Writing an Effective Business Letter
Use professional tone: カジュアルでおしゃべりな言葉はEメール用に取っておきましょう。印刷されたビジネスレターは親しみやすく、しかしよりプロフェッショナルなものであるべきです。 Scott Oberが著書『Contemporary Business Communication』で提案しているように、「ビジネス・ライターは、自信にあふれ、礼儀正しく、誠実で、強調と従属を適切に使い、差別のない言葉を使い、”あなた “という態度を強調し、適切な難易度で書かれた全体的なトーンを目指すべきである」のだそうです。 とはいえ、自分らしい文章を心がけましょう。まるで機械が書いたような手紙にはしたくないものです。 手紙の早い段階で、自分の主張を述べましょう。 誤解を避けるために、簡潔で分かりやすい言葉を使いましょう。 業界の専門用語は避け、代わりに読者の注意を引くために活発で活発な言葉を選びましょう。 関連する情報を別の段落にまとめましょう。 情報満載の長いレターでは、情報を小見出しのついたセクションに整理することを検討しましょう。 このテクニックは、ほとんどのワープロソフトとカラー多機能プリンタで可能です。
Use Color To Emphasize Words In Text: それはそれらに注意を引くために色でいくつかの単語を置くことは容易である。 ただ、タイプを選択し、[フォントの色]ボタンの右側にある矢印をクリックし、必要な色を選択し、ボタンをクリックします。 あるいは、テキストの中のいくつかの単語にハイライトをつけてみてください。 強調したい文字を選択し、「ハイライト」ボタンをクリックします。 注：印刷する文書の一部を強調する場合は、黄色、薄緑、薄青などの薄い色を使用してください。 ハイライトを解除するには、テキストを選択して、もう一度 [ハイライト] ボタンをクリックします。
AutoText は、通常は多数のクリックやコマンドを必要とする色 (または任意の書体スタイル) の適用を自動化します。 たとえば、組織のパフォーマンスを競合他社のパフォーマンスと比較するレポートを作成するとします。 Word では、会社名が表示されるたびに自動的に色を付けることができるので、それらのエントリを簡単に見つけることができます。 読み手とポジティブな関係をすぐに築きましょう。 例えば、以前に会ったことがある、共通の同僚がいるなど、読者とのつながりがある場合は、導入段落でそのことに触れましょう。 読み手があなたの手紙の趣旨に賛同するかどうかにかかわらず、共通の話題を見つけ、そこから自分の主張を構築することが重要です。
読み手を十分に理解し、あなたの手紙を読んだときにどのような反応を示すかを予想しましょう。 相手のニーズや希望、あるいは具体的な問題を取り上げ、その解決策を概説する。 例文や専門家の意見など、裏付けとなるものを提示する。 友好的なトーンを保つようにしましょう。
Concluding with a “call to action”. 望ましい解決策を達成するために、読み手が何をすべきか、何を信じるべきかを明確に述べ、次に書き手であるあなたがフォローアップのために次に何をするつもりかを述べましょう
Proofread your letter:
Proofread your letter: All your careful crafting and printing can’t cover up spelling or punctuation errors, which leave a lasting negative impression.
Now have learned the secret of writing an effective business letter, you’re ready to start composing. 幸運を祈ります！
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