Hogyan készítsünk tárgyalási jegyzőkönyvet:

Hogyan készítsünk tárgyalási jegyzőkönyvet:

A megbeszélések jegyzőkönyvének megírása triviális és jelentéktelen feladatnak tűnhet, olyasvalaminek, amit egy gyakornokra bízna – vagy egyáltalán nem is csinálna. Magukat az értekezleteket gyakran időpocsékolásnak tekintik, a dokumentálásukat pedig még inkább.

Mégis ennek a feladatnak az elhanyagolása olyan hiba, amely mind az idő, mind az erőforrások tekintetében költséges lehet. Ha jó oka van arra, hogy megbeszélést tartson, az értekezleti jegyzőkönyvek rendkívül hatékony eszközei lehetnek annak, hogy mindenki egy oldalon álljon.

Mélyedjünk el abban, hogy mi is valójában az értekezleti jegyzőkönyv, hogyan kell megírni, és nézzünk meg néhány értekezleti jegyzőkönyvsablont és példát.

• Mi az az értekezleti jegyzőkönyv?
• Mire szolgál a tárgyalási jegyzőkönyv?
• Hogyan készítsünk hatékonyan tárgyalási jegyzőkönyvet
• Tárgyalási jegyzőkönyv sablonok & példák

Mi az a tárgyalási jegyzőkönyv?

A tárgyalási jegyzőkönyv, más néven tárgyalási feljegyzés, mindannak az írásos rögzítése, ami egy megbeszélés során történt. Nem azonosak az értekezlet napirendjével, amelyet előre elkészítenek, és azon tevékenységek listájára utal, amelyeket a résztvevők az értekezlet során el szeretnének végezni.

Nem percről percre történő feljegyzés, hanem az értekezlet eredményeire összpontosít. A jegyzőkönyvek általában olyan információkat rögzítenek, mint például:

• A résztvevők neve

• A megbeszélés dátuma és időpontja

• A tárgyalt napirendi pontok

• A résztvevők által hozott határozatok

• A következő…follow-up actions and next steps

Why are meeting notes called “minutes”?

A közhiedelemmel ellentétben az értekezleten készített jegyzeteket nem azért hívják “jegyzőkönyvnek”, mert a jegyzetelő az idővel együtt rögzíti a jegyzeteket. Valójában az “értekezleti jegyzőkönyveknek” egyáltalán semmi közük az időhöz.

A szó valójában a latin “minuta scriptura” szóból származik, ami “kis jegyzeteket” jelent. Így az értekezleti jegyzőkönyv készítése lényegében azt jelenti, hogy az értekezletet a legfontosabb pontokra sűrítjük. Egyes források szerint először a 18. század elején használták ebben az értelemben.

Mire szolgál az értekezleti jegyzőkönyv?

Egyedi esetekben az értekezleti jegyzőkönyv készítését törvény írhatja elő, például az alkalmazottakkal folytatott fegyelmi tárgyalások vagy jogi viták során. A legtöbb esetben azonban teljesen Öntől függ, hogy készít-e jegyzőkönyvet.

Íme, miért érdemes jegyzőkönyvet készíteni.

• A jegyzőkönyvek írásban rögzítik, hogy miről állapodtak meg a megbeszélésen, és közös megegyezést hoznak létre az eredményekről. Fontos információforrás, amely lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy elgondolkodjanak a történtekről. Az írásos feljegyzés a legjobb módja annak, hogy elkerüljük a félreértéseket, amelyek abból adódnak, hogy az emberek különbözőképpen emlékeznek az értekezletre.

• A jegyzőkönyvek értesítik az embereket a rájuk bízott feladatokról, és egyértelmű időbeosztást hoznak létre, hogy mindenki a pályán maradjon. Egyértelművé teszik, hogy mik a következő lépések, és ki miért felelős, így biztosítva, hogy egyetlen cselekvési pontról sem feledkeznek meg.

• Azok a tagok számára, akik nem tudtak részt venni a megbeszélésen, információforrásként szolgálnak. Segítenek más érdekeltek tájékoztatásában is, például ha az értekezlet eredményei hatással vannak a vállalaton belüli együttműködésre, csapatközi tevékenységekre vagy projektekre.

• A résztvevők számára lehetővé teszik, hogy visszamenjenek és újra átnézzék a döntésekhez vezető kulcsfontosságú ötleteket és vitapontokat. Egyértelmű feljegyzés nélkül könnyen elfelejthető, hogy miért született egy bizonyos döntés. A legrosszabb esetben előfordulhat, hogy meg kell ismételni a megbeszélést, és ugyanazokat a megbeszéléseket kell újra lefolytatni.”

Hogyan készítsen hatékonyan tárgyalási jegyzőkönyvet

A jegyzőkönyvet könnyen hozzáférhetővé kell tenni

A múltban a jegyzőkönyveket e-mail mellékletként osztották meg a résztvevőkkel. Néhány vállalat még mindig ugyanígy terjeszti az értekezleti jegyzeteket. Ennek a megközelítésnek azonban számos hátulütője van. Az értekezleti jegyzeteket nehéz rendszerezni, és könnyen elveszhetnek a postaládában. A résztvevők hozzájárulásának megszerzése és a jegyzőkönyv felülvizsgálata többszörös e-mail-hurkot igényel. Nincs egyszerű módja a kiosztott feladatok nyomon követésének.

Ma már a legtöbb vállalatnak jobb eszközök állnak rendelkezésére. A belső wikieszközök, például a Nuclino lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy sokkal hatékonyabban szervezzék meg és dolgozzanak együtt a jegyzőkönyveiken:

• Minden feljegyzés valós időben, közösen szerkeszthető.

• A releváns feljegyzések a keresési funkció segítségével azonnal megtalálhatók.

• Az érintettek könnyen hagyhatnak megjegyzéseket és visszajelzéseket.

• A kapcsolódó tárgyalási jegyzőkönyvek összekapcsolhatók és hierarchikusan rendezhetők.

Készítse el előre a tárgyalási napirendet

A gyakran elhanyagolt tárgyalási napirend az egyik legjobb módja annak, hogy biztosítsa a koncentrációt és megelőzze a terméketlen tárgyalásokat. Meghatározza az értekezlet ütemét, és időgazdálkodási eszközként működik. Emellett vázlatként is szolgál a jegyzőkönyv megírásakor.

Rögzítse a jelenlétet

Tartalmazza a jelenlévők és a hiányzók listáját, és az értekezlet után ossza meg velük a jegyzőkönyvet. Ha olyan eszközt használ, mint a Nuclino, akkor egyszerűen @-említse meg a résztvevőket, küldjön nekik egy alkalmazáson belüli értesítést, és ossza meg velük a dokumentumot.

Kövesse a világos struktúrát

A megbeszélés napirendjét vázlatként használva világos kategóriákba sorolja a jegyzeteit, például a vitapontok, a meghozott döntések, valamint a feladatok és a következő lépések között. Hozzon létre egy tárgyalási jegyzőkönyvsablont, és következetesen kövesse azt.

Kérje meg a résztvevőket, hogy nézzék át

Győződjön meg arról, hogy a jegyzőkönyve teljes és pontos, kérje meg a többi résztvevőt, hogy nézzék át. A Nuclino programban könnyen megoszthatják a hozzászólásukat, ha megjegyzést hagynak.

Megosztás az összes érintett féllel

A megbeszélés után ossza meg a jegyzőkönyvet mindenkivel, aki fontosnak találhatja azt (még akkor is, ha nem vett részt rajta). Győződjön meg róla, hogy mindenki, aki feladatot kapott, tisztában van a következő lépésekkel és a határidőkkel, amelyeken belül el kell végeznie azokat.

Megbeszélési jegyzőkönyv sablonok & példák

A megbeszéléstől függően a jegyzőkönyv nagyon különbözően nézhet ki. Lehet nagyon hosszú és hivatalos, vagy nagyon rövid és egyszerű. Íme néhány tárgyalási jegyzőkönyv sablon és példa különböző alkalmakra.

Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei

A vezetői értekezletek jellemzően a stratégiai tervezésre és a KPI-értékelésekre összpontosítanak, és a jegyzőkönyvek általában hosszabbak és hivatalosabbak. Íme egy példa:

Heti állapotfrissítés

Fontos megjegyezni, hogy mivel egyre több vállalat alkalmazza a távmunkát, sok értekezletet már aszinkron módon tartanak. Különösen gyakorivá válik az állapotfrissítő értekezletek esetében, ahol a cél inkább az információmegosztás, mint a kerekasztalszerű megbeszélés.

Ebben az esetben a jegyzőkönyvek készítése még kritikusabbá válik, lényegében helyettesítve a tényleges fizikai megbeszélést. A heti állapotfrissítések és a sprintek visszatekintő megbeszélései gyakori példák.

A nap végén már csak Önön múlik, hogy megtalálja azt a formátumot, amely Önnek és a csapatának a legjobban megfelel. Az értekezleti jegyzőkönyvek esetében nincs egyféleképpen alkalmazható megoldás, de reméljük, hogy ezeket a példákat inspirációként használhatja saját jegyzeteihez.

Nuclino: A csapata egyetlen igazságforrása

A Nuclino egy egységes munkaterület, amely segít a csapata összes munkájának egy helyen történő rendszerezésében. Ahelyett, hogy a fájlok és mappák káoszában kotorászik, és végtelen értekezletekben és értesítésekben fuldoklik, a Nuclino lehetővé teszi csapata számára, hogy kitörjön a silókból, és átgondoltabban működjön együtt.

• Elkészíthet valós idejű közös dokumentumokat minden témához vagy projekthez, és a kapcsolódó dokumentumok összekapcsolásával könnyen rendszerezheti őket.

• Kommunikáljon átgondolt, hosszú írásokon keresztül, és vesztegessen kevesebb időt lélekölő értekezletekre és kaotikus Slack-csatornákra.

• Direkt módon ágyazhat be prezentációkat, táblázatokat, terveket és egyéb fájlokat, és minden projekteszközét elérhetővé és szinkronban tarthatja.

• Létrehozhat egy központi tudásbázist, amely átláthatóságot biztosít a csapatának minden fontos dolog körül, és véget vet az ismétlődő kérdéseknek.

Próbálja ki most