Gebruik van een besluitvormingskader: een diepgaande duik in RAPID®
Ik heb de laatste tijd veel nagedacht over operationele efficiëntie en hoe efficiëntere organisaties kunnen worden gebouwd. De snelheid waarmee beslissingen in een organisatie worden genomen, bepaalt hoe efficiënt die organisatie in het algemeen is. Als je de snelheid van besluitvorming combineert met de duidelijkheid en verantwoordelijkheid die nodig zijn tijdens het besluitvormingsproces, maak je uiteindelijk sneller meer goede beslissingen.
Hoe meer ik hierover nadacht, hoe meer ik verschillende manieren onderzocht om vergaderingen te leiden, documenten te schrijven, het ritme van zaken te bepalen, en meer. Een van de gebieden die interessant voor me is geweest, is om wat meer te leren over besluitvormingskaders. Deze zijn ontworpen om transparantie te creëren in de mensen achter de beslissingen. Beslissingskaders werken het best in een omgeving waar meerdere belanghebbenden zijn en een evenwicht nodig is tussen een participatief besluitvormingsproces en de mogelijkheid om deze beslissingen snel en duidelijk te nemen.
Over het geheel genomen zijn beslissingskaders ontworpen om de eigenaars van de beslissingen en de belanghebbenden vanaf het begin duidelijk te maken. Gedurende de levenscyclus van een project is het soms onduidelijk wie de eigenaar is van een uiteindelijke beslissing, wie een kritieke belanghebbende is, en wie slechts input levert. Naarmate de discussies vorderen, wordt ieders mening even geldig, zelfs als ieders verantwoordelijkheid niet dezelfde is.
Toen we de vele besluitvormingsraamwerken bekeken die er zijn, en dat zijn er heel wat, kwamen we uit op het gebruik van RAPID® binnen de ontwerporganisatie bij VMware. We zijn in het beginstadium van het uitrollen van dit in de hele organisatie. Andere besluitvormingsraamwerken zijn net zo valide en zijn misschien beter voor uw organisatie. Dat gezegd hebbende, het gebruik van een consistent raamwerk is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw organisatie op één lijn zit als u projecten in teams gaat bouwen.
RAPID® is een afkorting voor: Aanbevelen, Overeenkomen, Uitvoeren, Invoeren, en Beslissen. Het is een besluitvormingskader dat de belangrijkste mensen voor elk van deze gebieden identificeert en ervoor zorgt dat alle betrokken mensen duidelijk zijn over hun rol, hun impact begrijpen, en een duidelijk inzicht hebben in hun eigenaarschap en verantwoordelijkheid en het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid van anderen in het project.
RAPID® wordt als volgt gedefinieerd:
- Beveel een beslissing of actie aan: dit is de persoon of groep mensen die zal deelnemen aan het aanbevelen van een actie als onderdeel van het verwachte resultaat.
- Instemmen met de beslissing of actie: dit is de persoon of groep van mensen die moeten instemmen met de beslissing of dat hun standpunt, indien niet volledig akkoord, moet worden weerspiegeld in het uiteindelijke voorstel en / of resultaat.
- Het actiepunt uitvoeren: dit is de persoon of groep van mensen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de actie.
- Input: dit is de persoon of groep van mensen die input zullen leveren. De input kan al dan niet worden weerspiegeld in het uiteindelijke voorstel
- Beslissing nemen: dit is de enige persoon die de beslissingsbevoegde is over dit punt. Het is echt belangrijk dat er één enkele beslissingseigenaar is en niet een groep van beslissingseigenaars. Als u het gevoel hebt dat u hier meerdere mensen aan toevoegt, moet u waarschijnlijk uw projecten evalueren en zou u het nuttig kunnen vinden om deze projecten dienovereenkomstig op te splitsen.
Hoe ik het begin te gebruiken
Ik begin RAPID® in veel verschillende contexten te gebruiken. Bijvoorbeeld, omdat we grotere end-to-end ervaringen doen die meerdere verschillende producten en diensten omvatten en veel verschillende belanghebbenden omvatten, heeft het definiëren van RAPID® geholpen om ervoor te zorgen dat belanghebbenden duidelijk worden gedefinieerd in de verschillende niveaus van RAPID®, terwijl er een duidelijke beslisser is.
Met dat in gedachten, is het uiterst nuttig geweest om te bepalen wie welke vergaderingen bijwoont en wie er voor elk gesprek nodig is. Een eigenaar van een besluit kan bijvoorbeeld besluiten om samen te werken met degenen die in de groep belanghebbenden vallen om ervoor te zorgen dat zij deel uitmaken van de context en de juiste aanbevelingen doen, terwijl het eindresultaat alleen wordt getoond aan de groep mensen die input leveren.
Ik heb ook delen van RAPID® gebruikt als dat nodig is voor kleinere taken. Bijvoorbeeld, als we een taak uit een personeelsvergadering gesprek hebben, hebben we de benodigde onderdelen van RAPID® geschikt voor die taak door het markeren van de gebruikte letter.
Bijvoorbeeld, we hebben gewerkt door middel van een project en we moesten een duidelijke eigenaar van de beslissing en een duidelijke lijst van wie nodig is om in te stemmen met de beslissing. Wat we hebben gedaan is dat we de letters van RAPID® die nodig zijn als onderdeel van onze vergadernotities vet hebben gedrukt, waarbij RAPID® staat voor de eigenaar van de beslissing en RAPID® voor de lijst van mensen die moeten instemmen met de beslissing of die hun mening erin moeten terugvinden.
Tips om RAPID® te gebruiken
Het gebruik van het RAPID®-besluitvormingskader vereist discipline en oefening. Wil het effectief zijn, dan moet de spier en discipline worden opgebouwd om RAPID® aan het begin van elk geschikt project te doordenken. Niet voor elke beslissing hoeft elk aspect van RAPID® duidelijk te worden geïdentificeerd.
Noteer een paar tips voor het gebruik van RAPID®:
- Als u vaststelt dat RAPID® nodig is of als het bijvoorbeeld nodig is als onderdeel van een statusupdate, zorg er dan voor dat u alle aspecten van RAPID® identificeert voordat een beslissing wordt genomen of nodig is. Het is belangrijk dat mensen worden geïdentificeerd als het project op zijn startpunt staat.
- Zorg ervoor dat aanbevelingen, input en afspraken duidelijk worden geschetst. Iemand die met een beslissing moet instemmen, kan ook een aanbeveling doen of input leveren. Het moet duidelijk zijn welk niveau van inbreng zij leveren en in welke context.
- RAPID® is nuttig voor grotere organisaties en projecten. Er zijn beslissingen die baat kunnen hebben bij delen van RAPID® (zoals het decision ownership deel), maar het gebruik ervan voor elke afzonderlijke beslissing is een overkill die mogelijk een averechts effect kan hebben.
Resources
- Shaping decision style and behavior – een goed artikel over de verschillende beslissingsstijlen en wanneer RAPID® te gebruiken
Als u dit nuttig vond, kunt u me hier op Twitter volgen, waar ik mijn reis zal blijven delen over hoe we in onze organisatie efficiënter beslissingen kunnen nemen en leiderschap kunnen stimuleren.