Que signifie CC dans le courrier électronique, et quand l’utiliser
Lorsque le courrier électronique a remplacé les formes traditionnelles de communication de bureau, il a repris le langage existant des mémorandums sur papier. Les assistants de bureau avaient l’habitude de taper la correspondance sur du papier à dos carbone de sorte qu’une copie carbone était automatiquement faite, qui pouvait ensuite être envoyée à un deuxième destinataire. Cela éliminait le besoin de taper le même document plusieurs fois.
Le terme copie carbone – ou plus communément, « CC » – fait désormais partie intégrante du jargon du courrier électronique. Et bien qu’il n’existe pas de manuel sur comment et quand l’utiliser, il y a quelques bonnes pratiques qu’il vaut la peine de garder à l’esprit avant de remplir le champ CC et de cliquer sur « envoyer ».
Comment utiliser CC dans Gmail
Utiliser CC dans le langage courant de la messagerie signifie que vous envoyez un e-mail non seulement au destinataire principal dans le champ « À », mais aussi à un ou plusieurs destinataires secondaires. Dans Gmail, vous pouvez CC jusqu’à 100 destinataires dans un même courriel.
Pour remplir le champ CC dans Gmail :
- Cliquez sur Composer pour ouvrir un nouveau message.
- Remplir le champ À en insérant l’adresse électronique du destinataire principal.
- Cliquer sur CC en haut à droite du compositeur de courriel.
- Insérer les adresses électroniques des destinataires secondaires.
Une fois que vous avez cliqué sur Envoyer, votre courriel sera envoyé à la fois à votre destinataire principal dans le champ À, et à tous les destinataires de courriel que vous avez inclus dans le champ CC. Chaque destinataire sera en mesure de voir toutes les autres adresses électroniques, alors assurez-vous que vous avez le consentement pour partager les détails de vos contacts.
Quand utiliser CC dans un courriel
Bien que CC soit un outil utile à la fois pour gagner du temps et améliorer les communications, il est souvent utilisé trop libéralement, sans tenir compte de certaines règles de base de l’étiquette de communication. En tant que tel, notre liste de quand utiliser CC est relativement courte:
Quand vous voulez garder les destinataires dans la boucle
Utiliser la prudence quand vous gardez les gens « dans la boucle ». Si vous l’utilisez à l’excès, vous risquez alors d’inonder vos destinataires de trop de courriels qu’ils ne liront tout simplement pas.
Réfléchissez pour savoir si chaque destinataire a vraiment besoin d’être mis en copie. L’email contient-il des informations dont ils ont besoin, ou êtes-vous en train d’ajouter encore un autre email à leur boîte de réception ?
En règle générale, nous suggérons que les personnes qui doivent être tenues au courant sont :
- Les responsables ou les collègues qui demandent spécifiquement à être CC sur toutes les communications ou sur des communications spécifiques.
- Les membres d’une équipe qui doivent être tenus au courant d’un projet.
Lorsque vous présentez un contact
Lorsque vous envoyez un courriel à quelqu’un pour le présenter à un autre contact, vous voulez que les deux parties voient le courriel afin qu’elles puissent poursuivre la conversation par la suite. C’est à vous de décider si vous ajoutez le nouveau contact dans le champ À ou CC ici, bien que l’utilisation de CC soit parfaitement acceptable.
Quand ne pas utiliser CC dans un email
Les boîtes de réception encombrées peuvent être un vrai problème pour l’efficacité, et il est naturel pour les gens de donner la priorité aux emails plus pressants sur la correspondance pour laquelle ils sont simplement CC. Si vous mettez systématiquement l’un de vos contacts en copie de votre correspondance plus générale, il ne tardera pas à cesser de lire vos e-mails. Cela pourrait leur faire manquer des informations importantes en cours de route.
Faites preuve de prudence avec cette fonction afin de ne pas mettre inutilement les gens en CC et les inonder de plus de courrier qu’ils n’en ont besoin.
Lorsque vous n’avez pas le consentement approprié
Lorsqu’il est utilisé de manière libérale et irréfléchie, le CC’ing peut causer des problèmes involontaires.
Disons que vous avez été en communication par courriel avec un collègue et que vous décidez soudainement qu’un autre collègue pourrait également bénéficier d’être inclus dans le fil de discussion. Avant de simplement les mettre en CC sur votre prochaine réponse, assurez-vous de demander d’abord la permission des deux parties. Il pourrait y avoir des informations sensibles au fond du fil de discussion existant que le nouveau contact ne devrait pas voir.
Lorsque vous attendez une réponse ou une action
Pensez à ne mettre en CC que les destinataires dont vous n’attendez pas de réponse ou d’action directe – en fait, la plupart des destinataires d’e-mails supposent automatiquement qu’aucune action n’est nécessaire de leur part s’ils sont seulement mis en CC. Si vous voulez qu’un destinataire réponde ou agisse, alors techniquement, il devrait être mis dans le champ À.
Avant d’appuyer sur l’envoi, regardez votre champ CC et réfléchissez à ce que vous attendez de chacun de ces destinataires. En fonction de vos réponses, envisagez de déplacer les contacts appropriés dans le champ À à la place.
Quand vous voulez embarrasser quelqu’un ou prouver un point
Il n’est pas rare que les gens utilisent le champ CC pour des raisons cyniques.
Vous avez peut-être reçu un courriel en colère d’un collègue avec votre patron en copie. Ou vous avez peut-être été interpellé par votre responsable pour une action que vous avez entreprise et avez été tenté de prouver qu’il avait déjà été mis en copie dans la correspondance concernée.
Utiliser le champ CC pour des raisons passives-agressives ou pour marquer des points n’est pas une bonne pratique et doit être laissé de côté.
Quand vous voulez copier dans de nombreux destinataires
Surpeupler le champ CC peut être extrêmement distrayant pour tout destinataire ouvrant un nouveau courriel, donc idéalement garder le champ CC à pas plus de trois ou quatre destinataires. Plus que cela, et vous devriez envisager de faire une fusion de courrier ou d’utiliser un logiciel de newsletter tel que Mailchimp.
Lecture supplémentaire : Comment utiliser le Cci de manière appropriée dans les courriels
Pourquoi le fait de mettre votre patron en CC sur chaque courriel mine la confiance
De nombreux employés ont eu des moments où ils travaillent sur leurs courriels pour la journée et mettent leur patron en CC sur un message à un collègue. Ce n’est pas méchant – ils essaient juste de garder tout le monde dans la boucle.
Qu’y a-t-il de si mal à cela ?
Selon une étude menée auprès de 584 personnes, 345 personnes ont déclaré qu’elles faisaient moins confiance à leur collègue lorsqu’elles mettaient leur patron en CC sur un courriel. L’étude a également souligné que la confiance dans la culture organisationnelle est probablement faible si cela se produit fréquemment.
Avec cela en tête, même si vous avez de bonnes intentions, réfléchissez avant de mettre votre patron en copie d’un courriel adressé à un collègue. À moins que cela n’ait été demandé ou ne soit absolument nécessaire, votre collègue pourrait ne pas apprécier.
Toujours vérifier les fils de discussion pour les réponses précédentes
La dernière chose que vous voulez faire dans une chaîne de courriels est de doubler vos réponses ou de ramener des points qui ont déjà été soulevés et discutés. Cela peut certes être un tracas, notamment parce que les fils de discussion CC peuvent finir par être ridiculement longs.
Cela dit, un examen rapide de ce qui a précédé peut faire gagner un temps précieux plus tard. Nous passons déjà tellement de temps à l’intérieur de notre boîte aux lettres électronique chaque jour, il est donc important de faire votre part pour réduire les courriels répétitifs pour vous et vos collègues.
Les types de CC que vous devriez éviter
Il y a plusieurs types de CC’ers que vous devriez éviter – voici une ventilation:
Le paresseux social
Vous connaissez le type. Ils vous envoient des courriels qui ont à peine du sens et ne comprennent que quelques mots. Le paresseux social ne sait même pas que le CC existe. Et c’est là que réside le problème : les questions sont posées ou les réponses données sans contexte. Ce mode de communication est extrêmement inefficace et fait perdre du temps à tout le monde. Ne soyez pas cette personne. Et si vous connaissez un Social Sloth, essayez de l’éduquer gentiment sur les meilleures pratiques de CC’ing, et tenez bon s’il ne le capte pas tout de suite.
Le Big Boss
Le Big Boss n’est pas le vrai patron – il pense juste l’être. Ils ne pensent souvent qu’à eux et utilisent la CC comme une arme en mettant tout le monde en copie dans chaque e-mail – en s’assurant que tout le monde voit tout. Encore une fois, ce n’est pas une bonne pratique, et vous devriez éviter d’utiliser CC de cette façon. Utilisez-le à bon escient et seulement quand c’est productif.
Le patron meilleur ami
Le patron meilleur ami est en fait le patron, mais il veut être votre ami et que vous sachiez qu’il fait juste partie de l’équipe. Cela devient un problème lorsque tout le monde est inclus dans chaque e-mail dans le but de favoriser l’esprit d’équipe et de s’assurer que personne n’est laissé de côté. En réalité, cela conduit tous les membres de l’équipe à recevoir des courriels inutiles et à perdre du temps à essayer de les trier. Il existe certainement des moyens efficaces de favoriser une culture de travail collaboratif, mais le CC excessif n’en fait pas partie.
Utilisez-le avec parcimonie
La plupart d’entre nous poursuivent leur correspondance électronique quotidienne sans trop y réfléchir. Nous utilisons régulièrement CC pour couvrir nos arrières et nous assurer que tout le monde est tenu » dans la boucle « , qu’il en ait besoin ou non.
Mais la prochaine fois que vous composerez un courriel, prenez une minute pour vous demander si l’utilisation de CC est utile ou nécessaire. CC est un outil très utile, mais seulement lorsqu’il est utilisé avec parcimonie et avec une certaine réflexion. Consultez notre post sur la façon d’utiliser BCC dans un courriel si vous cherchez à comprendre une autre fonction importante d’envoi de courriel.
Lecture supplémentaire : Comment envoyer un e-mail à des destinataires non divulgués dans Gmail
Mettre à niveau votre compte Gmail avec Right Inbox
Aussi bon que soit Gmail – et ne vous méprenez pas, nous adorons Gmail – il y a certaines choses qu’il ne fait tout simplement pas dès la sortie de la boîte. C’est là que Right Inbox entre en jeu. Avec Right Inbox, vous pouvez transformer votre interface Gmail en une centrale de productivité avec des fonctionnalités comme le suivi des e-mails, les modèles d’e-mails et les rappels d’e-mails.
Par exemple, le suivi des courriels vous permet de savoir qui a ouvert vos courriels et quand, tandis que notre fonction de modèles de courriels vous permet de configurer des modèles et de les insérer facilement dans un courriel chaque fois que vous en avez besoin, de sorte que vous n’avez pas à vous soucier d’écrire les mêmes courriels encore et encore.
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