AccountingTools
A naplókban és a főkönyvekben az üzleti tranzakciókat rögzítik a számviteli rendszerben. Lényegében az egyes tranzakciók részletes szintű információit a több lehetséges napló valamelyikében tárolják, míg a naplókban szereplő információkat ezután összegzik és átvezetik (vagy könyvelik) egy főkönyvbe. A könyvelési folyamat történhet elég gyakran, de lehet olyan ritkán is, mint az egyes beszámolási időszakok végén. A főkönyvben lévő információ a legmagasabb szintű információ-összesítés, amelyből a próbamérlegek és a pénzügyi kimutatások készülnek.
A pénzügyi információk felhasználója általában felülvizsgálja a főkönyvben tárolt összefoglaló szintű információkat, esetleg arányelemzés vagy trendelemzés segítségével, hogy megtalálja a további vizsgálatot igénylő anomáliákat. Ezután a mögöttes naplóadatokra hivatkozik, hogy hozzáférjen a főkönyvben szereplő információk részleteihez (ami a bizonylatok még részletesebb vizsgálatát eredményezheti). Így az információk a naplókból a főkönyvekbe gördíthetők felfelé a pénzügyi kimutatások előállításához, és visszagördíthetők lefelé az egyes tranzakciók vizsgálatához.
Egyenként több napló is létezhet, amelyek általában nagy forgalmú területekkel foglalkoznak, mint például a beszerzési tranzakciók, a készpénzbevételek vagy az értékesítési tranzakciók. A ritkábban előforduló tranzakciókat, például az értékcsökkenési tételeket általában az általános naplóba csoportosítják.
A naplókban az információkat időrendi sorrendben, az egyes tranzakciók szerint rögzítik, ami megkönnyíti az információk átválogatását és a felhasználók számára szükséges konkrét tételek megtalálását. Az információkat a főkönyvben számos számlán rögzítik, amelyeket jellemzően a következő sorrendben rendeznek:
-
Vagyonszámlák
-
Kötelezettségi számlák
-
Jövedelemszámlák
bevételi számlák
Költségszámlák
Egy számítógépes számviteli rendszerben a naplók és főkönyvek fogalmát talán nem is használják. Egy kisebb szervezetben a felhasználók azt hihetik, hogy minden üzleti tranzakciójukat a főkönyvben rögzítik, és az információkat nem tárolják naplóban. A hatalmas tranzakciós volumenű vállalatok még mindig használhatnak olyan rendszereket, amelyek megkövetelik az információk naplókba történő elkülönítését. Így a fogalmak számítógépes környezetben némileg összemosódnak, de kézi könyvelési környezetben még mindig igazak.
Kapcsolódó tanfolyamok
Bukméker oktatási csomag
Könyvelési útmutató