Sales Follow Up Email Templates (+12 Tips for Smart Salespeople
Se stai ottenendo tutte le risposte di cui hai bisogno nella prima email a freddo che mandi ai potenziali clienti, fammelo sapere. Sei un miracolato che cammina e parla! Ma se hai bisogno di inviare un’email di follow-up delle vendite dopo l’altra, sei come tutti noi.
Va bene, perché ti copriamo le spalle, con una lista di modelli di email di follow-up che puoi usare per raggiungere i tuoi potenziali clienti e ottenere risposte.
I seguenti modelli sono basati su alcune semplici regole cardinali su come inviare un’email di follow-up.
Cosa devo scrivere in un’email di follow-up?
- Apri con un oggetto forte.
- Vai al punto rapidamente e non far perdere tempo al potenziale cliente.
- Personalizza il più possibile.
- Offri qualcosa di valore.
- Siiiate chiari su ciò che volete dal potenziale cliente.
- Offrite una chiara chiamata all’azione.
Questo è tutto in poche parole, ma c’è molto di più a cui pensare, quindi questo pezzo contiene anche una lista di suggerimenti e trucchi per aiutarvi a capire come seguire un’email.
Sales Follow-Up Email Templates
Per aiutarvi ad avviare i vostri sforzi di follow-up via email, ecco una serie di modelli utili che è possibile utilizzare. Mentre li provi, usa i test A/B per identificare quali funzionano meglio per il tuo business e le tue prospettive. Poi, provane alcuni nuovi per conto tuo.
A. Esempio di email di follow up ad un potenziale cliente
Questa è un’email molto generale, che può funzionare in una grande varietà di circostanze. È improbabile che sia l’email più forte che puoi inviare, ma non sarà nemmeno la peggiore. Copre tutte le basi, e ripercorre molto del terreno che dovresti aver coperto nel tuo primo messaggio.
B. Email di follow-up delle vendite dopo un incontro
Hai già avuto un incontro quindi sai che stai facendo progressi. Questa e-mail di follow-up delle vendite deve essere pratica, rispettosa e arrivare al punto. A seconda di come è andata, potresti anche insistere un po’ di più su quando potrebbe avvenire la prossima chiacchierata.
C. Email di follow-up dopo nessuna risposta
Se hai già avuto un incontro con questa persona, puoi aggiungere più di un elemento Challenger qui.
La tua apertura potrebbe invece essere:
“Sei occupato e stai facendo qualcosa di grosso. Lo capisco. Ma noi troviamo il tempo per le cose che contano, e in base al {{problema che hanno condiviso}}, credo che possiamo aiutarvi.”
D. Un altro esempio di email di follow up che puoi inviare dopo una mancata risposta
Aggiungo un’altra email di follow up in questa categoria, dato che “nessuna risposta” è una risposta così comune.
Questa spinge di più per un secondo incontro, e dà più informazioni su cosa è necessario.
E. Esempio di email generica di follow up delle vendite dopo un touchpoint
Se li avete coinvolti in un particolare touchpoint, ora è il momento di seguire, fare riferimento e offrire i prossimi passi. Stimolare la loro memoria su ciò di cui avete effettivamente parlato nell’ultimo touchpoint renderà questa email di follow-up ancora più efficace.
F. Email di follow-up delle vendite dopo un evento o una fiera.
Questa è una situazione in cui la personalizzazione sarebbe ottima se possibile. Puoi menzionare qualcosa di cui hai effettivamente parlato con il potenziale cliente alla fiera? Se no, allora questo è un buon approccio per mostrare almeno che avete qualcosa in comune ed eravate nello stesso posto.
G. Esempio di email di rottura dopo un altro follow-up
Devi giudicare cosa piacerà o non piacerà ad un prospect. È il momento per qualcosa di divertente? Ma l’umorismo è un modo semplice e veloce per personalizzare un’email di follow up delle vendite e ottenere la loro attenzione. Ci sono un sacco di dati che dimostrano che le email con immagini ottengono più aperture.
12 Suggerimenti per produrre forti email di follow-up
Destra. Questi sono i modelli. Ora, diamo un’occhiata ad un po’ di teoria (e consigli utili) per accompagnarli. Ecco cosa stiamo coprendo:
- Bilancia la scala con la personalizzazione e la rilevanza
- Avere uno scopo chiaro
- Aprire forte
- Suggerimenti per il corpo dell’email
- Andare avanti – anche se è verso un “no”
- Strumenti di automazione delle e-mail
- Quanto tempo aspettare prima di seguire un’e-mail
- Quanto spesso seguire le prospettive di vendita per ottenere tassi di risposta più alti
- Quando smettere di inviare email di follow up
- Monitorare e analizzare i dati delle tue email
- Sales Follow Up Email Templates
- Essere disposti a sfidare le migliori pratiche
Equilibrare la scala con la personalizzazione e la rilevanza
Non, mai dimenticare che i lead sono persone. Danno valore al loro tempo, si preoccupano della loro privacy, e non amano essere interrotti con proposte di vendita non richieste (la maggior parte delle volte). Sono anche intelligenti. Ma proprio come il resto di noi, tendono a prendere decisioni basate sulle emozioni, come dimostrato dall’economia comportamentale.
Poche persone risponderanno prontamente e favorevolmente alle vostre e-mail di vendita. Ma con un lead nurturing strategico e autentico, un numero sufficiente di loro vedrà il valore che fornisci – con un po’ di personalizzazione e pazienza da parte tua.
Se invii solo campagne email di massa, i lead potrebbero avere la sensazione di avere uno stalker che non è attento ai dettagli. Questo non ti porterà molto lontano. D’altra parte, non coprirai abbastanza lead per soddisfare gli obiettivi di vendita se personalizzi ogni email di inseguimento individualmente.
Invece, raggruppa i tuoi prospect in base alla loro buyer persona, e personalizza a quella.
“E’ possibile personalizzare così tanto da compromettere la produttività. Personalizzate la persona, raccontate una storia rilevante, e dedicate più tempo alle email di follow-up che a quelle iniziali. Fare questo può avere un impatto enorme sui tassi di risposta senza rallentarvi.”
– Mark Kosoglow, VP of Sales at Outreach
Avere uno scopo chiaro
Impegnarsi in una forte sequenza di email di follow-up è una cosa. Anche il modo in cui affronti ogni passo di quella sequenza è importante.
Dovresti avere un chiaro passo successivo che vorresti raggiungere quando seguirai e capire cosa il tuo prospect vorrebbe ottenere. Trova una ragione per parlare con loro che serva ad entrambi gli scopi e comunicalo chiaramente nella tua email.
Per esempio, usare la frase “solo per controllare” è di solito scoraggiata dai leader delle vendite. E’ ancora peggio se stai facendo il check-in senza offrire nulla di nuovo che sia prezioso per il potenziale cliente!
Questo sembra pigro:
Ci sono tonnellate di altre ragioni che Ben avrebbe potuto fornire, spiegando lo scopo della sua email. Avrebbe potuto:
- Farmi un riassunto della nostra ultima telefonata e ricordarmi i prossimi passi
- Chiedermi specificamente cosa è cambiato dalla mia parte che mi ha fatto non rispondere
- Mandarmi alcune informazioni aggiuntive relative alla nostra ultima conversazione (se ne abbiamo avuta una)
- Chiedermi ulteriori informazioni in modo da potermi fornire qualcosa in più
- Mandarmi una risorsa utile, o un articolo di giornale che potrebbe influenzare il mio lavoro
Se tutto ciò che Ben vuole è parlare, deve solo chiederlo, e dirmi quando è libero! Mi merito almeno un’idea del perché dovremmo parlare.
Aprire forte
L’oggetto è importante. Infatti, un oggetto accattivante può portare ad un tasso di apertura del 42% per le tue email di follow up. Ecco alcuni modi per rendere l’oggetto più efficace:
- Mantenetelo breve, dolce e dritto al punto.
- Siate disinvolti e personali. (Ma non dite nulla che non direste ai vostri nonni).
- Riferite la società e/o il nome del potenziale cliente.
- Utilizzate una semplice chiamata all’azione.
- Siate altamente rilevanti.
Ora, so che può essere difficile mettere in pratica questi consigli, quindi ecco alcuni esempi con cui potete giocare. Questi non sono esempi di linee dell’oggetto a taglia unica, quindi fateli vostri!
Attenzione: Grandi linee di oggetto non sono sufficienti. Se stai ottenendo un aumento dei tassi di apertura, ottimo. Ora rivolgete la vostra attenzione ai tassi di risposta.
Consigli per il corpo delle email di follow-up
Se avete ottenuto l’attenzione di un potenziale cliente, avete una nuova sfida: mantenerla.
La chiave per scrivere un ottimo testo per le email di follow-up è essere prezioso e rilevante il più rapidamente possibile. Questa lista di controllo di 3 voci dovrebbe aiutare a rendere i vostri sforzi validi.
1. Personalizzare. State coinvolgendo una persona, non un robot, quindi estendete tutto il rispetto e l’attenzione che il destinatario dell’email merita. Anche se state usando una piattaforma di automazione del marketing, assicuratevi che le vostre email non suonino automatizzate, generiche o irrilevanti.
Tuttavia, assicuratevi di personalizzare in modo ponderato. Fare riferimento al titolo di qualcuno, alla storia del lavoro, o alla scuola che ha frequentato dimostra solo che si può fare una ricerca di base su internet. Non dice loro che hai preso il tempo per capirli veramente.
Per esempio, si potrebbe invece fare riferimento al contenuto che il potenziale cliente ha scritto personalmente, qualcosa di unico per il settore del potenziale cliente, o notizie recenti sulla società del potenziale cliente.
Secondo il SDR Manager Outreach Sam Nelson, è possibile eseguire la personalizzazione su scala attraverso una combinazione di messaggi personalizzati e automatici. Per esempio, personalizzare solo le prime due frasi di un’email può fornire un drammatico aumento dei tassi di apertura. In conclusione: capite la vostra buyer persona e mettete a punto il messaggio in un modo che faccia brillare la vostra proposta di valore.
2. Andate per brevi e dolci. Non andare oltre ciò che è necessario per generare una risposta dal destinatario. Vai dritto al punto, e dichiara chiaramente lo scopo dell’email all’inizio. Poi offri rapidamente un valore unico personalizzato e termina con un semplice, chiaro CTA.
Se non riesci a catturare l’attenzione del potenziale cliente durante i primi secondi, è improbabile che otterrai una risposta comunque. Quindi evitate di diventare troppo selvaggi e creativi, o di far girare un lungo racconto.
3. Fornite un valore rilevante. La parola chiave qui è rilevante. L’ultimo ebook del vostro dipartimento di marketing potrebbe essere prezioso, ma assicuratevi che si rivolga direttamente alle principali preoccupazioni del vostro potenziale cliente.
Un esempio: se il destinatario ha recentemente partecipato ad una conferenza o ad una fiera, seguite citando i punti salienti dell’evento o allegando risorse. Assicurati che qualsiasi cosa tu condivida si riferisca al business, alle attività, agli interessi o ai problemi del potenziale cliente. Oppure, potete menzionare notizie o tendenze appena pubblicate che hanno un impatto sull’azienda o sul settore del potenziale cliente.
5.Andare avanti – anche se è verso un “no”
Stai inviando un’email di follow-up perché vuoi che il destinatario firmi qualcosa (alla fine).
Perché ciò accada, il potenziale cliente deve prendere una serie di decisioni che portano ad un acquisto. Includere le CTA (chiamate all’azione) è ciò che ti permette di collegare il presente con quello scenario futuro.
Ogni email di vendita è inutile senza una chiara CTA. Indipendentemente da quello che vorresti che fosse il prossimo passo del viaggio, assicurati che sia anche convincente per il tuo prospect.
Corto e diretto è meglio.
Usa questo: “Hai 20 minuti per me la prossima settimana?”
Invece di questo: “Sei disponibile per una rapida chiamata introduttiva di 20 minuti lunedì o martedì della prossima settimana per discutere l’efficienza delle tue vendite e risparmiare a te e al tuo team 10 ore alla settimana?”
Utilizza strumenti di automazione delle e-mail
L’automazione rende più facile creare, inviare e monitorare le e-mail relative alle vendite. Mentre una corrispondenza one-to-one è l’ideale, le vendite sono un gioco di numeri. La nuova tecnologia può aiutare a trovare la via di mezzo tra la scala massiccia e la personalizzazione pesante.
Ecco alcuni degli strumenti più utili per rafforzare i vostri sforzi basati sulle email:
- LinkedIn – la fonte primaria per le informazioni professionali dei contatti
- Rapportive – fornisce la business intelligence all’interno del vostro servizio email
- Cirrus Insight – offre una stretta integrazione con Salesforce in modo da poter accedere ai dati CRM senza lasciare la vostra email
- Close.io – centralizza le chiamate di vendita e il flusso di lavoro delle e-mail; fornisce analisi per ottimizzare le sequenze
- HubSpot Marketing – eccellente piattaforma di inbound marketing e risorsa generale su best practice, modelli e altri argomenti relativi alle e-mail
- MailChimp – il leader del settore dell’email marketing
- Constant Contact – ti aiuta a gestire tutti gli aspetti delle tue e-mail: contatti, liste, modelli e monitoraggio; ha una libreria di immagini e l’integrazione dei social media
- Boomerang – traccia se il destinatario ha aperto l’email, pianifica la trasmissione
- Outreach – il leader di mercato nel coinvolgimento delle vendite condi vendita con robuste funzionalità di email leader
- Yesware – si sincronizza con i dati CRM e fornisce analisi prescrittive per spingere le tue campagne di prospezione via email
- Zoho Campaigns – collega le tue campagne di email marketing e social media
Quanto tempo aspettare prima di seguire un’email
Non esiste una regola assoluta su quando dovresti inviare una email di follow-up. Tutto dipende dal contesto e dal trovare il punto dolce tra il mantenere l’affare in corso e lo stalking/spamming del prospect.
Dovresti aver concordato con il tuo prospect prima del tempo un tempo di follow-up appropriato. In questo modo, non ci sono congetture coinvolte.
Se non sei stato in grado di farlo, o semplicemente non hai ancora parlato con il potenziale cliente, ecco una linea guida approssimativa da considerare.
Invia un’email di follow-up lo stesso giorno o entro 24 ore se…
- Hai appena avuto un incontro e hai bisogno di inviare una conferma dei prossimi passi
- Stai ringraziando il potenziale cliente per qualcosa (una presentazione, per esempio)
Aspetta almeno 48 ore se…
- Stai solo seguendo un’email che hai inviato in precedenza
- Hai fornito loro molto materiale per la loro considerazione
- Il tuo prospect ha bisogno di incontrarsi
Aspetta almeno 3 settimane se…
- Hai già inviato 5 email e non hai avuto risposta
Inviare email di follow-up a diverse ore del giorno e in diversi giorni della settimana migliora le tue possibilità di ottenere una risposta. In questo modo, non stai sempre inviando l’e-mail in un momento sbagliato per il potenziale cliente, come il martedì pomeriggio quando frequenta un programma di formazione dal vivo di sei mesi.
Ovviamente, non c’è una soluzione unica per tutti. Un approccio controllato di prove ed errori aiuterà a mettere a punto l’efficacia delle email del vostro team e a massimizzare l’impatto.
Quante volte seguire le prospettive di vendita
Ancora una volta, la migliore risposta è “dipende”. Il tuo rapporto con il destinatario, la sua autorità decisionale e la fase del viaggio dell’acquirente sono tutti importanti.
Gli esperti di vendite non sono d’accordo su quanti follow-up siano un numero efficace. Una guida congiunta pubblicata da Ambition e SalesFolk ha utilizzato con successo una sequenza di 8 tocchi composta da una email a freddo e 7 email di follow-up.
Invece, Steli Efti di Close.io raccomanda un massimo di sei email di follow-up per prospettive completamente fredde. Questo non è il caso se avete avuto una qualche forma di interazione e il lead non vi chiede di smettere di inviargli le email. Allora, Efti dice che puoi e devi inviare follow-up fino a quando non ottieni una risposta in un modo o nell’altro.
La sequenza raccomandata da Efti adotta il seguente modello:
Nota: Questo è un esempio estremo che ha funzionato per Efti. Ma non bisogna mai trattare i modelli o le tattiche come un dogma. Nelle vendite, i contesti non sono mai identici. Anche se una situazione descritta qui sembra simile alla tua, tratta la tua situazione di vendita come completamente unica. Inoltre, un modello o una tattica che si dimostra efficace oggi potrebbe non dare lo stesso risultato domani.
Quando smettere di inviare email di follow-up
Puoi essere implacabile ma a volte, c’è un punto in cui devi fermarti. L’email outreach richiede tempo e risorse per essere fatto anche quando si usa la tecnologia intelligente per renderlo più efficiente.
Se hai provato tutti i ganci del libro, è il momento di lasciar perdere. Un po’ di attrito mantiene la pipeline più pulita e ti permette di concentrarti sulle prospettive impegnate. Invia una cortese email di rottura che lascia al potenziale cliente un’ultima possibilità di rispondere. Termina con un addio allegro sapendo che hai fatto del tuo meglio.
E naturalmente, lascia un link alle risorse che pensi risuoneranno di più con il destinatario (non si sa mai). Quando includi questo in una email di follow-up, stai lasciando la porta aperta per loro per saperne di più in futuro.
Monitorare e analizzare i dati delle tue email
Allora hai eseguito la tua sequenza, e hai ottenuto alcune risposte. Altri non hanno nemmeno aperto le tue email. Non è finita qui!
Anche se non ottieni risposte, puoi ottenere valore dai tuoi sforzi. Monitora la tua campagna, analizza i dati delle email e documenta ciò che hai imparato. Hai appena reso tutti i tuoi sforzi futuri più efficienti!
Considera l’utilizzo di email tracking e software di analisi, che aiutano ad elevare le prestazioni. Se è possibile sulla tua piattaforma, esegui anche dei test A/B.
Chiediti:
- Quali email hanno portato i più alti tassi di risposta?
- Queste risposte sono correlate a contratti chiusi/vinti?
- Quante email di follow up sono state necessarie per ottenere l’azione desiderata?
- La tua sequenza funziona meglio per alcuni prospect rispetto ad altri?
Come scrivere un’email di follow-up dopo nessuna risposta
In un mondo perfetto, un’email di follow-up sarebbe tutto ciò che serve per ottenere una risposta. Tuttavia, questo non è probabile che accada. Ci vorrà molta più perseveranza di così.
Nessuna risposta la prima volta non dovrebbe scoraggiarti. Invece, seguite i consigli di cui sopra su come e quando fare il follow-up. Quando lo fai – quando il tuo potenziale cliente non risponde – ecco alcuni suggerimenti che puoi usare:
- Assumi un approccio diverso: Non inviate lo stesso tipo di email, ancora e ancora, e aspettatevi che qualcosa cambi. Adotta un approccio diverso, che sia il tuo tono, l’offerta o la chiamata all’azione.
- Aggiungi valore: Andate oltre le basi del follow up e date al prospect qualcosa di reale valore.
- Includete una chiamata all’azione: Questa è una spinta nella giusta direzione. Per esempio, si potrebbe chiudere l’e-mail con “sei disponibile per una breve chiacchierata domani alle 3 del pomeriggio? Questo potrebbe essere tutto ciò che serve per far girare la palla.
Siate disposti a sfidare le migliori pratiche
Ho iniziato dicendo che “solo il check-in” è una cattiva idea. Poi, ti ho dato un sacco di linee di oggetto e modelli di email di follow-up da usare.
coMa dovresti anche sapere che molti dei consigli sulle email di follow-up sono davvero non testati. Inoltre, dipende interamente dal tuo contesto e dalle tue prospettive.
Caso esemplare: il team di data science di Outreach ha recentemente testato A/B la frase “just checking in”.
Hanno analizzato il suo impatto su più di 4000 email di bump. I risultati sono stati sorprendenti e sono andati contro tutti gli altri consigli che abbiamo sentito. Si è scoperto che l’uso della frase ha sollevato i tassi di risposta alle email fino all’86%.
Qual è la lezione? Usate questi modelli di email di follow-up delle vendite come volete, ma non trattate nulla come un dogma. I contesti cambiano e le ipotesi non sono sempre quelle che ti aspetti. Conduci dei test A/B per scoprire cosa funziona meglio per te e per i tuoi clienti in ogni scenario. In questo modo potrai creare un’email di follow-up delle vendite migliore la volta successiva.