mais peut-être souhaitez-vous également couvrir une partie du loyer ou un bureau fixe dans le bureau ?
Si vous attendez de vos employés qu’ils se rendent au siège principal plusieurs fois par an, cela doit également être mis par écrit. Vous mentionnerez, par exemple, combien est couvert pendant cette période de voyage et ce qui doit être couvert par l’employé.
Exigences du travail à distance
Travail à distance ne signifie pas travail à distance. Vous devez être clair sur ce que l’on attend de vos travailleurs à distance nouvellement transitionnés et où se situe la limite. Par exemple, alors que vous avez peut-être utilisé le suivi du temps auparavant pour enregistrer les temps de travail, ce n’est plus faisable lorsque vous travaillez à domicile. Après tout, il est parfois difficile de tracer la ligne entre le travail et la vie et les choses commencent à s’écouler l’une dans l’autre.
Au minimum, vous devriez spécifier les exigences minimales pour que cette mise en place fonctionne : Les employés doivent travailler à partir d’un endroit où ils ne sont pas distraits – devant la télévision ou sur une plage n’est généralement pas un endroit faisable pour un travail concentré. Une connexion internet stable est indispensable, il faut donc l’organiser soit à la maison, soit dans un bureau partagé.
Les pauses sont toujours cruciales pour se ressourcer, il faut donc empêcher les gens de continuer à travailler pendant des heures, la nuit ou le week-end. À moins qu’ils ne prennent les jours de congé autrement, ce n’est généralement pas une solution à long terme. Enfin, veillez à ce que la communication soit organisée d’une manière qui convienne à tous. Soit en étant disponible sur Zoom et Slack pendant les heures de travail, soit en mettant pleinement en œuvre la communication asynchrone.
Modifications des politiques existantes
Si vous passez du travail au bureau au travail à distance, vous avez peut-être plusieurs politiques déjà en place qui interfèrent avec votre passage au travail à distance. Une politique courante est le temps de présence, par exemple. Si vous aviez auparavant une politique selon laquelle les employés devaient être présents au bureau entre certaines heures d’une journée de travail, ce n’est plus possible. Il en va de même pour certains avantages ou codes vestimentaires.
Vous voudrez également préciser si une nouvelle politique remplace une ancienne. Par exemple, votre politique de propriété intellectuelle écrase généralement celle déjà convenue dans le contrat de travail. De nouvelles mesures de sécurité pourraient être mises en place et il y aura de nouvelles règles concernant le fait de ramener du matériel à la maison.
Équipement &Sécurité
Enfin, la façon dont vous traitez votre équipement change avec un passage au travail à distance. Il est traditionnellement le cas que tout travail effectué sur les machines de bureau appartient à l’entreprise, mais comme les gens travaillent à domicile et pourraient mélanger privé et travail, cela peut souvent revenir à vous mordre.
En outre, plus de mesures de sécurité doivent être en place. C’est souvent une bonne idée d’exiger que le trafic de bureau passe par un VPN, d’utiliser un certain standard de mot de passe et d’avoir des politiques écrites sur le vol ou la perte de données.