Accountability vs. Responsibility in Project Management
Mi ci è voluto un po’ di tempo nella mia carriera di project management per capire, e logicamente accettare il fatto, che nell’ambito del project management si deve avere una chiara valutazione della distinzione tra accountability e responsibility.
Il punto fondamentale che questa discussione cerca di affrontare è la questione di “quando e dove si ferma la responsabilità?”
E più specificamente, se dovessero sorgere dei problemi nel corso della consegna di un progetto, è il project manager che è per default colui che deve pagare il prezzo finale del fallimento o la questione è un po’ più complicata di così?
Riferimento al nostro post, “Che cos’è un Project Manager?” per alcune informazioni su cosa dovrebbe includere questo ruolo.
Esaminiamo il seguente semplice scenario:
Gestisci un grande progetto di integrazione che coinvolge 10 diversi gruppi tecnologici. Chiaramente non puoi essere intimamente familiare e pratico con ogni singolo aspetto del processo di integrazione.
Ovviamente, come molti altri project manager sostieni eroicamente che tutto ciò che accade nel tuo progetto è tua responsabilità, ma è davvero così?
C’è un punto in cui potrebbero accadere cose sotto il tuo controllo per le quali non puoi e non vuoi assumerti la responsabilità?
La differenza tra responsabilità e rendiconto
Così, qual è la differenza tra rendiconto e responsabilità?
Una ricerca nella letteratura evidenzia il fatto che non sembra esserci una definizione chiara e unanime per ciascuno di questi termini. Infatti, uno sguardo superficiale al dizionario.com dimostra chiaramente la confusione in cui la definizione di accountability è spiegata anche in termini di responsabilità, e viceversa.
In The Oz Principle: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability, gli autori suggeriscono che:
“La responsabilità può essere data, ma la responsabilità deve essere presa. In altre parole, la responsabilità può essere data o ricevuta, anche assunta, ma questo non garantisce automaticamente che la responsabilità personale venga presa. Il che significa che è possibile avere la responsabilità per qualcosa o qualcuno ma ancora non avere la responsabilità.”
Con questa interpretazione in mente si potrebbe dedurre che ogni persona del team di progetto potrebbe essere responsabile (per incarico) ma la sua responsabilità dipende dal suo livello di impegno e accettazione di tale responsabilità.
Non sono contento di questa definizione perché rende le cose un po’ sciolte. I project manager possono ottenere una “uscita di prigione” basata sull’argomento che il loro team non ha esercitato il diritto di accettare la responsabilità? Non mi sembra giusto, quindi dobbiamo scavare un po’ più a fondo.
La responsabilità vive al vertice di un’organizzazione?
Un buon documento riassuntivo di Michael L Smith e James Erwin, intitolato “Role & Responsibility Charting (RACI)” fornisce la svolta che stavo cercando.
Gli autori fanno la seguente eccellente osservazione:
I manager e i supervisori non sono responsabili di tutto nella loro organizzazione. I grafici di responsabilità assicurano che la responsabilità sia messa con la persona che può veramente essere responsabile di un lavoro specifico.
Spesso questo si traduce in responsabilità per le azioni che vengono spostate al livello più appropriato.
Questo è un punto importante. La responsabilità non vive necessariamente al vertice, ma piuttosto è posizionata al livello più appropriato, con la persona che può essere responsabile del lavoro.
Le definizioni definitive
Gli autori forniscono ulteriori elaborazioni sulle definizioni di responsabile e responsabile, come segue:
La persona responsabile è l’individuo che è in definitiva responsabile dell’attività o decisione. Questo include l’autorità “sì” o “no” e il potere di veto. Solo una persona responsabile può essere assegnata ad un’azione.
La persona responsabile è l’individuo(i) che effettivamente completa il compito. La persona responsabile è responsabile dell’azione/attuazione. La responsabilità può essere condivisa. Il grado di responsabilità è determinato dall’individuo con la “responsabilità”.
Le definizioni di cui sopra forniscono un livello molto maggiore di chiarezza e sono facili da capire in un ambiente di progetto. Ma riportando la mente allo scenario fornito all’inizio di questo post, saremmo ora in una posizione migliore per accertare di chi è la colpa se il progetto non viene consegnato?
La chiara determinazione dei ruoli e delle responsabilità del progetto (pubblicando una tabella RACI dettagliata) può andare molto lontano per eliminare qualsiasi ambiguità e malinteso.
Una determinazione anticipata delle responsabilità è solo l’inizio, e questo deve essere seguito da una chiara comunicazione e accettazione di questi ruoli e responsabilità da parte degli assegnatari.
I giochi di colpa e la ripartizione delle colpe possono solo prosperare in un ambiente dove non è mai stato chiaro chi è responsabile e chi risponde. Se queste non sono comunicate correttamente c’è una buona possibilità che sia tu, il project manager, a dover rispondere alla nota “per favore spiegami” dello sponsor del progetto.
Pensaci!
Shim Marom
Shim Marom è l’autore di quantmleap.com. Il suo blog è un tentativo di guardare al dominio della gestione dei progetti da prospettive non ortodosse e non convenzionali, utilizzando le ultime novità nella scienza, nell’arte e nella filosofia per esaminare e spiegare presupposti e metodi ampiamente usati all’interno della professione del project management.
Questo articolo è di Shim Marom da quantmleap.com.