Bollette vs Ricevute vs Fatture: Qual è la differenza?
Fatture, ricevute e fatture sono solo alcuni tipi di documenti contabili che la tua azienda potrebbe usare regolarmente. C’è una serie di altri come fatture proforma, note di credito, fatture di pagamento anticipato, fatture di preventivo e altro. Tuttavia, in questo articolo, ci concentreremo su bollette, ricevute e fatture perché molti utenti si confondono sulle loro differenze e su quale inviare.
Cos’è una fattura?
In parole semplici, una fattura è un documento che un’azienda rilascia al cliente. Indica i prodotti o i servizi venduti e l’importo del denaro da pagare. Le fatture servono come richiesta di pagamento e sono inviate prima che un cliente effettui un pagamento. Sono usate per tenere efficacemente traccia degli articoli venduti, dei loro prezzi, delle tasse e di altre informazioni relative alla transazione. Di solito, le fatture sono emesse dopo che il servizio o i beni sono stati consegnati mentre il pagamento non è stato ancora effettuato. Le fatture erano ampiamente stampate e inviate via posta o fax in passato. Tuttavia, nel 2021 e oltre, le fatture online inviate in formato pdf via e-mail sono una soluzione più economica, conveniente e più ecologica. Tenere traccia delle fatture con un sistema di fatturazione unificato aiuta a ridurre l’amministrazione intorno alla contabilità e al reporting.
Cos’è una fattura?
Una fattura indica l’importo dovuto da pagare da un cliente. Quando un’azienda invia una fattura a un cliente, il cliente deve inserire le informazioni della fattura sotto forma di fattura nel suo sistema di prenotazione. Una fattura viene creata prima dei pagamenti.
Cos’è una ricevuta?
Una ricevuta è una conferma di un pagamento. Questo documento conferma che un cliente ha ricevuto le merci o i servizi. Un cliente può usare una ricevuta come prova di un pagamento completato per beni o servizi. Le ricevute sono date ai clienti in un formato digitale o cartaceo dopo che il pagamento è stato eseguito. Questo documento è comune sia per le imprese tradizionali che per quelle di eCommerce ed è una prova importante nel caso in cui appaiano dei problemi con il prodotto. Un venditore usa una ricevuta per verificare se le richieste di cambio o restituzione della merce sono giustificate.
Fatture, bollette e ricevute: differenze chiave
La differenza principale tra una fattura e una bolletta dipende da chi invia il documento. Se il documento viene inviato da un’azienda o da un individuo (come un libero professionista) a un’altra azienda da cui sta cercando un compenso, allora è una fattura. Tuttavia, i destinatari della fattura o l’azienda che riceve la fattura si riferisce alla fattura come una fattura o può creare una fattura separata che mostra la transazione e la registra nei suoi libri.
L’altra differenza principale tra questi due termini è che quando una fattura viene inviata, l’azienda o l’individuo sta chiedendo il pagamento e spesso dando al cliente una scadenza o termini di pagamento sulla fattura. D’altra parte, una fattura viene registrata immediatamente dopo che un pagamento è stato effettuato o proprio in anticipo durante il tempo in cui il servizio o il prodotto viene ottenuto e il pagamento viene elaborato.
Pensate di andare a fare la spesa e di ricevere una fattura da un negozio. Il proprietario del negozio vuole essere pagato immediatamente piuttosto che fatturarvi e aspettarsi un pagamento in un secondo momento.
Una ricevuta, d’altra parte è una prova di pagamento. Non è una fattura per il pagamento o una fattura in cui il pagamento è dovuto in una data successiva, ma la prova che è stato precedentemente effettuato (il pagamento). Quindi, è simile sia a una fattura che a una bolletta, ma il pagamento è già stato effettuato.
Come vedete è facile confondere tutti e tre questi termini, ma ci sono alcune chiare differenze a cui fare attenzione. Vale anche la pena ricordare che il nostro sistema offre tutte e tre le opzioni da utilizzare se si sceglie.
Come emettere le fatture?
Se si intende utilizzare un software di fatturazione per emettere una fattura, è necessario compilare alcuni dettagli.
Ecco i dettagli principali:
- Informazioni del venditore (nome della tua azienda, ID IVA (se applicabile), indirizzo della tua azienda, conto bancario e SWIFT a cui deve essere effettuato il pagamento)
- Informazioni dell’acquirente (nome dell’azienda del tuo cliente, ID IVA (se applicabile), indirizzo del cliente)
- Informazioni della fattura (nomi dei prodotti, quantità,
- Dettagli del pagamento (tipo di pagamento, data di scadenza, numero d’ordine)
- Valuta, tasso di cambio (personalizzato o della banca nazionale)
Per risparmiare tempo nella generazione di fatture per gli stessi clienti in futuro, puoi creare un cliente nel software di fatturazione e precompilare le informazioni della fattura.
Oltre alle fatture una tantum, puoi anche creare delle fatture ricorrenti e inviarle in un giorno specifico del mese.
