Qu’est-ce que le formulaire 941 ? Faits et conseils de remplissage pour les petites entreprises
Le formulaire 941 est un formulaire fiscal de l’Internal Revenue Service (IRS) pour les employeurs aux États-Unis, il est rempli tous les trimestres. Les employeurs utilisent ce formulaire pour déclarer les impôts sur le revenu, la taxe de sécurité sociale ou la taxe Medicare déduits des chèques de salaire des employés. Le formulaire 941 est également utilisé pour payer la part de l’employeur de la taxe Medicare ou de la sécurité sociale, selon l’IRS.
Dans cet article, nous couvrirons :
- Qu’est-ce que le formulaire 941 ?
- Qui doit remplir le formulaire 941 ?
- Qu’est-ce que le formulaire 941 et quand doit-il être rempli ?
- Comment dois-je déposer le formulaire 941?
NOTE : Les membres de l’équipe d’assistance FreshBooks ne sont pas des professionnels certifiés de l’impôt sur le revenu ou de la comptabilité et ne peuvent pas fournir de conseils dans ces domaines, en dehors des questions de soutien sur FreshBooks. Si vous avez besoin de conseils en matière d’impôt sur le revenu, veuillez contacter un comptable dans votre région.
Qu’est-ce que le formulaire 941 ?
Le formulaire 941 est la déclaration fiscale fédérale trimestrielle d’un employeur. Les employeurs américains prélèvent régulièrement certains montants sur les salaires de leurs employés pour l’impôt fédéral sur le revenu, l’impôt sur la sécurité sociale et l’impôt Medicare.
Cet argent retenu est déclaré au gouvernement via le formulaire 941, un formulaire fiscal de l’Internal Revenue Service (IRS). Ce formulaire aide les entreprises à déterminer le montant de l’impôt qu’elles doivent.
Les employeurs doivent également payer leur propre part de l’impôt Medicare ou de la sécurité sociale. Cette partie n’est pas retenue sur le salaire des employés.
Téléchargez le formulaire 941 pour 2018 et les instructions du formulaire 91.
Qui doit remplir le formulaire 941 ?
Les entreprises doivent généralement remplir le formulaire 941 si elles ont des employés et retiennent l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale et l’impôt Medicare sur leurs salaires.
Spécifiquement, elles doivent remplir le formulaire 941 pour déclarer les montants suivants liés aux salaires. Si l’un de ces facteurs s’applique à votre entreprise, vous devez déposer le formulaire 941.
- Salaires versés
- Les pourboires qui vous sont déclarés par les employés
- L’impôt fédéral sur le revenu retenu
- La part de l’employeur et de l’employé des taxes de sécurité sociale et de Medicare
- Toute taxe supplémentaire de Medicare retenue auprès des employés
- Les ajustements du trimestre en cours aux taxes de Medicare et à la sécurité sociale pour les indemnités de maladie, pourboires, assurance-vie collective et fractions de centimes
- Crédit d’impôt sur les salaires des petites entreprises
Le formulaire 941 ne doit pas être utilisé pour déclarer la retenue sur les paiements non salariaux tels que :
- Pensions
- Rentes
- Gains de jeux
Utiliser le formulaire 945 pour déclarer ces éléments.
Les employeurs suivants n’ont pas besoin de produire le formulaire 941:
- Employeurs saisonniers. Ils n’ont pas besoin de produire le formulaire 941 pour tout trimestre où ils n’ont pas versé de salaire à leurs employés.
- Employeurs ayant des employés de maison. Utilisez le Pub. 926 et le formulaire 1040 (annexe H) à la place.
- Employeurs d’employés agricoles. Utilisez plutôt le formulaire 943 et le Pub. 51 à la place.
Les employeurs ayant moins de 1 000 $ de taxes d’emploi par an peuvent remplir le formulaire 944, à la place. Le formulaire 944 est la déclaration annuelle d’impôt fédéral d’un employeur. Appelez l’IRS au 1-800-829-4933 pour demander ce changement.
Vendrez vous votre entreprise ? Les nouveaux propriétaires et vous devez tous deux remplir le formulaire 941 pour le trimestre au cours duquel le transfert a eu lieu. Vous ne devez déclarer que les salaires que vous avez versés.
Si vous vendez ou fermez définitivement l’entreprise, déposez une déclaration finale. Pour ce faire, cochez la case à la ligne 17 du formulaire 941, inscrivez la date à laquelle vous avez versé les derniers salaires, le nom de la personne qui a tenu vos registres de paie et l’endroit où vos registres de paie seront conservés.
Qu’est-ce que le formulaire 941 et quand doit-il être rempli ?
Après avoir rempli votre premier formulaire 941, vous devez remplir une déclaration pour chaque trimestre, même si vous n’avez pas de charges sociales à déclarer. Vous devez donc déposer le formulaire 941 tous les trois mois.
Les dates d’échéance du formulaire 941 sont les suivantes :
- 30 avril
- 31 juillet
- 31 octobre
- 31 janvier
Chaque date d’échéance couvre les trois mois précédents. Par exemple, lorsque vous déposez votre déclaration le 31 janvier, vous déclarerez les montants retenus sur la paie du 1er octobre au 31 décembre de l’année précédente.
Payer vos impôts relève d’un calendrier différent. Regardez les quatre formulaires 941 que vous avez remplis entre le 1er juillet de l’avant-dernière année et le 30 juin de l’année dernière.
Si vous avez déclaré moins de 50 000 $, alors vous devez faire des dépôts mensuels. Si vous avez déclaré plus que cela, vous devez faire des dépôts deux fois par semaine. La section 11 du Pub. 15 contient plus de détails.
Canapé de payer ? Utilisez IRS.gov/OPA pour mettre en place un plan de versement et éviter les pénalités.
Comment dois-je déposer le formulaire 941?
Vous pouvez déposer le formulaire 941 par courrier ou en ligne.
Courrier
Les retours par courrier doivent être adressés correctement, avoir suffisamment d’affranchissement et être oblitérés par le service postal américain à (ou avant) la date d’échéance. Voir ci-dessus pour les dates d’échéance. Envoyez les déclarations par U.S. Postal Service à l’une de ces adresses listées (varie en fonction de l’état).
Un service de livraison privé (PDS) aidera à assurer que votre déclaration arrive à l’IRS à temps. L’IRS dispose d’une liste de PDS approuvés. Les livraisons PDS ne doivent être envoyées qu’à l’une de ces adresses IRS. Choisissez celle qui est la plus proche de chez vous.
Les paiements doivent toujours être effectués par voie électronique. Vos options sont énumérées ci-dessous.
En ligne
Vous pouvez déposer le formulaire 941 et effectuer les paiements par voie électronique, si vous le souhaitez. E-file vous permet de déposer votre formulaire en ligne. EFTPS est un service gouvernemental qui vous permet d’effectuer votre paiement en ligne. Vous devez d’abord vous inscrire.
Les gens demandent aussi :
- Qu’est-ce qu’un formulaire 941 de l’IRS ?
- Le formulaire 941 doit-il être déposé par voie électronique ?
Qu’est-ce qu’un formulaire 941 de l’IRS ?
Le formulaire 941 de l’IRS est un formulaire fiscal de l’Internal Revenue Service. Les entreprises américaines ayant des employés doivent l’utiliser pour déclarer l’impôt fédéral sur le revenu, l’impôt sur la sécurité sociale et l’impôt Medicare retenus sur le salaire de leurs employés. Elles doivent ensuite envoyer par voie électronique le montant retenu au gouvernement.
Le formulaire 941 doit-il être déposé par voie électronique ?
Non, le formulaire 941 ne doit pas être déposé par voie électronique. Vous pouvez choisir de le déposer par courrier à la place.
Vous devez soit déposer en ligne, soit par courrier, mais pas les deux.
Si vous déposez par courrier, vous pouvez remplir le formulaire sur votre ordinateur et l’imprimer. Ou vous pouvez l’imprimer et le remplir à la main. D’autres instructions d’envoi par la poste figurent ci-dessus.
Cela dit, vous devez déposer tous les fonds dus à l’IRS par voie électronique, idéalement via le service EFTPS.gov. Vous pouvez demander à votre comptable ou à votre gestionnaire de paie de le faire pour vous. Vous pouvez également demander à votre banque d’effectuer un virement bancaire le jour même. Vous trouverez des instructions sur la manière de procéder ici.