Venngage
Mindannyian mindent megteszünk a boldog és egészséges munkaerő biztosítása érdekében. Ezért egy tökéletes világban soha nem kellene incidensjelentést készítenünk.
De mivel incidensek előfordulnak, sosem árt felkészülni minden helyzetre – különösen a váratlanra.
Kisvállalkozók, humánerőforrás-csapatok és munkahelyi vészhelyzeti elsősegélynyújtók: ez a cikk Önnek szól!
Ezzel a lépésről lépésre követhető útmutatóval megosztjuk a legfontosabb tippjeinket az incidensjelentések elkészítéséhez, amelyek segítenek a hatékony vizsgálatok elvégzésében és abban, hogy hasonló (vagy súlyosabb) incidensek ne ismétlődhessenek meg. A munka elvégzéséhez a legjobb sablonjainkat is mellékeljük.
Tartalomjegyzék:
- Mi az incidensjelentés?
- Baleseti jelentés példák, Sablonok és tervezési tippek
- Egyszerű incidensjelentés sablon
- COVID-19 Alkalmazotti incidensjelentés sablonok
- Hogyan írjunk incidensjelentést
Úgy használjuk ezt az ingyenes sablont
Az ebben a bejegyzésben található összes sablon testre szabható az egyszerű online incidensjelentés-készítő eszközünk segítségével. A regisztráció ingyenes, sok sablonunk használata is ingyenes.
Mi az incidensjelentés?
Az incidensjelentés egy olyan nyomtatvány, amely minden munkahelyi megbetegedést, sérülést, közeli balesetet és balesetet dokumentál. Az eseményjelentést az esemény bekövetkezésekor kell kitölteni, függetlenül attól, hogy a sérülés milyen csekély mértékű.
Itt egy példa:
HASZNÁLJA EZT AZ INGYENES TEMPLÁTUMOT
Minden olyan betegséget vagy sérülést fel kell jegyezni, amely befolyásolja a munkavállaló munkaképességét. A törvény által előírt, a munkahelyére vonatkozó szövetségi vagy tartományi jogszabályoktól függően változik, hogy mit kell feltüntetni a baleseti jelentésben.
Ha nem biztos benne, további részletekért tekintse meg a kormány weboldalát. Bizonyos esetekben vannak kivételek, amelyek mentesíthetik a kisvállalkozásokat az ilyen jogszabályok betartása alól.
HASZNÁLJA EZT A JELENTÉSI TEMPLÁTUMOT
Baleseti jelentés példák és tervezési tippek
Itt talál néhány példát az incidensjelentésekre, hogy segítsük az elindulást. Néhány jelentéstervezési tippet is mellékeltem, hogy segítsek az információk hatékony bemutatásában. Van egy átfogó útmutatónk is az általános jelentéstervezésről, ha szeretne egy kicsit mélyebbre ásni a témában.
Beépítse a márkaépítést a jelentéstervezésbe
Mint minden olyan dokumentum esetében, amelyet a vállalkozása számára készít, jó gyakorlat, hogy a márkaépítést beépítse az incidensjelentésekbe. (Psst-Venngage Brand Kit funkciója megkönnyíti a márkaépítés hozzáadását egyetlen kattintással!)
Vegye bele a márka színeit a tervezésbe. Ezt úgy teheti meg, hogy a jelentés fejlécében, láblécében, oldalsávjában és bármely vizuális elemben használja őket.
A márkaszíneidet használhatod az eseményjelentés hátterében:
EZEKET A BESZÁMOLÁSI TEMPLÁTOKAT HASZNÁLD
A logódat is beépítheted, mint például ebben az eseményjelentési sablonban:
USE THIS REPORT TEMPLATE
Rendezze az információkat szakaszokba dobozok segítségével
Az információk minél jobb olvashatósága érdekében szervezze azokat szakaszokba. Ennek egyik legegyszerűbb módja a dobozok használata.
Nézze meg például, hogy ezek az incidensjelentés-sablonok hogyan használnak dobozokat az információk tagolásához:
EZ A BESZÁMOLÁSI TEMPLAT
Ez az incidensjelentés-példa is téglalapokat használ a szakaszcímek jelölésére:
USE THIS REPORT TEMPLATE
Color code the sections of your incident report
A színek nem csak arra jók, hogy érdekesebbé tegyék a jelentések, prezentációk és diagramok látványát. A színeket a jelentés szakaszainak rendszerezésére és a kulcsfontosságú információkra való figyelemfelhívásra is használhatja.
A színek tervezésben való használatára vonatkozó további tippekért olvassa el a hatékony kommunikációhoz szükséges színek kiválasztásáról szóló útmutatónkat.
EZ A BESZÁMOLÁSI TEMPLÁTUM HASZNÁLATA
EZ A BESZÁMOLÁSI TEMPLÁTUM HASZNÁLATA
Vizuális fejlécet adhat az incidensjelentéséhez
A vállalati márkaépítés részeként vizuális fejlécet adhat a jelentéséhez. Ez az incidensjelentés-sablon például egy semleges fotót használ egy színszűrővel, hogy professzionális fejlécet hozzon létre:
EZ A BESZÁMLÓSABLAP TEMPLATE
A Venngage programban ezt úgy teheti meg, hogy egy fényképet színes háttérre helyez, és beállítja a fénykép átlátszatlanságát:
Az oldalsávoknál is használhatja ugyanezt a hatást:
Ezzel a jelentésmintával
Készítsen egy formanyomtatványmintát, amelyet példaként kínálhat a hírcsapat tagjainak
Ha személyzeti átállás történik, vagy ha valami olyasmi történik, amikor az eseményjelentésekért felelős személy távol van, nagyon fontos, hogy legyen egy dokumentált folyamat. Ez biztosítja, hogy ha valaki a helyére kerül, megfelelően ki tudja tölteni az incidensjelentést.
Az is hasznos lehet, ha rövid leírást adunk arról, hogy az egyes mezőkben milyen típusú információkat kell feltüntetni. Nézze meg, hogy ez az incidensjelentési példa milyen rövid szöveget kínál a kitöltő személy számára:
EZ A BESZÁMOLÁSI TEMPLÁTUM HASZNÁLATA
Ikonok használata a fogalmak vizualizálására
Az ikonok kis, kompakt vizuális elemek, amelyekkel megerősítheti a jelentésekben szereplő információkat. Használhatja őket arra is, hogy felhívja a figyelmet bizonyos mezőkre és fontos információkra.
Ez az incidensjelentés-sablon például ikonokat használ az egyes mezők céljának jelölésére:
EZ A BESZÁMLÓMINTATERV
EZ A BESZÁMLÓMINTATERV
Hogyan írjon incidensjelentést
Az incidensek kivizsgálására fontos rendszeres módszert kialakítani.
Az is ugyanilyen fontos, hogy olyan jelentést készítsen, amely lehetővé teszi az incidens minden lényeges szempontjának rögzítését – ez az alapvető első lépés az incidensek jelentési folyamatában.
Az incidensjelentő űrlap elkészítése után:
- Tényfeltárással kezdheti a vizsgálatot
- A vizsgálatot pedig azzal fejezheti be, hogy ajánlásokat határoz meg mind az incidens súlyosságának fokozódását, mind a megismétlődés lehetőségét megelőzendő.
Az eseményekről szóló jelentések megírásához kövesse az alábbiakban leírt alapvető formátumot.
HASZNÁLJA EZT AZ INFOGRAFIKUS TEMPLÁTUMOT
Tegyen azonnali intézkedéseket
A szervezet dolgozóinak azonnal értesíteniük kell a vezetőjüket vagy a vállalat vezetői bizottságának más tagját, amint az esemény bekövetkezik – függetlenül az esemény jellegétől (legyen az baleset, betegség, sérülés vagy közeli baleset).
Ezzel együtt világosan meg kell határozni a kommunikációs csatornákat, hogy népszerűsítsék az ilyen helyzetekben jelentkező alkalmazottak gyakorlatát és ennek fontosságát.
Amikor az eseményt jelentették, a vezetőségi tag első feladata annak biztosítása, hogy szükség esetén megfelelő kezelést kapjanak az esemény által érintettek.
Ezzel kapcsolatban: ha a veszély továbbra is fennáll, akkor annak a vezetőnek, akinek az eseményt jelentették, meg kell szüntetnie a veszélyt annak ellenőrzésével. Minden vállalatnak rendelkeznie kell egy meghatározott eljárással ennek megvalósítására, amely a munka jellegén alapul.
Például, ha volt egy kiömlés, amely esést okozott. Ön ellátná az áldozatot, és haladéktalanul feltörölné a kiömlött folyadékot, és egy táblával azonosítaná a területet, mint veszélyforrást.
Tények összegyűjtése
Amikor az azonnali intézkedést, beleértve az eseményre való reagálást és a veszély környezetből való eltávolítását, elvégezték, itt az ideje meghatározni és rögzíteni az eseménnyel kapcsolatos tényeket.
HASZNÁLJA EZT A SZOCIÁLIS MÉDIA TEMPLÁTÁT
Az eseményhez kapcsolódó tények a következők:
Az alapok
Az incidens konkrét helyének, időpontjának és dátumának azonosítása. Ez az információ alapvető fontosságú a nyomozás szempontjából, és a legkézenfekvőbb, amit össze kell gyűjteni.
Az érintettek
Gyűjtse össze az érintettek és/vagy az incidens által érintettek adatait. Ez magában foglalja az érintett személy(ek) nevének (neveinek), munkakörének (munkaköreinek), a részleg(ek)nek, ahol tevékenykednek, az érintettek vezetőjének (vezetőinek) rögzítését.
A szemtanúk
Az esemény szemtanúival beszéljen, hogy összegyűjtse a szemléletüket az eseményről. A lehető legrészletesebben és legpontosabban rögzítse vallomásaikat a formanyomtatványon.
A pontosság biztosítása érdekében a legjobb gyakorlat, ha a tanúval együtt átnézi a feljegyzéseket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy egyetértenek azzal, ahogyan az eseményt a jelentésben ábrázolják. Az is fontos, hogy a jelentésben szerepeljen a tanúk neve(i), arra az esetre, ha további kihallgatásra lenne szükség.
A kontextus
Megfontolja és dokumentálja az eseményt megelőző eseményeket. Kérdezze meg:
- Mit csinált a munkavállaló?
- Ki kérte őket a feladat elvégzésére? Hogyan érezte magát a munkavállaló az incidens előtt? …stb.
Nagyon fontos azonosítani, hogy mely tényezők voltak az incidens következményei, és mely tényezők voltak jelen az incidenst megelőzően, amelyek potenciálisan hozzájárulhattak az incidens bekövetkezéséhez.
A cselekvések
A jelentésben meg kell határozni az érintettek cselekvéseit az incidens idején. Mit tett a munkavállaló, ami az incidenshez vezetett?
Ha például egy munkavállalónak megsérült a háta, amikor egy dobozt emelt fel a munkahelyén, fontos meghatározni, hogyan emelte fel a munkavállaló a dobozt, hogy eldönthessük, ez hozzájárult-e a sérüléshez. Ha igen, akkor kérdezze meg, hogy a munkavállalót megfelelően kiképezték-e erre a feladatra, és ki vagy milyen forrásból?
A környezet
Az eseményhez hozzájáruló környezeti feltételek azonosítása és rögzítése. Nem volt megfelelő a megvilágítás? Nem működött megfelelően egy berendezés? Káprázás vagy vakfolt akadályozta a dolgozók látását? stb.
A sérülések
Rögzítse a jelentésben a konkrét sérülések részletes leírását, és értékelje azok súlyosságát. A leírásnak tartalmaznia kell a sérült testrész(ek)et, a sérülések jellegét és mértékét.
A kezelés
Az eseményről szóló jelentésben fontos dokumentálni az elismert sérülésekkel kapcsolatban alkalmazott kezelés típusát is. Ezt az információt azért fontos dokumentálni, hogy az esemény sajátosságainak áttekintésekor megértsük, hogyan épül fel a munkavállaló.
A károk
Feljegyezze az esemény által érintett berendezésekben, anyagokban stb. keletkezett károkat. Ez hasznos lesz, ha az esemény elemzése során visszautalunk rá, hogy megfontolhassuk mind a korrekciós intézkedési tervet, mind annak meghatározását, hogy milyen elemeket kell kijavítani vagy kicserélni.
3. Elemzés és reflexió
Az esemény bekövetkezésével kapcsolatos tények összegyűjtése és rögzítése segít annak meghatározásában, hogyan történt az esemény. Az incidenssel kapcsolatos összegyűjtött tények elemzése segít annak meghatározásában, hogy miért történt az incidens.
A hatékony korrekciós intézkedési terv kidolgozásához elengedhetetlen, hogy elemezzük és meghatározzuk, hogyan és miért történt az incidens.
A munkahelyen bekövetkezett balesetek vagy sérülések lehetséges okai a következők lehetnek:
- Fő okok (például egy sótlan jégfolt egy lépcsőn, amely megcsúszást és esést okozott).
- Másodlagos okok (például: a munkavállaló nem viselt megfelelő egyéni védőfelszerelést, például kemény sisakot vagy szemüveget).
- Egyéb hozzájáruló okok (például: kiégett izzó a területen, ami rossz látási viszonyokat okozott).
EZ A SZOCIÁLIS MÉDIA TEMPLÁTUM HASZNÁLATA
Korrekciós intézkedési terv készítése
A korrekciós intézkedési terv ajánlásokat tartalmazna a probléma folytatódásának és/vagy az esemény megismétlődésének lehetőségét csökkentő eszközként. Az ajánlások az eseményről szóló jelentésben összegyűjtött és dokumentált tények hatékony elemzéséből származnának.
A hatékony korrekciós intézkedési terv elemei a következők lehetnek:
- Munkahelyi egészségvédelem & Biztonsági képzés a munkavállalók számára
- Megelőző rutinkarbantartási folyamatok, amelyek biztosítják a berendezések megfelelő működési állapotát
- A munkahelyi gyakorlatok és eljárások felülvizsgálata a változtatási javaslatokkal. az események kockázatának csökkentése érdekében
- Munkahelyi veszélyelemzés elvégzése annak megállapítására, hogy a feladathoz és/vagy a környezethez kapcsolódnak-e egyéb potenciális veszélyek, majd az értékelés megállapításai alapján a munkavállalók képzése ezekkel a veszélyekkel kapcsolatban
- Mérnökség, berendezések vagy egyéni védőeszközök módosítása/fejlesztése annak érdekében, hogy a feladat vagy az említett feladat elvégzésének folyamata kisebb kockázatot jelentsen
EZEK A SZOCIÁLIS MÉDIA TEMPLÁTOK HASZNÁLATA
Baleseti jelentés példák
COVID.19 Alkalmazotti incidensjelentés sablon
HASZNÁLJUK EZT A TEMPLATE-t
Kék egészségügyi dolgozói kritikus incidensjelentés sablon
HASZNÁLJUK EZT A TEMPLATE-t
Következtetés
Bár a váratlan eseményekre felkészülni gyakran nehéz, a megelőző intézkedések a boldog és egészséges munkakörnyezet fenntartásának sarokkövei saját maga és munkatársai számára.
A baleseti jelentések nemcsak egy meghatározó darabja bármely vállalat balesetreagálási protokolljának, hanem eszközt biztosítanak az ismétlődő balesetek elkerülésére és/vagy a változás ösztönzésére.
Ezért alapvető fontosságú, hogy egy releváns és átfogó incidensjelentő nyomtatványt készítsenek elő és tartsanak kéznél minden felmerülő incidensre. Ha betartja a joghatósága jogszabályait, és figyelembe veszi a fent előírt négy összetevőt, akkor jól felkészült lesz az incidensek hatékony kezelésére.
A munkahelyi incidensekre való időbeni és részletorientált reagálás hatása nem csak a biztonságos munkahelyet biztosítja, hanem: