IRS Law Blog
Omdat ik vaak cliënten help bij het afronden van IRS audits wanneer hun administratie te wensen overlaat, vond ik het tijd om deze vraag te beantwoorden:
Ik heb een brief ontvangen voor een ontmoeting met een auditor van de IRS om mijn belasting over 2005-2007 te controleren. Er is meerdere keren in mijn huis ingebroken en ik heb geen enkel papierwerk om aftrekposten aan te tonen. Mijn computer werd de eerste keer ook meegenomen, en ik heb een politierapport ingevuld. Wat gebeurt er als ik niet naar de controle ga, of als ik zonder iets kom te zitten?
Er worden hier veel zaken aan de orde gesteld, die allemaal belangrijk zijn.
1. Slechte dossiers/verloren dossiers voor de audit. Natuurlijk is het voor een IRS-audit het beste om een perfecte administratie te hebben. Er zijn maar weinig mensen die dat hebben. En dat is, geloof het of niet, niet erg.
Er is een welbekende zaak van het Amerikaanse Hof van Belastingen die het mogelijk maakt uitgaven te reconstrueren wanneer er geen directe administratie bestaat. De zaak is Cohan v. Commissioner, 39 F. 2d 540 (2d Cir. 1930). Cohan heeft een regel vastgesteld die het mogelijk maakt schattingen te maken van betaalde uitgaven wanneer er geen direct bewijs bestaat. Om de schatting te kunnen maken, moet worden aangetoond dat de uitgaven werkelijk zijn gedaan. Hier volgt een voorbeeld uit de praktijk:
Over-the-road vrachtwagenchauffeur vervoert meubelen voor particulieren die naar het buitenland verhuizen. Hij sluit in elke stad onderaannemingscontracten met arbeiders voor het in- en uitladen van de persoonlijke bezittingen van zijn klanten. Hij kan de meubels niet zelf laden en lossen. Maar hij betaalt contant, geen kwitanties. Meer dan 80.000 dollar aan uitgaven hiervoor werden door de belastingdienst in twijfel getrokken, een aanzienlijk bedrag.
Als uitgangspunt wisten we dat hij de kosten had gemaakt – bankstellen en koelkasten verplaatsen zich niet vanzelf. Dus maakten we van zijn reisverslag en kalender elke klus die hij deed. Hij wist dat als hij 10.000 pond meubilair verplaatste, het twee mannen in totaal 8 uur zou kosten om de klus te klaren, en het gangbare tarief was $ 150/dag. Hij maakte een spreadsheet voor elke dag, met de stad waar hij was, zijn herinnering van het gewicht van de lading, hoeveel mannen hij gebruikte en de tijd die het kostte om de klus te klaren.
Dit kostte wat werk, maar er stond een aftrek van $80.000 op het spel.
De IRS stond alles toe wat hij opnieuw had gemaakt. We waren in staat om vast te stellen dat de bedragen daadwerkelijk waren betaald, en er werd een betrouwbare methode gebruikt om dat te bewijzen.
Ik heb soortgelijke gevallen gehad, bijvoorbeeld voor een eigenaar van een hoveniersbedrijf, die zijn onderaannemers contant betaalde en geen kwitanties bijhield. Die gazons werden niet zelf gemaaid. Opdrachten en klanten werden nagebootst, met vermelding van het aantal arbeiders dat per opdracht werd ingezet. Deze Cohan-methode voor het reconstrueren van uitgaven is toegepast om de belastingdienst andere uitgaven te laten toestaan, zoals bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen, of zakelijke kilometers die door een makelaar worden gereden (reconstructie van een logboek met afgelegde kilometers). Cohan is een belangrijke regel die moet worden gebruikt om een hard resultaat te verzachten in gevallen waarin geen perfecte administratie bestaat om uitgaven te bewijzen die duidelijk zijn betaald.
2. Begrijp met wie u te maken hebt. Controleurs van de Belastingdienst hebben soms een zeer beperkte kijk op bewijsvoering. Maar als u het bij de controle niet eens kunt worden, hebt u het recht om in beroep te gaan of naar de U.S. Tax Court te stappen. In beroep is er een bredere kijk op uw zaak. De vraag die beroepsambtenaren zich stellen is: “Als deze zaak voor de rechter komt, wat zou er dan gebeuren? Als u kunt getuigen dat er een redelijke basis is voor de gemaakte kosten, zullen beroepsinstanties waarschijnlijk een deel van de kosten toestaan. De beroepsinstanties proberen na te bootsen wat een rechter bij de belastingrechter zou doen. Accountants staan vaak te ver af van die realiteit, en staan meestal niet genoeg speelruimte toe. Zie mijn eerdere post “Tax Court – proving a level playing field in audits.”
3. Negeer de audit niet. Als u dat doet, zal de IRS u een zogenaamde “Notice of Deficiency” sturen. Dit is uw bericht dat de IRS een “tekortkoming” in uw belastingen heeft gevonden, en berekent de belasting, rente en boetes die zij in rekening brengen. Als u dit bericht negeert, wordt het bedrag definitief en begint de IRS met de inning. Neem deel aan de controle, voor zover u kunt vaststellen of de controleur openstaat voor toepassing van de Cohan-regel (dat zou het geval moeten zijn). Als de controle niet in uw voordeel uitvalt, maak dan gebruik van uw recht op een hoorzitting in beroep, en zo nodig op een herziening van uw uitgaven door de Tax Court. Als u daar recht op hebt, krijgt u kosten ter hoogte van uw geloofwaardigheid.
Als u de kosten hebt gemaakt, loop dan niet weg voor de audit. Er zijn methoden om de uitgaven te reconstrueren en tot het juiste resultaat te komen.