Venngage
Nous faisons tous de notre mieux pour assurer une main-d’œuvre heureuse et saine. C’est pourquoi, dans un monde parfait, vous n’auriez jamais à créer un rapport d’incident.
Mais comme des incidents se produisent, ce n’est jamais une mauvaise idée d’être préparé à toute situation – surtout l’inattendu.
Propriétaires de petites entreprises, équipes de ressources humaines et premiers intervenants en cas d’urgence sur le lieu de travail : cet article est fait pour vous !
Dans ce guide étape par étape, nous partagerons nos meilleurs conseils pour créer des rapports d’incidents qui vous aideront à mener des enquêtes efficaces et à vous assurer que des incidents similaires (ou plus graves) ne se reproduisent pas. Nous inclurons également nos meilleurs modèles pour faire le travail.
Table des matières:
- Qu’est-ce qu’un rapport d’incident ?
- Exemples de rapport d’incident, Modèles et conseils de conception
- Modèle de rapport d’incident simple
- COVID-19 Modèles de rapport d’incident pour les employés
- Comment rédiger un rapport d’incident
Utilisez ce modèle gratuit
Tous les modèles de ce post peuvent être personnalisés à l’aide de notre outil facile de création de rapports d’incidents en ligne. L’inscription est gratuite, beaucoup de nos modèles sont également gratuits.
Qu’est-ce qu’un rapport d’incident ?
Un rapport d’incident est un formulaire permettant de documenter toutes les maladies, blessures, quasi-accidents et accidents sur le lieu de travail. Un rapport d’incident doit être rempli au moment où un incident se produit, peu importe la gravité de la blessure.
Voici un exemple :
Utilisez ce modèle gratuit
Toute maladie ou blessure qui a un impact sur la capacité d’un employé à travailler doit être notée. Les détails de ce que la loi exige d’inclure dans un rapport d’incident varieront en fonction de la législation fédérale ou provinciale qui affecte votre lieu de travail.
Si vous n’êtes pas sûr, vous pouvez jeter un coup d’œil au site Web de votre gouvernement pour plus de détails. Dans certains cas, il existe des exceptions qui peuvent exempter les petites entreprises de se conformer à cette législation.
Utilisez ce modèle de rapport
Exemples de rapports d’incidents et conseils de conception
Voici quelques exemples de rapports d’incidents pour vous aider à démarrer. J’ai également inclus quelques conseils de conception de rapport pour vous aider à présenter vos informations efficacement. Nous avons également un guide complet sur la conception générale des rapports si vous voulez creuser un peu plus le sujet.
Incorporer votre marque dans la conception de votre rapport
Comme pour tout document que vous créez pour votre entreprise, c’est une bonne pratique d’incorporer votre marque dans vos rapports d’incidents. (Psst-La fonction Kit de marque de Vengage permet d’ajouter facilement votre image de marque en un seul clic).
Intégrez les couleurs de votre marque dans votre conception. Vous pouvez le faire en les utilisant dans l’en-tête du rapport, le pied de page, la barre latérale et dans tout visuel.
Vous pourriez utiliser les couleurs de votre marque en arrière-plan de votre rapport d’incident :
Utiliser ce modèle de rapport
Vous pouvez également inclure votre logo, comme dans ce modèle de rapport d’incident :
USE THIS REPORT TEMPLATE
Organisez vos informations en sections à l’aide de cases
Pour rendre vos informations aussi lisibles que possible, organisez-les en sections. L’une des façons les plus simples de le faire est d’utiliser des encadrés.
Par exemple, regardez comment ces modèles de rapport d’incident utilisent des cases pour sectionner les informations :
Utiliser ce modèle de rapport
Cet exemple de rapport d’incident utilise également des rectangles pour désigner les en-têtes de section :
USE THIS REPORT TEMPLATE
Code couleur des sections de votre rapport d’incident
Les couleurs ne sont pas seulement géniales pour rendre vos rapports, présentations et graphiques plus intéressants à regarder. Vous pouvez également utiliser la couleur pour organiser les sections de votre rapport et attirer l’attention sur les informations clés.
Pour plus de conseils sur l’utilisation de la couleur dans vos conceptions, lisez notre guide sur la façon de choisir les couleurs pour communiquer efficacement.
Utiliser ce modèle de rapport
Utiliser ce modèle de rapport
Ajouter un en-tête visuel à votre rapport d’incident
Dans le cadre de l’image de marque de votre entreprise, vous pouvez ajouter un en-tête visuel à vos rapports. Par exemple, ce modèle de rapport d’incident utilise une photo neutre avec un filtre de couleur pour créer un en-tête professionnel :
Utiliser ce modèle de rapport
Vous pouvez le faire dans Venngage en superposant une photo sur un fond de couleur et en ajustant l’opacité de la photo :
Vous pouvez également utiliser le même effet pour les barres latérales :
Utiliser ce modèle de rapport
Faire un formulaire factice pour offrir aux membres de l’équipe des nouvelles comme exemple
Si vous effectuez une transition dans le personnel ou si quelque chose se produit lorsque la personne qui possède les rapports d’incidents est absente, il est très important qu’il y ait un processus documenté. Cela garantira que si quelqu’un est mis sur la sellette, il pourra remplir le rapport d’incident correctement.
Il peut également être utile d’ajouter de brèves descriptions du type d’informations à inclure dans chaque champ. Regardez comment cet exemple de rapport d’incident propose un bref texte pour guider la personne qui le remplit :
Utiliser ce modèle de rapport
Utiliser des icônes pour visualiser les concepts
Les icônes sont de petits visuels compacts qui peuvent être utilisés pour renforcer les informations dans vos rapports. Vous pouvez également les utiliser pour attirer l’attention sur des champs spécifiques et des éléments d’information importants.
Par exemple, ce modèle de rapport d’incident utilise des icônes pour indiquer le but de chaque champ :
Utiliser ce modèle de rapport
Utiliser ce modèle de rapport
Comment rédiger un rapport d’incident
Il est important d’établir une méthode systématique pour enquêter sur les incidents.
Il est également important de faire préparer un rapport qui vous permette de consigner tous les aspects pertinents de l’incident – c’est la première étape essentielle du processus de déclaration des incidents.
Après avoir créé votre formulaire de rapport d’incident, vous pouvez :
- Commencer votre enquête par la recherche des faits
- Et terminer votre enquête par la détermination de recommandations pour prévenir à la fois une augmentation de la gravité de l’incident et la possibilité d’une récurrence.
Pour rédiger tout rapport d’incident, suivez le format de base décrit ci-dessous.
UTILISER CE TEMPLE INFOGRAPHIQUE
Prendre des mesures immédiates
Les employés de votre organisation doivent avertir leur gestionnaire ou un autre membre du comité de direction de l’entreprise dès qu’un incident se produit – quelle que soit la nature de l’événement (qu’il s’agisse d’un accident, d’une maladie, d’une blessure ou d’un quasi-accident).
Cela étant dit, il faut des canaux de communication clairement définis pour promouvoir la pratique des employés qui se manifestent dans ces situations et l’importance d’une telle démarche.
Une fois qu’un incident a été signalé, la première responsabilité du membre de la direction est de s’assurer que le traitement approprié, si nécessaire, est administré aux personnes touchées par l’événement.
Sur ce point : si le danger existe toujours, le responsable auquel l’événement a été signalé doit éliminer le danger en le contrôlant. Chaque entreprise devrait avoir une procédure définie pour accomplir cela en fonction de la nature de son travail.
Par exemple, s’il y avait un déversement qui a provoqué une chute. Vous vous occuperiez de la victime et feriez rapidement nettoyer le déversement et identifieriez la zone comme un danger en utilisant un panneau.
Recueillir les faits
Une fois que l’action immédiate comprenant la réponse à l’événement et l’élimination du danger de l’environnement a été menée, il est temps de déterminer et de consigner les faits liés à l’incident.
Utilisez ce modèle de médias sociaux
Les faits liés à l’incident comprennent :
Les bases
Identifier le lieu, l’heure et la date spécifiques de l’incident. Cette information est fondamentale pour l’enquête et l’information la plus évidente à recueillir.
Les personnes affectées
Collecter les détails des personnes impliquées et/ou affectées par l’incident. Il s’agirait d’enregistrer le(s) nom(s) de la ou des personnes impliquées, leur(s) titre(s) de poste, le(s) département(s) dans lequel(lesquels) elles opèrent le(s) responsable(s) des personnes affectées.
Les témoins
Parlez à tous les témoins de l’événement pour recueillir leur point de vue sur l’événement. Consignez leurs déclarations de manière aussi détaillée et précise que possible dans le formulaire.
Pour garantir l’exactitude, la meilleure pratique consiste à revoir vos notes avec le témoin pour vous assurer qu’il est d’accord avec la façon dont l’événement est décrit dans le rapport. Il est également important d’inclure le(s) nom(s) de tout témoin dans le rapport au cas où un interrogatoire supplémentaire serait nécessaire.
Le contexte
Considérez et documentez les événements qui ont précédé l’incident. Demandez :
- Que faisait l’employé ?
- Qui lui a demandé d’accomplir cette tâche ? Comment se sentait l’employé avant l’incident ? …etc.
Il est important d’identifier les facteurs qui sont un résultat de l’incident et ceux qui étaient présents avant l’incident et qui pourraient être un facteur contributif potentiel à la survenue de l’incident.
Les actions
Dans le rapport, vous devez préciser les actions des personnes impliquées au moment de l’incident. Qu’a fait l’employé qui a conduit à l’incident ?
Par exemple, si un employé s’est blessé au dos en soulevant une boîte au travail, il est important de déterminer comment cet employé a soulevé la boîte pour décider si cela a contribué à sa blessure. Si oui, demandez alors si cet employé a été formé correctement pour cette tâche et par qui ou quelle source ?
L’environnement
Identifiez et enregistrez les conditions environnementales qui ont contribué à l’événement. L’éclairage était-il inadéquat ? Une pièce d’équipement ne fonctionnait-elle pas correctement ? La visibilité des employés était-elle obstruée par un éblouissement ou un angle mort ? Etc.
Les blessures
Record detailed descriptions of specific injuries and evaluate the severity of such in the report. Cette description doit inclure la ou les parties du corps blessées, la nature et l’étendue des blessures.
Le traitement
Il est également important de documenter dans le rapport d’incident le type de traitement administré pour les blessures reconnues. Cette information est importante à documenter afin de comprendre comment l’employé se rétablit lors de l’examen des détails de l’événement.
Les dommages
Recenser un compte rendu de tout dommage à l’équipement, au matériel, etc. qui a été affecté par l’incident. Cela sera utile pour s’y référer lors de l’analyse de l’événement afin d’envisager un plan d’action correctif et de déterminer quels éléments devront être réparés ou remplacés.
3. Analyser et réfléchir
La collecte et l’enregistrement des faits liés à l’occurrence de l’incident aideront à déterminer comment l’incident s’est produit. Analyser les faits collectés liés à l’incident aidera à déterminer pourquoi l’incident s’est produit.
Analyser et déterminer comment et pourquoi l’incident s’est produit est essentiel pour élaborer un plan d’action correctif efficace.
Les causes potentielles des accidents ou des blessures qui se sont produits sur le lieu de travail pourraient inclure :
- Causes primaires (par exemple, une plaque de glace non salée sur un ensemble d’escaliers qui a provoqué une glissade et une chute).
- Causes secondaires (par exemple, un employé ne portant pas l’équipement de protection individuelle approprié, tel qu’un casque rigide ou des lunettes).
- Autres causes contributives (par exemple, une ampoule grillée dans la zone causant une mauvaise visibilité).
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Établir un plan d’action correctif
Un plan d’action correctif fournirait des recommandations comme moyen de réduire la possibilité d’un problème continu et/ou d’une récurrence de l’incident. Les recommandations résulteraient d’une analyse efficace des faits recueillis et documentés dans le rapport d’incident.
Les éléments d’un plan d’action correctif efficace pourraient inclure :
- Santé au travail &Formation à la sécurité pour les employés
- Processus d’entretien de routine préventif qui garantit que l’équipement est en bon état de fonctionnement
- Examen des pratiques et procédures de travail avec une recommandation de changements. pour réduire le risque d’incidents
- Réaliser une analyse des risques professionnels pour déterminer si d’autres risques potentiels sont associés à la tâche et/ou à l’environnement, puis former les employés à ces risques en fonction des résultats de l’évaluation
- Ingénierie, modifications/améliorations de l’équipement ou de l’EPI afin de s’assurer que la tâche ou le processus d’exécution de ladite tâche présente moins de risques
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Exemples de rapport d’incident
COVID-.19 Modèle de rapport d’incident d’employé
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Modèle de rapport d’incident critique d’employé de soins de santé bleu
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Conclusion
Bien qu’il soit souvent difficile de se préparer à l’inattendu, les mesures préventives sont la pierre angulaire du maintien d’un environnement de travail heureux et sain pour vous-même et votre personnel.
Les rapports d’incident sont non seulement une pièce déterminante dans le protocole de réponse aux incidents de toute entreprise, mais ils fournissent un moyen d’éviter les mésaventures récurrentes et/ou d’inspirer le changement.
C’est pourquoi il est crucial d’avoir un formulaire de rapport d’incident pertinent et complet préparé et à portée de main pour tout incident qui pourrait survenir. En adhérant à la législation de votre juridiction et en tenant compte des quatre composantes prescrites ci-dessus, vous serez bien préparé à gérer les incidents de manière efficace.
L’effet d’une réponse aux incidents sur le lieu de travail en temps opportun et orientée vers les détails permettra non seulement d’assurer un lieu de travail sûr, mais aussi :