Utilisation d’un cadre décisionnel : une plongée en profondeur dans RAPID®
J’ai beaucoup réfléchi à l’efficacité opérationnelle et à la manière de construire des organisations plus efficaces ces derniers temps. La vélocité de la prise de décision dans une organisation est au cœur de l’efficacité globale de cette organisation. Si vous combinez la vélocité de la prise de décision avec la clarté et la responsabilité requises tout au long du processus de prise de décision, vous finissez par prendre plus de bonnes décisions plus rapidement.
Plus je réfléchissais à ce sujet, plus j’explorais différentes façons de mener des réunions, de rédiger des documents, de définir le rythme des affaires, et plus encore. L’un des domaines qui m’a intéressé est d’en apprendre un peu plus sur les cadres de prise de décision. Ceux-ci sont conçus pour favoriser la transparence des personnes à l’origine des décisions. Les cadres décisionnels fonctionnent mieux dans un environnement où il y a de multiples parties prenantes et où un équilibre est nécessaire entre un processus décisionnel participatif et la capacité de prendre ces décisions rapidement et clairement.
Dans l’ensemble, les cadres décisionnels sont conçus pour que les propriétaires des décisions et les parties prenantes soient clairs dès le début. Tout au long du cycle de vie de n’importe quel projet, il n’est parfois pas évident de savoir qui est propriétaire d’une décision finale, qui est une partie prenante essentielle et qui ne fait que donner son avis. Au fil des discussions, l’opinion de chacun devient tout aussi valable, même si la responsabilité de chacun n’est pas la même.
Au fur et à mesure que nous examinions les nombreux cadres décisionnels existants, et ils sont nombreux, nous avons atterri sur l’utilisation de RAPID® au sein de l’organisation de conception chez VMware. Nous commençons à le déployer dans l’ensemble de l’entreprise. D’autres cadres décisionnels sont tout aussi valables et peuvent être plus adaptés à votre organisation. Cela dit, il est essentiel d’utiliser un cadre cohérent pour s’assurer que votre organisation est sur la même longueur d’onde lorsque vous construisez des projets en équipe.
RAPID® est l’abréviation de : Recommend, Agree, Perform, Input, and Decision. C’est un cadre de prise de décision qui identifie les personnes clés pour chacun de ces domaines et qui garantit que toutes les personnes impliquées sont claires sur leurs rôles, comprennent leur impact et ont une compréhension claire de leur propriété et de leur responsabilité ainsi que de la propriété et de la responsabilité des autres sur le projet.
RAPID® est défini comme suit :
- Recommander une décision ou une action : c’est la personne ou le groupe de personnes qui participera à la recommandation d’une action dans le cadre du résultat attendu.
- Approuver la décision ou l’action : il s’agit de la personne ou du groupe de personnes qui doivent approuver la décision ou que leur point de vue, s’ils ne sont pas entièrement d’accord, doit être reflété dans la proposition finale et/ou le résultat.
- Exécuter l’élément d’action : il s’agit de la personne ou du groupe de personnes responsables de l’exécution de l’action.
- Input : il s’agit de la personne ou du groupe de personnes qui fourniront un input. L’apport peut ou non être reflété dans la proposition finale
- Décider de prendre une décision : il s’agit de la personne unique qui est le propriétaire de la décision sur ce point. Il est vraiment important qu’il y ait un seul propriétaire de décision et non un groupe de propriétaires de décision. Si vous sentez que vous penchez vers l’ajout de plusieurs personnes ici, vous avez probablement besoin d’évaluer vos projets et vous pourriez trouver utile de diviser ces projets en conséquence.
Comment je commence à l’utiliser
Je commence à utiliser RAPID® dans de nombreux contextes différents. Par exemple, comme nous faisons de plus grandes expériences de bout en bout qui couvrent plusieurs produits et services différents et incluent de nombreuses parties prenantes différentes, la définition de RAPID® a permis de s’assurer que les parties prenantes sont clairement définies dans les différents niveaux de RAPID® tout en ayant un décideur clair.
Avec cela en tête, il a été extrêmement utile de déterminer qui assiste à quelles réunions et qui est nécessaire pour chaque conversation. Par exemple, un décideur peut décider de collaborer avec les parties prenantes du groupe « Agree » pour s’assurer qu’elles participent à l’établissement du contexte et à la formulation des bonnes recommandations, tout en ne montrant le résultat final qu’au groupe de personnes ayant apporté leur contribution.
J’ai également utilisé des parties de RAPID® selon les besoins pour des tâches plus petites. Par exemple, si une tâche découle d’une conversation lors d’une réunion du personnel, nous avons souligné les parties de RAPID® appropriées à cette tâche en mettant en évidence la lettre utilisée.
Par exemple, nous avons travaillé sur un projet et nous avions besoin d’un propriétaire de décision clair et d’une liste claire des personnes qui devaient accepter la décision. Ce que nous avons fait, c’est que nous avons mis en gras les lettres de RAPID® nécessaires dans le cadre de nos notes de réunion, RAPID® signifiant le propriétaire de la décision et RAPID® signifiant la liste des personnes qui doivent accepter la décision ou voir leur point de vue reflété dans celle-ci.
Conseils pour utiliser RAPID®
L’utilisation du cadre décisionnel RAPID® nécessite de la discipline et de la pratique. Pour qu’il soit efficace, il faut développer le muscle et la discipline de la réflexion à travers RAPID® au début de chaque projet approprié. Toutes les décisions ne nécessitent pas d’identifier clairement tous les aspects de RAPID®.
Notez quelques conseils sur l’utilisation de RAPID®:
- Si vous déterminez que RAPID® est nécessaire ou s’il est requis dans le cadre d’une mise à jour de l’état d’avancement, par exemple, assurez-vous d’identifier tous les aspects de RAPID® avant qu’une décision soit prise ou soit nécessaire. Il est important que les personnes soient identifiées alors que le projet est à son point de départ.
- Veuillez vous assurer que les recommandations, les apports et les accords sont clairement exposés. Une personne qui doit accepter une décision peut également faire une recommandation ou fournir une contribution. Le niveau de contribution qu’elle apporte et le contexte dans lequel elle le fait doivent être clairement définis.
- RAPID® est utile pour les organisations et les projets de grande envergure. Il y a des décisions qui pourraient bénéficier de certaines parties de RAPID® (comme la partie sur la propriété de la décision) mais l’utiliser pour chaque décision est une surenchère qui pourrait éventuellement avoir l’effet inverse.
Ressources
- Façonner le style et le comportement de décision – un bon article sur les différents styles de décision et quand utiliser RAPID®
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