Cosa dovreste sapere sui certificati di esenzione dall’imposta sulle vendite e sull’uso
Come professionista delle imposte statali e locali (“SALT”), assisto i clienti nel soddisfare i loro obblighi di conformità alle vendite e all’imposta sull’uso in più stati. Questo naturalmente si estende alla rappresentanza quando i loro archivi (o il loro stato di non-filing) viene sotto controllo. Alcune delle domande più frequenti poste dai clienti riguardano l’ottenimento di certificati di esenzione da parte di clienti qualificati. Ogni imprenditore dovrebbe preoccuparsi dei certificati di esenzione e capire quando e perché dovrebbe ottenerli in modo da poter minimizzare l’esposizione all’imposta sulle vendite nel caso in cui l’azienda sia sottoposta a controllo.
Perché sono necessari i certificati di esenzione?
I certificati di esenzione dall’imposta sulle vendite sono richiesti ogni volta che un venditore effettua una vendita di beni o servizi tassabili, e non raccoglie l’imposta sulle vendite in una giurisdizione, in cui sono tenuti a farlo. Il certificato viene rilasciato da un acquirente per fare acquisti esentasse che sarebbero normalmente soggetti all’imposta sulle vendite. La maggior parte dei certificati di esenzione dall’imposta sulle vendite dello stato non scadono e il venditore è tenuto a mantenere i certificati di esenzione per tutto il tempo in cui le vendite continuano ad essere effettuate all’acquirente e l’imposta sulle vendite non viene raccolta. I certificati di esenzione non sono richiesti per articoli che non sono tassabili per statuto.
C’è un certificato di esenzione globale che può essere usato in più stati?
No, purtroppo non ci sono regole globali per quanto riguarda i certificati di esenzione. Ogni stato ha il proprio set di certificati di esenzione così come le regole e i regolamenti che coprono il loro uso, ma alcune regole generali si applicano. Per esempio, la maggior parte degli stati hanno ampie categorie di esenzioni – rivendita, governo, produzione, organizzazioni esenti, telecomunicazioni, agricoltura, ecc. Poiché non tutti gli stati hanno tutte le esenzioni in vigore, è necessario considerare le regole locali e i requisiti di conformità locali.
Gli stati differiscono nel trattamento delle vendite effettuate a organizzazioni esenti e agenzie governative?
Sì, gli stati differiscono nel trattamento delle vendite effettuate a organizzazioni esenti (501 (c) (3) status per scopi di imposta sul reddito) e agenzie governative. Una regola generale è che gli acquisti del governo federale sono esenti in ogni stato, ma i requisiti di documentazione variano. Alcuni stati tassano gli acquisti del governo statale e locale, compresi MN, SC, WA, CA, AZ e HI. Gli stati che esentano le agenzie governative statali e locali generalmente richiedono che gli acquisti siano per l’uso esclusivo dell’entità esente e che l’entità esente sia il pagatore del record.
Molti clienti pensano che tutte le vendite fatte alle organizzazioni no-profit 501 (c) (3) siano automaticamente esenti. Questa potrebbe essere una presunzione costosa. Affinché un’organizzazione senza scopo di lucro sia esente, deve richiedere e ottenere lo status di imposta sulle vendite e sull’uso esente nello stato (o negli stati) in cui svolge la sua attività. Non fatevi ingannare dal nome dell’organizzazione che suona esente, assicuratevi di ottenere un certificato di esenzione correttamente compilato se l’imposta non viene addebitata o potreste essere soggetti a sanzioni per la mancata riscossione dell’imposta sulle vendite.
Come venditore, come faccio a sapere quale certificato di esenzione si applica a una transazione?
Come notato sopra, non ci sono regole facili e veloci riguardo ai certificati di esenzione. Diversi certificati si applicano per diverse esenzioni, e ci possono essere certificati unici per proprietà o servizi specializzati. Uno deve ricercare i vari siti web del dipartimento delle imposte o consultare il proprio consulente SALT per determinare quale forma si applica. Per esempio, il sito web del Dipartimento delle imposte e delle finanze dello Stato di New York pubblica un bollettino fiscale molto utile, ST-240 Certificati di esenzione per l’imposta sulle vendite, che spiega chi può usare i certificati di esenzione, come usarli correttamente e quale certificato dovrebbe essere usato in base alle esenzioni generali dell’imposta sulle vendite nella legge fiscale. Il bollettino può essere trovato a: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
certificati_di_esenzione_per_l’imposta_delle_vendite.htm.
Perché un venditore non può semplicemente emettere un certificato multigiurisdizionale (MJC) come prescritto dalla Multi-State Tax Commission o il certificato di esenzione Streamlined Sales Tax Agreement sviluppato dallo Streamlined Sales and Use Tax Governing Board? Per aiutare i venditori a soddisfare i loro obblighi multigiurisdizionali, molti stati hanno aderito alla Commissione Tributaria Multistatale o allo Streamlined Sales Tax Project.
La Commissione Tributaria Multistatale è un’agenzia fiscale statale intergovernativa che lavora per conto degli stati e dei contribuenti per amministrare, in modo equo ed efficiente, le leggi fiscali che si applicano alle imprese multistatali e multinazionali. La Commissione ha sviluppato un certificato Uniform Sales and Use Tax Certificate che 38 Stati accettano per l’uso come certificato di rivendita “generale” (l’uso di questo certificato non è valido nello Stato di New York e in molti altri). Gli Stati tuttavia variano nelle loro regole per quanto riguarda i requisiti per l’esenzione del rivenditore. Alcuni stati richiedono che il rivenditore (acquirente) sia registrato per raccogliere l’imposta sulle vendite nello stato in cui il rivenditore effettua l’acquisto. Altri stati accetteranno il certificato se viene fornito un numero di identificazione per un altro stato (ad esempio, lo stato di origine dell’acquirente). Si deve controllare con lo stato appropriato per determinare se si soddisfano i requisiti di quello stato per essere considerato un rivenditore e se si può usare il MJC per rivendicare un’esenzione dall’imposta sulle vendite.
Lo Streamlined Sales and Use Tax Project (“SSTP”) è uno sforzo cooperativo di 44 stati e la comunità imprenditoriale per semplificare le vendite e l’amministrazione della raccolta dell’imposta sull’uso da parte dei rivenditori e degli stati. Come mezzo per rendere più facile per i dettaglianti e i venditori a distanza che operano in più stati di condurre i loro affari in un ambiente equo e competitivo, il consiglio di amministrazione dello SSTP ha sviluppato un certificato di esenzione multi-stato, lo Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate. Il certificato fornisce una varietà di esenzioni e non è limitato al tipo di transazioni di rivendita. Non tutti gli stati permettono tutte le esenzioni elencate in questo modulo e stati come New York non accettano l’uso di questo certificato come un certificato di esenzione valido. Gli acquirenti sono responsabili di determinare se si qualificano per richiedere l’esenzione dalle tasse nello stato che altrimenti sarebbe dovuto di tasse sulla vendita. Quindi, a seconda delle regole di una data giurisdizione e del loro livello di partecipazione al MJC o SSTP, potrebbero essere applicate diverse esenzioni e requisiti di deposito.
Cosa si intende per un certificato “correttamente completato”?
Nella maggior parte degli stati un certificato di esenzione correttamente completato significa che il certificato è completato nella sua interezza dall’acquirente, cioè ogni riga richiesta è completata dall’acquirente che rilascia il certificato. La maggior parte degli stati richiede che il certificato correttamente compilato sia ottenuto entro 90 giorni dalla data di vendita e che un venditore accetti il certificato in “buona fede”. Accettare un certificato in buona fede significa che il venditore non ha motivo di credere che ciò che l’acquirente ha indicato sul certificato non sia vero.
Cosa succede se un venditore non ha ottenuto un certificato di esenzione correttamente compilato e non può localizzare il cliente per ottenerne uno nuovo perché non è più in attività
Nella maggior parte delle situazioni di controllo una vendita non imponibile non supportata da un certificato di esenzione correttamente compilato sarà respinta e l’imposta sulle vendite sarà valutata contro il venditore, anche se l’imposta sulle vendite, in generale, è una “tassa sul consumo”. Per peggiorare le cose, dato che la maggior parte delle vendite non imponibili sono esaminate usando un “metodo di verifica del periodo di prova” (un periodo limitato viene “testato” e viene sviluppato un tasso di errore che viene proiettato per tutto il periodo di verifica) l’imposta sulle vendite dovuta su ogni vendita non riconosciuta sarà “proiettata” per tutto il periodo di verifica. Un certificato di esenzione mancante o incompleto può creare un’esposizione non necessaria in un controllo a causa della composizione matematica del tasso di errore:
- Diciamo che il revisore verifica un totale di 525.000 dollari di vendite non imponibili per un periodo di un mese. Di quell’importo, il revisore non concede 12.000 dollari di vendite non imponibili nel periodo di prova a causa della mancanza di certificati di esenzione correttamente compilati. Assumendo un’aliquota d’imposta sulle vendite dell’8% e 36 mesi nel periodo di verifica, il revisore proietterà un’ulteriore imposta sulle vendite dovuta di 34.560$ (12.000$ x 8% = 960$ X 36 mesi) come risultato di soli 960$ di imposta aggiuntiva trovata dovuta nel periodo di prova.
Oltre al fatto che l’azienda viene valutata come imposta sulle vendite a causa di certificati di esenzione mancanti o incompleti, la maggior parte degli stati ritiene le “persone responsabili” (coloro che hanno il dovere di agire per l’azienda) personalmente responsabili se l’azienda non paga completamente l’imposta, la sanzione e gli interessi dovuti a seguito di un controllo. Di conseguenza, usando l’esempio di cui sopra e supponendo che l’azienda non sia d’accordo o non paghi completamente l’imposta trovata dovuta su un controllo, il proprietario dell’azienda avrà una valutazione emessa personalmente per i 34.560 dollari di imposta dovuta, più la sanzione e gli interessi. Gli accertamenti personali possono influenzare gravemente le valutazioni di credito e certamente causeranno inutili difficoltà finanziarie.
Cosa si può fare per evitare o minimizzare l’esposizione ai controlli quando si ottengono certificati di esenzione?
Le seguenti buone pratiche possono aiutare a minimizzare o eliminare l’esposizione alle verifiche delle vendite non imponibili della vostra azienda:
- Avere familiarità con i certificati di esenzione negli stati in cui fate affari e progettare una politica di certificati di esenzione a cui tutti nella vostra azienda devono aderire, senza eccezioni.
- Ottenere un certificato di esenzione correttamente completato al momento della prima vendita. Troppo spesso un venditore si sente dire dal suo cliente: “Sono esente, non fatemi pagare l’imposta, vi manderò un certificato di esenzione”, e naturalmente il cliente non lo invia mai. Addebitate le imposte sulle vendite su tutte le transazioni di vendita imponibili finché non ricevete un certificato di esenzione debitamente compilato.
- Assicuratevi che i certificati di esenzione siano mantenuti per il periodo di tempo richiesto per sostenere lo stato di non imponibilità delle vendite esenti. Il vostro file potrebbe aver bisogno di essere conservato per tutto il tempo in cui continuate a non addebitare l’imposta sulle vendite a un certo cliente o per il periodo di prescrizione nello stato (o negli stati) in cui fate affari, a seconda del caso. E ricordate, non è sufficiente ottenere semplicemente il certificato; dovete anche mantenerlo e renderlo disponibile durante un controllo.
- Centralizzare la ricezione e lo stoccaggio di tutti i certificati di esenzione. Un sistema di archiviazione decentralizzato può portare a lacune nel controllo interno adeguato sui certificati di esenzione. La conservazione decentralizzata dei certificati spesso porta a certificati persi o incompleti. Non distribuire la responsabilità in tutta l’azienda. Errori costosi si verificano spesso quando i certificati di esenzione sono ottenuti da venditori, direttori di negozio, commessi di negozio, ecc. che potrebbero non essere adeguatamente formati per identificare cosa sia un certificato correttamente compilato o il certificato corretto da ottenere.
- In aziende dove ci sono molti certificati di esenzione in archivio, una buona idea è quella di mantenere i certificati elettronicamente. È disponibile un software specializzato che può ridurre l’esposizione ai controlli e aumentare la produttività centralizzando la gestione dei certificati di esenzione.
Se vendete prodotti o servizi tassabili e non raccogliete l’imposta sulle vendite, o acquistate articoli senza pagare l’imposta sulle vendite, dovete conoscere le conseguenze dell’imposta sulle vendite e sull’uso delle vostre attività in ogni stato in cui fate affari. Assicuratevi di ottenere l’esenzione negli stati in cui è stato stabilito il nesso, quindi concentratevi sul tipo di esenzione richiesta per assicurarvi di ottenere il certificato di esenzione corretto.
Cercate il consiglio di un professionista Marcum SALT in modo da poter evitare, o almeno ridurre al minimo, l’esposizione fiscale non necessaria in caso di controllo delle vostre vendite o acquisti non imponibili a causa di problemi con i certificati di esenzione.