6 Email Scripts per sfornare la perfetta email di follow up ad un cliente
Se sei un freelance, un imprenditore o un piccolo imprenditore, lavorare con i clienti può essere una delle parti più difficili del tuo lavoro. Questo è particolarmente vero quando questi clienti diventano misteriosamente insensibili. Quando questo accade, dovrai essere vigile nell’inviare un’email di follow-up. Ed è qui che entrano in gioco alcuni pratici script di email.
Se scritto con un po’ di pensiero e lungimiranza, la giusta email di follow up può produrre risultati rapidi.
Se non sei sicuro di come farlo, non preoccuparti! Vedere alcuni esempi e capire come (e perché) funzionano è di solito tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare ad usare questa tattica in modo efficace nel tuo business.
In questo post, introdurremo sei situazioni comuni che coinvolgono clienti che non rispondono.
Per ognuna, forniremo un esempio di email di follow up, e spiegheremo perché è probabile che produca risultati.
Script e modelli di email:
👉 1. Follow up dopo l’invio di una proposta
👉 2. Promemoria che stai aspettando una risposta
👉 3. Sollecitazione per un nuovo lavoro
👉 4. Toccare la base dopo un po’ di inattività
👉 5. Richiesta di un pagamento scaduto
👉 6. L’email finale
Perché vale la pena progettare un’email di follow-up formulata con cura
Quando si tratta di creare script di email, vale la pena progettare con cura il tuo tempo. Un’e-mail inviata frettolosamente può fare più male che bene, quindi vorrai essere strategico.
Questo comporta una serie di considerazioni. Vorrai pensare all’azione che vorresti che il destinatario facesse, e come puoi incoraggiarlo delicatamente (ma fermamente) in quella direzione. Inoltre, è vitale prestare attenzione ad ogni singola parola che usi. Il tono e l’intento contano tanto quanto il contenuto – specialmente quando si ha a che fare con un cliente difficile o poco reattivo.
Scrivere degli script di email solide che danno risultati richiede pratica. Tuttavia, per iniziare, presenteremo una serie di esempi che puoi usare e da cui puoi imparare.
Abbiamo lavorato con un sacco di clienti difficili e difficili da contattare nel corso degli anni, e quello che segue sono i tipi di email che abbiamo trovato funzionare meglio.
Sei email script che puoi usare per seguire i clienti che non rispondono
Diamo ora uno sguardo ai sei script stessi! Usando (e forse modificando leggermente) queste email, puoi aumentare notevolmente le tue possibilità di creare connessioni di successo.
Non sono in ordine di importanza o rilevanza, quindi sei libero di immergerti in quella che ti piace di più!
Segui dopo l’invio di una proposta
Poche cose sono più frustranti che inviare una proposta dettagliata per un nuovo progetto e non ricevere risposta. Sei pronto e in attesa di iniziare, e ogni giorno di ritardo significa un giorno in più che dovrai aspettare per il pagamento una volta che il progetto si è concluso.
La buona notizia è che una mancanza di risposta ad una proposta raramente significa che il cliente non è soddisfatto o non vuole andare avanti. Al contrario, di solito te lo faranno sapere subito. Invece, spesso scoprirete che sono stati troppo occupati per pensarci, o anche per leggere completamente la vostra e-mail.
Nelle parole di Mercedes Cardona di OMH Communications:
Tutti ricevono ogni giorno molte più e-mail di quante ne possano leggere, e tutti noi stiamo eliminando lo spam in modo aggressivo. A volte, una pista utile viene buttata via per errore – succede.
Anche così, vorrai certamente seguire questo cliente. Hai bisogno di rimanere in prima linea nelle loro menti, e ricordargli di prendere del tempo dalla loro agenda per dare alla tua proposta l’attenzione che merita. Di solito, una leggera spinta è tutto ciò che serve:
Ciao, mi chiedevo se hai già avuto la possibilità di guardare la nostra proposta più recente. Siamo ansiosi di sentire i tuoi pensieri e di iniziare questo progetto! Per favore fatemi sapere se avete qualche domanda riguardo alle specifiche della proposta (come delineato nella mia precedente email).
Questo messaggio si apre con un cortese riconoscimento di quanto il cliente sia occupato, e che capite che potrebbe non essere stato in grado di dare un’occhiata approfondita alla vostra proposta. Poi, ricorda loro brevemente l’obiettivo della proposta, così non devono tornare all’email precedente per orientarsi.
Il secondo paragrafo è l’elemento cruciale qui. È una buona idea far sapere al cliente che sei entusiasta del progetto (anche se ti senti frustrato). Questo entusiasmo può essere la spinta di cui hanno bisogno. Inoltre, sollecitando domande, stai dicendo loro che non hanno bisogno di approvare o rifiutare immediatamente la tua proposta, ma che sono liberi di esprimere qualsiasi domanda o preoccupazione che possono avere a riguardo prima.
Ovviamente, vorrai chiudere l’email di follow-up con la tua frase preferita e il tuo nome. Inoltre, si dovrebbe evitare una terminologia come “non c’è fretta” in questo tipo di messaggio. Mentre vuoi rimanere educato e premuroso, vuoi anche incoraggiare il cliente ad agire il più presto possibile (il tuo conto in banca dipende da questo!).
Ricordo che stai aspettando una risposta
Questa potrebbe essere la situazione più comune in cui ti trovi quando hai a che fare con clienti che non rispondono. Sei nel mezzo di un qualche tipo di progetto, e non puoi procedere oltre finché il cliente non risponde a una domanda chiave o fornisce una particolare risorsa. Eppure ti ritrovi in silenzio radio.
Seguire prontamente in questa situazione è nell’interesse sia tuo che del tuo cliente. Dopo tutto, entrambi volete che il progetto vada avanti senza problemi ed evitate di perdere tempo. Come nello scenario precedente, è molto probabile che il cliente abbia visto la tua email, ma l’abbia dimenticata o l’abbia segnata per occuparsene più tardi.
Questa email di follow up può essere inviata ovunque da pochi giorni a una settimana dopo la comunicazione precedente, a seconda dell’urgenza del progetto:
Ciao, volevo seguire e vedere se hai avuto la possibilità di rivedere la mia precedente email. Come ho detto, una volta che abbiamo la tua risposta, saremo in grado di procedere immediatamente alla prossima fase del progetto. Fammi sapere se posso fornire ulteriori chiarimenti su ciò di cui abbiamo bisogno!
Il primo paragrafo è strutturato in modo simile al nostro ultimo esempio, il che è voluto. Anche qui, è importante riconoscere quanto il cliente sia occupato, ed evitare qualsiasi aria di impazienza o frustrazione.
Inoltre, ricordandogli brevemente la tua richiesta gli fai sapere esattamente cosa stai cercando. Allo stesso tempo, non vuoi essere troppo dettagliato qui, poiché il cliente può semplicemente tornare all’email precedente per leggere la tua richiesta completa.
La frase successiva è progettata per far sapere al cliente (educatamente) l’importanza di questo particolare messaggio. In altre parole, potrebbero non essersi resi conto che la mancanza di risposta ha portato ad un blocco stradale da parte tua.
Poi, l’offerta di fornire chiarimenti avvolge questa breve email di follow up, rendendo chiaro che sei pronto e in attesa di discutere qualsiasi cosa non chiara nel tuo messaggio originale (ritardando così la loro risposta).
Sollecitazione per nuovo lavoro
Stare in stretta comunicazione con i tuoi clienti è sempre importante. Tuttavia, non è mai più essenziale che subito dopo la fine di un progetto. È fin troppo facile per un cliente dimenticarsi di te e passare alla prossima cosa a questo punto – che è l’ultima cosa che vuoi.
Pertanto, se hai finito un progetto per un particolare cliente e non hai sentito nulla da loro per un po’, vorrai inviare una richiesta per un nuovo lavoro. L’approccio migliore per questa e-mail può variare un po’ a seconda delle circostanze specifiche, ma ecco un esempio di un messaggio efficace:
Ciao, come sai, abbiamo recentemente terminato . Speriamo che tu sia contento dei risultati! Siamo ansiosi di andare avanti con il prossimo progetto - ecco tutto ciò che richiederemo da te:- Una volta che abbiamo questa infrazione, possiamo passare alla fase successiva. Naturalmente, fatemi sapere se ci sono domande a cui posso rispondere.
Questa email di follow up si basa in qualche modo sul presupposto che sia voi che il vostro cliente siate a conoscenza del vostro solito processo, e che abbiate lavorato su più progetti in passato. Potrebbe aver bisogno di una piccola personalizzazione per riflettere il tipo di progetti a cui state lavorando, ma fornisce comunque una solida struttura.
Il primo paragrafo ha due scopi (oltre ad essere semplicemente un’introduzione all’email). Ricorda al cliente del progetto recentemente completato, e della loro (si spera) reazione positiva alla sua qualità. Ricordare che buon lavoro hai fatto in precedenza dovrebbe stuzzicare il loro appetito per altre cose simili.
Esprimere il tuo desiderio di iniziare è sempre un buon tocco. Tuttavia, la vera star dello spettacolo qui è l’elenco puntato di domande/richieste. Elencare ciò di cui hai bisogno dal cliente (invece di scriverlo tutto in forma di paragrafo) rende le tue richieste cristalline. Aumenta anche le possibilità di ottenere una risposta ad ogni specifica richiesta.
Avvolgi il tutto con una spinta in avanti e una richiesta per qualsiasi domanda che il cliente potrebbe avere, e hai una semplice ma efficace email di follow up tra le mani.
Toccare la base dopo un po’ di inattività
La precedente email di follow up riguardava il rimanere in contatto con il tuo cliente e cercare di atterrare progetti consecutivi uno dopo l’altro. Questo modello di email riguarda la riconnessione con un cliente dopo un lungo periodo di tempo.
In questa fase, non dovremmo dare per scontato che il cliente si ricordi esattamente chi siamo o che tipo di progetti abbiamo completato insieme in passato. Anche se una certa familiarità c’è, bisogna prima riaccenderla, per così dire.
Questo modello di email può aiutare in questo:
Ciao, ho preso nota nel mio calendario di contattarti proprio ora. Volevo solo ricordarti che l'ultimo progetto che abbiamo fatto insieme è stato... Volevo toccare la base e controllare se ci sono alcune opportunità di lavorare di nuovo insieme. Considerando quello che abbiamo fatto insieme in passato, penso che possiamo seguire le stesse orme lavorando su . Se vuoi qualche dettaglio in più su come potrebbe funzionare esattamente, fammelo sapere e ti manderò una proposta più approfondita e ti spiegherò tutto passo per passo.
Questo script di email di follow up raggiunge un paio di obiettivi:
- È di natura amichevole e si ricollega alla persona in modo naturale – non sembra forzato.
- Ricorda al cliente su cosa avete lavorato in passato e suggerisce anche che avete fatto più di un progetto insieme (se questo è il caso).
- Suggerisce un paio di idee pronte per progetti su cui potreste lavorare dopo.
Questo ultimo punto è particolarmente importante. Le persone sono occupate. Se puoi venire dai tuoi clienti e suggerire idee esatte che potresti eseguire per loro, aumenta le tue possibilità di ottenere l’accordo. Il fatto che tu abbia già una relazione consolidata aiuta in questo, poiché non devi più dimostrare che sei in grado di consegnare.
Richiesta di un pagamento in ritardo
Questo è un po’ difficile. Parlare di soldi può essere stressante, specialmente se sei un creativo che preferisce non avere nulla a che fare con l’elemento finanziario del business. Questo è ancora più pertinente quando si tratta di seguire un cliente difficile che è in ritardo con i pagamenti.
Prima di tutto, vorrai entrare in questa comunicazione il più educatamente possibile. Non insinuare che il cliente è negligente, o iniziare a fare minacce. Invece, procedete con il presupposto che il cliente ha semplicemente dimenticato di pagare. Anche se c’è un’altra ragione per la loro morosità, questo approccio può essenzialmente colpevolizzarli a tirare fuori il loro portafoglio:
Ciao, volevo toccare la base, e ricordarvi il pagamento dovuto il . Non abbiamo ancora ricevuto il suo pagamento. Potresti farci sapere quando possiamo aspettarci di riceverlo, per favore?
È meglio mantenere questo tipo di email di follow up breve e dolce. Non vuoi che il messaggio chiave venga trascurato. Inoltre, non c’è motivo di buttare un mucchio di qualificatori. Semplicemente ricordando loro che il pagamento è dovuto – educatamente – spesso fa il trucco. Tuttavia, vuoi dare loro tutte le informazioni pertinenti, come un numero di fattura e l’e-mail a cui è stata inviata originariamente. L’idea è di rendere il pagamento il più facile possibile.
Potete essenzialmente ripetere questa e-mail tutte le volte che lo ritenete necessario. Tuttavia, se ancora non ricevi una risposta, potresti aver bisogno di essere più energico. Ecco un’email di follow up che potresti inviare se non rispondono a qualche messaggio come quello sopra:
Ciao, non abbiamo ancora ricevuto il tuo pagamento per . Ci aspettiamo l'intero importo della fattura - - entro il , o dovremo potenzialmente riferire questo problema a un'agenzia di riscossione.
Questo è un messaggio fermo e diretto, che è appropriato per un cliente che sta sia mancando di pagare che di rispondere. Dare loro un promemoria dell’importo del pagamento e una nuova data di scadenza può finalmente spronarli ad agire.
Se no, potreste dover tagliare le vostre perdite con questo particolare cliente e considerare questa un’esperienza di apprendimento. Naturalmente, si può effettivamente assumere un’agenzia di raccolta per seguire per voi – ma il fastidio e le tasse coinvolte rendono questa un’opzione meno desiderabile a meno che la fattura dovuta sia molto grande.
L’email finale
Le precedenti email di follow up sono progettate per ottenere una risposta quando possibile. Tuttavia, a volte un cliente semplicemente se ne va in silenzio nonostante i tuoi sforzi.
Se hai inviato diversi messaggi ad un cliente e loro non rispondono (e non ti devono soldi), è il momento di inviare un’ultima email di follow up. Potrebbe essere qualcosa del genere:
Ciao, è passato un po' di tempo da quando abbiamo avuto tue notizie. A questo punto, dobbiamo presumere che le tue priorità siano cambiate, o che tu stia prendendo il tuo business in una direzione diversa. sentiti libero di contattarci in futuro se possiamo essere di ulteriore assistenza! È educato e comprensivo, per esempio, mostrando che tu non porti rancore al cliente per la sua mancanza di risposta. Anche se non li senti ora, vorrai mantenere la relazione su una nota il più possibile positiva.Inoltre, rendere chiaro che stai andando avanti in questo modo gioca sulla paura del cliente di perdersi (FOMO). Dovrebbero riconoscere che se vogliono continuare a beneficiare dei vostri servizi, dovranno agire rapidamente.
Infine, hai chiarito che sei aperto a qualsiasi comunicazione futura. Non è raro risentire improvvisamente un vecchio cliente mesi o anni dopo, quando le priorità e il personale sono cambiati. Chiudere la tua email in questo modo ti dà la migliore possibilità di ottenere una risposta.
Conclusione
Purtroppo, non c'è modo (ancora!) di raggiungere attraverso lo schermo del tuo computer e far rispondere il tuo cliente ad un messaggio cruciale. Tuttavia, l'invio di un'email di follow-up accuratamente elaborata può produrre i risultati che stai cercando, mantenendo la vostra relazione su una nota positiva.
In questo articolo, ti abbiamo presentato sei script di email che puoi usare per rincorrere i clienti che non rispondono:
- Follow-up dopo la presentazione di una proposta.
- Ricordo che sei in attesa di una risposta.
- Sollecitazione per un nuovo lavoro.
- Toccare la base dopo un lungo periodo di tempo.
- Richiesta di un pagamento in ritardo.
- L'email finale.
Hai mai avuto successo nel far parlare un cliente non reattivo? Dicci cosa hai fatto nella sezione commenti qui sotto!
Puoi anche controllare la nostra guida su come scegliere i migliori strumenti di automazione dell'email marketing.
Non dimenticare di partecipare al nostro corso intensivo per velocizzare il tuo sito WordPress. Con alcune semplici correzioni, puoi ridurre il tempo di caricamento anche del 50-80%:
VIDEO BONUS: Come creare una campagna email su WordPress usando MailPoet
