Come redigere un verbale di riunione: Modelli ed esempi

Come redigere un verbale di riunione: Modelli ed esempi

Scrivere i verbali delle riunioni può sembrare un compito banale e poco importante, qualcosa che si assegnerebbe a uno stagista – o che non si farebbe affatto. Le riunioni stesse sono spesso viste come una perdita di tempo e documentarle lo è ancora di più.

Ma trascurare questo compito è un errore che può essere costoso sia in termini di tempo che di risorse. Se avete una buona ragione per fare una riunione, il verbale di riunione può essere uno strumento molto efficace per mantenere tutti sulla stessa pagina.

Impariamo a capire meglio cosa sono i verbali di riunione, come scriverli, e guardiamo alcuni modelli di verbale di riunione ed esempi.

• Cosa sono i verbali di riunione?
• Qual è lo scopo del verbale di riunione?
• Come fare un verbale di riunione efficacemente
• Modelli di verbale di riunione & esempi

Cosa sono i verbali di riunione?

I verbali di riunione, chiamati anche note di riunione, sono la registrazione scritta di tutto ciò che è successo durante una riunione. Non sono la stessa cosa dell’ordine del giorno della riunione, che viene preparato in anticipo e si riferisce alla lista di attività che i partecipanti sperano di realizzare durante la riunione.

Non sono una registrazione minuto per minuto e si concentrano invece sui risultati della riunione. I verbali di solito catturano informazioni come:

• Nomi dei partecipanti

• Data e ora della riunione

• Punti all’ordine del giorno trattati

• Decisioni prese dai partecipanti

• Azioni successive e passi successiviup actions and next steps

Perché le note di riunione sono chiamate “verbale”?

Contrariamente alla credenza popolare, le note prese durante una riunione non sono chiamate “verbali” perché chi prende le note le registra insieme al tempo. Infatti, i “verbali di riunione” non hanno nulla a che fare con il tempo.

La parola ha effettivamente origine dal latino “minuta scriptura”, che significa “piccole note”. Quindi, fare un verbale di riunione significa essenzialmente condensare la riunione nei punti più importanti. Secondo alcune fonti, è stato usato per la prima volta in questo senso all’inizio del 18° secolo.

Qual è lo scopo dei verbali di riunione?

In alcuni casi particolari, prendere i verbali di riunione può essere richiesto dalla legge, per esempio durante le riunioni disciplinari con i dipendenti o le controversie legali. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, l’opportunità di prendere appunti dipende interamente da te.

Ecco perché vale la pena fare un verbale di riunione.

• I verbali forniscono una registrazione scritta di ciò che è stato concordato in una riunione e creano una comprensione condivisa dei risultati. Sono un’importante fonte di informazioni che permette ai partecipanti di riflettere su ciò che è successo. Una registrazione scritta è il modo migliore per evitare malintesi derivanti da persone che hanno ricordi diversi dell’incontro.

• Informano le persone dei compiti assegnati e creano una chiara linea temporale per tenere tutti in riga. Creano chiarezza su quali sono i prossimi passi e chi è responsabile di cosa, assicurandosi che nessun punto d’azione venga dimenticato.

• Fanno da fonte d’informazione per i membri che non hanno potuto partecipare. Aiutano anche gli altri stakeholder a rimanere informati, per esempio quando i risultati della riunione hanno un impatto sulle attività collaborative e di squadra o sui progetti all’interno dell’azienda.

• Permettono ai partecipanti di tornare indietro e rivisitare le idee chiave e i punti di discussione che hanno portato a una decisione. Senza una registrazione chiara, è facile dimenticare perché è stata presa una certa decisione. Nel peggiore dei casi, si può finire per dover ripetere la riunione e avere le stesse discussioni da capo.

Come prendere i verbali delle riunioni in modo efficace

Mantenere i verbali facilmente accessibili

In passato, i verbali venivano condivisi con i partecipanti come allegato e-mail. Alcune aziende diffondono ancora le note delle riunioni nello stesso modo. Tuttavia, questo approccio ha molti lati negativi. Le note della riunione sono difficili da organizzare e possono facilmente perdersi nella posta in arrivo. Ottenere input dai partecipanti e rivedere le note richiede diversi cicli di email. Non c’è un modo semplice per seguire i compiti assegnati.

Oggi la maggior parte delle aziende ha a disposizione strumenti migliori. Gli strumenti wiki interni, come Nuclino, permettono alle aziende di organizzare e collaborare ai loro verbali in modo molto più efficiente:

• Ogni nota può essere modificata collaborativamente in tempo reale.

• Le note pertinenti possono essere trovate istantaneamente usando la funzione di ricerca.

• Le persone interessate possono facilmente lasciare commenti e feedback.

• I verbali delle riunioni correlate possono essere collegati insieme e organizzati gerarchicamente.

Prepara l’agenda della riunione in anticipo

Spesso trascurata, un’agenda della riunione è uno dei modi migliori per garantire la concentrazione e prevenire riunioni improduttive. Stabilisce il ritmo della riunione e funge da strumento di gestione del tempo. Vi servirà anche come schema quando scriverete il verbale.

Registra le presenze

Includete una lista dei partecipanti, sia presenti che assenti, e condividete il verbale con loro dopo la riunione. Se stai usando uno strumento come Nuclino, puoi semplicemente @-menzionare i partecipanti, inviando loro una notifica in-app e condividendo il documento con loro.

Segui una struttura chiara

Utilizzando la tua agenda della riunione come uno schema, separa le tue note in categorie chiare, per esempio, elementi di discussione, decisioni prese e compiti e passi successivi. Crea un modello di verbale della riunione e seguilo in modo coerente.

Chiedete ai partecipanti di esaminarlo

Assicuratevi che il vostro verbale sia completo e accurato chiedendo agli altri partecipanti di esaminarlo. In Nuclino, possono facilmente condividere il loro contributo lasciando un commento.

Condividi con tutte le parti interessate

Dopo la riunione, condividi il verbale con chiunque possa trovarlo rilevante (anche se non ha partecipato). Assicurati che tutti quelli a cui è stato assegnato un compito siano consapevoli dei loro prossimi passi e delle scadenze entro le quali devono completarli.

Modelli di verbale di riunione & esempi

A seconda della riunione, il verbale può essere molto diverso. Può essere molto lungo e formale, o molto breve e semplice. Ecco alcuni modelli di verbale di riunione ed esempi per diverse occasioni.

Minuti di riunioni esecutive

Le riunioni esecutive si concentrano tipicamente sulla pianificazione della strategia e sulle revisioni dei KPI, e i loro verbali tendono ad essere più lunghi e formali. Ecco un esempio:

Aggiornamento settimanale dello stato

E’ importante notare che, poiché sempre più aziende abbracciano il lavoro remoto, molte riunioni sono ora condotte in modo asincrono. Sta diventando particolarmente comune per le riunioni di aggiornamento dello stato in cui l’obiettivo è quello di condividere informazioni piuttosto che avere una discussione in stile tavola rotonda.

In questo caso, avere dei verbali diventa ancora più critico, in sostanza sostituendo la riunione fisica effettiva. Gli aggiornamenti settimanali dello stato e le riunioni retrospettive dello sprint sono esempi comuni.

Alla fine della giornata, sta a te trovare il formato che funziona meglio per te e il tuo team. Non esiste un formato unico per i verbali delle riunioni, ma ci auguriamo che tu possa usare questi esempi come ispirazione per le tue note.

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