会議議事録の取り方。 テンプレートと例

会議議事録の取り方。 テンプレートと例

会議の議事録を作成することは、インターンに任せるような、あるいはまったくやらないような、些細で重要でない仕事のように思われるかもしれません。 会議そのものが時間の無駄とみなされることが多く、それを文書化することはなおさらです。

しかし、このタスクを怠ることは、時間とリソースの両方の面で高くつく可能性のある間違いです。 会議を行う正当な理由があれば、議事録は全員が同じ見解を持つための非常に効果的なツールになります。

では、議事録とは実際に何なのか、それをどう書くのか、いくつかの議事録テンプレートと例を見てみましょう。

会議録の目的とは

効果的な会議録の取り方

会議録のテンプレート&例

会議録とは

会議録とは、ミーティングノートとも呼ばれ、会議中に起こったすべてのことを記録した書面のことを指します。 議事録は、事前に準備され、参加者が会議中に達成することを望んでいる活動のリストを参照する、会議の議題と同じではありません

議事録は、分単位の記録ではなく、会議の結果に焦点を当てます。 議事録は通常、次のような情報を把握する。

• 参加者の名前

• ミーティングの日付と時間

• 議論された議題

• 参加者が下した決定

• フォロー-アップの内容

• 参加者が下した決定

なぜ会議録は「議事録」と呼ばれるのですか？

一般に信じられているのとは逆に、会議でとったメモは、メモをとる人が時間と共に記録するので、「議事録」とは呼ばれません。

実はこの言葉は、ラテン語の「minuta scriptura」が語源で、「小さなメモ」という意味なのだそうです。 つまり、議事録を作成するということは、会議の内容を最も重要なポイントに凝縮することを意味するのです。

ミーティング・ミニッツの目的は何ですか？

ユニークな例では、ミーティング・ミニッツの作成が、たとえば従業員との懲戒会議や法的紛争の際など、法律で義務づけられている場合があります。

• 議事録は、会議で合意された内容を記録し、その結果について共通の理解を得るために作成されます。 それらは、参加者が何が起こったかを振り返ることを可能にする重要な情報源である。

• 議事録は、各自に割り当てられたタスクを通知し、明確なタイムラインを作成し、全員が軌道に乗るようにするものである。 次のステップは何か、誰が何に責任を持つかを明確にし、行動項目を忘れないようにする。

• 出席できなかったメンバーの情報源として機能する。 また、会議の結果が社内の共同、チーム横断的な活動やプロジェクトに影響を与える場合など、他の利害関係者が情報を得るのに役立ちます。

• 参加者は、決定に至った重要なアイデアや論点をさかのぼり、再確認することができます。 明確な記録がなければ、なぜある決定がなされたのかを忘れてしまいがちです。

効果的な議事録の取り方

議事録に簡単にアクセスできるようにする

以前は、議事録を電子メールの添付ファイルとして参加者と共有することが多かったようですが、現在は、電子メールの添付ファイルとして参加者に提供します。 今でも同じように会議録を配布している企業もあります。 しかし、この方法には多くの欠点があります。 会議ノートは整理しにくく、受信箱の中で迷子になりやすいのです。 参加者から意見を聞き、記録を修正するためには、何度もメールをループさせる必要がある。

今日、ほとんどの企業は、より優れたツールを自由に使えるようになっています。

• すべてのメモはリアルタイムで共同編集できます。

• 関連するメモは、検索機能を使用して即座に見つけることができます。

• 関連する会議の議事録をリンクし、階層的に整理することができます。

事前に会議の議題を準備する

しばしば軽視されますが、会議の議題はあなたが確実に集中でき、生産性のない会議を防ぐ最良の方法の 1 つです。 会議のペースを決め、時間管理ツールとしても機能します。

出席を記録する

出席者と欠席者の両方のリストを作成し、会議後に彼らと議事録を共有するのです。 Nuclinoのようなツールを使っている場合は、出席者に@マークを付けて、アプリ内の通知を送り、ドキュメントを共有するだけです。

明確な構造に従う

会議の議題をアウトラインとして使い、メモを、たとえば、議論事項、決定事項、タスクと次のステップなど明確なカテゴリに分けてください。 4555>

参加者に確認してもらう

他の参加者に確認してもらい、議事録が完全かつ正確であることを確認する。 Nuclinoでは、参加者はコメントを残すことで簡単に意見を共有できます。

関係者全員と共有する

会議の後、議事録を関係者と共有する（たとえ参加しなかったとしても）。

ミーティング議事録のテンプレート&例

ミーティングによって、議事録は非常に異なって見えるかもしれません。 とても長くてフォーマルなものから、とても短くてシンプルなものまで。 ここでは、さまざまな場面での議事録テンプレートと例をご紹介します。

Executive meeting minutes

Executive meetings typically focus on strategy planning and KPI reviews, and their minutes tend to be longer and more formal.This is some meeting minutes templates and examples for different occasions.

Ecutive meeting minutes

The executive meetings may be long and more formal. 以下はその例です。

Weekly Status Update

多くの企業がリモートワークを導入しているので、多くの会議は非同期に行われていることに注意することが重要です。 特に、座談会形式の議論ではなく、情報を共有することを目的としたステータス アップデート ミーティングが一般的になってきています。

この場合、議事録がより重要になり、実際のミーティングに取って代わることになります。

Retrospective meeting minutes template in Nuclino は、最終的に、あなたとあなたのチームにとって最適な形式を見つけることが重要です。

Nuclino: チームの唯一の真実のソース

Nuclino は、チームのすべての作業を 1 か所で整理できるようにする統合ワークスペースです。

• あらゆるトピックやプロジェクトでリアルタイムのコラボレーションドキュメントを作成し、関連ドキュメントをリンクして簡単に整理することができます。

• プレゼンテーション、スプレッドシート、デザイン、およびその他のファイルを直接埋め込み、すべてのプロジェクト資産にアクセスおよび同期を維持します。

• 中央知識ベースを作成し、チームにすべての重要事項について透明性を与え、繰り返しの質問に終止符を打ちます。