Co oznacza CC w poczcie elektronicznej i kiedy go używać
Gdy poczta elektroniczna zastąpiła tradycyjne formy komunikacji biurowej, przejęła istniejący język papierowych memorandów. Asystenci biurowi pisali korespondencję na papierze z podkładem węglowym, dzięki czemu automatycznie powstawała kopia, którą można było wysłać do drugiego odbiorcy. Eliminowało to konieczność wielokrotnego wpisywania tego samego dokumentu.
Termin „carbon copy” – lub bardziej powszechnie „CC” – jest obecnie integralną częścią lingo poczty elektronicznej. I chociaż nie ma podręcznika, jak i kiedy go używać, istnieją pewne najlepsze praktyki, o których warto pamiętać przed wypełnieniem pola CC i kliknięciem „wyślij”.”
Jak używać CC w Gmailu
Używanie CC w obecnym języku poczty elektronicznej oznacza, że wysyłasz wiadomość e-mail nie tylko do głównego odbiorcy w polu „Do”, ale także do jednego lub więcej odbiorców drugorzędnych. W programie Gmail można oznaczyć CC maksymalnie 100 odbiorców w jednej wiadomości e-mail.
Aby wypełnić pole CC w programie Gmail:
- Kliknij przycisk Utwórz, aby otworzyć nową wiadomość.
- Wypełnij pole Do, wpisując adres e-mail głównego odbiorcy.
- Kliknij przycisk CC w prawym górnym rogu kompozytora wiadomości e-mail.
- Wstaw adresy e-mail drugorzędnych odbiorców.
Po kliknięciu przycisku Wyślij wiadomość e-mail zostanie wysłana zarówno do głównego odbiorcy w polu Do, jak i do wszystkich odbiorców wiadomości e-mail uwzględnionych w polu CC. Każdy odbiorca będzie mógł zobaczyć wszystkie inne adresy e-mail, więc upewnij się, że masz zgodę na udostępnianie danych swoich kontaktów.
Kiedy używać CC w e-mailu
Choć CC jest użytecznym narzędziem zarówno do oszczędzania czasu, jak i poprawy komunikacji, często jest używane zbyt liberalnie, bez odpowiedniego uwzględnienia podstawowej etykiety komunikacyjnej. Jako taka, nasza lista kiedy używać CC jest stosunkowo krótka:
Gdy chcesz trzymać odbiorców w pętli
Uważaj na to kiedy chcesz trzymać ludzi „w pętli”. Jeśli użyjesz go w nadmiarze, ryzykujesz zalanie odbiorców zbyt dużą liczbą e-maili, których po prostu nie przeczytają.
Przemyśl, czy każdy odbiorca naprawdę potrzebuje być skopiowany. Czy wiadomość zawiera informacje, które są im potrzebne, czy też po prostu dodajesz kolejną wiadomość do ich skrzynki odbiorczej?
Jako ogólną zasadę sugerujemy, że osoby, które powinny być informowane o wszystkim, to:
- Menedżerowie lub współpracownicy, którzy wyraźnie proszą o nadanie im statusu CC’d we wszystkich lub określonych komunikatach.
- Członkowie zespołu, którzy muszą być na bieżąco informowani o projekcie.
Gdy przedstawiasz kontakt
Gdy wysyłasz komuś wiadomość e-mail, aby przedstawić go innemu kontaktowi, chcesz, aby obie strony zobaczyły wiadomość e-mail, aby mogły potem kontynuować rozmowę. To zależy od ciebie czy dodasz nowy kontakt w polu Do czy CC, chociaż używanie CC jest całkowicie dopuszczalne.
Kiedy nie używać CC w emailu
Pęczniejące skrzynki odbiorcze mogą być prawdziwym problemem dla wydajności, i to jest naturalne dla ludzi, aby nadać priorytet bardziej pilnym emailom nad korespondencją, na którą są tylko CC. Jeśli rutynowo CC jednego z twoich kontaktów na twojej szerszej korespondencji, przed zbyt długim czasem, przestanie on w ogóle czytać te emaile. To może spowodować w nich brakuje na niektórych ważnych informacji po drodze.
Użyj ostrożności z tą funkcją tak, że nie jesteś niepotrzebnie CC’ing ludzi i zalewając je z więcej poczty niż potrzebują.
Gdy nie masz odpowiedniej zgody
Gdy używasz tej funkcji swobodnie i bez zastanowienia, CC’ing może powodować niezamierzone problemy.
Przypomnijmy, że komunikowałeś się przez e-mail z kolegą, a potem nagle zdecydowałeś, że inny kolega może również skorzystać z bycia włączonym do wątku. Zanim po prostu dodasz go do swojej następnej odpowiedzi, upewnij się, że najpierw zapytasz o zgodę obie strony. W istniejącym wątku mogą znajdować się poufne informacje, których nowy kontakt nie powinien widzieć.
Gdy oczekujesz odpowiedzi lub działania
Rozważ wysyłanie CC-ing do odbiorców, od których nie oczekujesz odpowiedzi lub bezpośredniego działania – w rzeczywistości większość odbiorców wiadomości e-mail automatycznie zakłada, że nie jest wymagane żadne działanie z ich strony, jeśli są tylko CC-ing. Jeśli chcesz, aby odbiorca odpowiedział lub działał, to technicznie rzecz biorąc, powinien on być umieszczony w polu Do.
Przed wysłaniem, spójrz na swoje pole CC i zastanów się, czego oczekujesz od każdego z tych odbiorców. W zależności od odpowiedzi, rozważ przeniesienie odpowiednich kontaktów do pola Do zamiast.
Gdy chcesz kogoś zawstydzić lub udowodnić punkt
Nie jest niczym niezwykłym, że ludzie używają pola CC z cynicznych powodów.
Mogłeś otrzymać gniewną wiadomość e-mail od kolegi, w której skopiowany jest twój szef. Albo może zostałeś wezwany przez swojego menedżera za działanie, które podjąłeś i byłeś kuszony, aby udowodnić, że oni już zostali skopiowani do odpowiedniej korespondencji.
Używanie CC dla pasywno-agresywnych lub punktowych powodów nie jest dobrą praktyką i powinno być pozostawione w spokoju.
Kiedy chcesz skopiować wielu odbiorców
Nadmierne wypełnianie pola CC może być bardzo rozpraszające dla każdego odbiorcy otwierającego nowy email, więc najlepiej utrzymuj pole CC na poziomie nie większym niż trzech lub czterech odbiorców. Jeśli jest ich więcej, powinieneś rozważyć wykonanie mail merge lub skorzystanie z oprogramowania do obsługi newslettera, takiego jak Mailchimp.
Dodatkowa lektura: How to Use Bcc Appropriately in Email
Why CC’ing Your Boss on Every Email Erodes Trust
Many employees have had times when they’re working through their emails for the day and CC their boss on a message to a colleague. To nie jest złośliwe – oni po prostu starają się utrzymać wszystkich w pętli.
Co jest w tym takiego złego?
Według badań przeprowadzonych na 584 osobach, 345 osób stwierdziło, że mniej ufało swojemu współpracownikowi, gdy ten zamieścił w e-mailu informację o swoim szefie. Badanie wskazało również, że zaufanie w całej kulturze organizacyjnej jest prawdopodobnie niskie, jeśli dzieje się to często.
Mając to na uwadze, nawet jeśli masz dobre intencje, pomyśl zanim skopiujesz swojego szefa w e-mailu do współpracownika. Jeśli nie jest to wymagane lub absolutnie konieczne, twój kolega może tego nie docenić.
Zawsze podwójnie sprawdzaj wątki dla poprzednich odpowiedzi
Ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić w łańcuchu mailowym, jest podwojenie swoich odpowiedzi lub podniesienie punktów, które już zostały podniesione i omówione. Może to być kłopotliwe, zwłaszcza, że wątki CC mogą stać się absurdalnie długie.
To powiedziawszy, szybkie skanowanie tego, co zostało wcześniej poruszone, może zaoszczędzić cenny czas w dalszej części linii. Spędzamy już tak dużo czasu w naszej skrzynce odbiorczej każdego dnia, więc ważne jest, aby zrobić co w twojej mocy, aby zredukować liczbę powtarzających się emaili zarówno dla siebie jak i dla swoich kolegów.
Typy CC, których powinieneś unikać
Istnieje kilka typów CC, których powinieneś unikać – oto podział:
Socjalny leniwiec
Znasz ten typ. Wysyłają Ci maile, które ledwo mają sens i zawierają tylko kilka słów. Leniwiec społeczny nie wie nawet, że CC istnieje. I w tym tkwi problem: na pytania odpowiadają lub zadają je bez kontekstu. Taki schemat komunikacji jest niezwykle nieefektywny i marnuje czas każdego z nas. Nie bądź taką osobą. A jeśli znasz leniwca społecznego, spróbuj delikatnie nauczyć go najlepszych praktyk dla CC i trzymaj się tego, jeśli nie zrozumie tego od razu.
Wielki Szef
Wielki Szef nie jest faktycznym szefem – oni po prostu myślą, że nim są. Często zwracają uwagę na siebie i używają CC jako broni, kopiując wszystkich do każdego maila – upewniając się, że wszyscy wszystko widzą. Ponownie, nie jest to najlepsza praktyka i powinieneś unikać używania CC w ten sposób. Użyj go mądrze i tylko wtedy, gdy jest to produktywne.
Najlepszy Przyjaciel Szef
Najlepszy Przyjaciel Szef jest w rzeczywistości szefem, ale chcą być twoim przyjacielem i abyś wiedział, że są one po prostu częścią zespołu. To staje się problemem, gdy każdy jest włączony w każdym e-mailu w próbie wspierania ducha zespołu i upewnij się, że nikt nie jest pominięty. W rzeczywistości prowadzi to do tego, że wszyscy w zespole otrzymują niepotrzebne e-maile i tracą czas na ich przeglądanie. Istnieją z pewnością skuteczne sposoby wspierania kultury pracy opartej na współpracy, ale nadmierne CC’ing nie jest jednym z nich.
Używaj go oszczędnie
Większość z nas zajmuje się naszą codzienną korespondencją e-mailową, nie myśląc o tym zbyt wiele. Używamy CC regularnie, aby chronić nasze plecy i zapewnić, że każdy jest „w pętli”, czy tego potrzebuje, czy nie.
Ale następnym razem, gdy będziesz komponował email, poświęć minutę na zastanowienie się, czy CC-ing jest pomocny lub konieczny. CC jest bardzo użytecznym narzędziem, ale tylko wtedy, gdy jest używane oszczędnie i z rozwagą. Sprawdź nasz post o tym, jak używać BCC w emailu, jeśli chcesz zrozumieć inną ważną funkcję wysyłania emaili.
Dodatkowa lektura: How to Send an Email to Undisclosed Recipients in Gmail
Upgrade Your Gmail Account with Right Inbox
As As good as Gmail is – and don’t get us wrong, we love Gmail – there are some things that it just does not do right out of the box. I tu właśnie przychodzi z pomocą Right Inbox. Dzięki aplikacji Right Inbox możesz zmienić interfejs Gmaila w potężną maszynę do zwiększania produktywności, korzystając z takich funkcji, jak śledzenie wiadomości e-mail, szablony wiadomości e-mail i przypomnienia o nich.
Na przykład śledzenie wiadomości e-mail pozwala Ci dowiedzieć się, kto i kiedy otworzył Twoje e-maile, a nasza funkcja szablonów wiadomości e-mail umożliwia tworzenie szablonów i łatwe wstawianie ich do wiadomości e-mail, gdy tylko zajdzie taka potrzeba, dzięki czemu nie musisz się martwić o pisanie tych samych wiadomości e-mail w kółko.
Dobrze brzmi? Kliknij tutaj, aby zainstalować Right Inbox dla Gmaila.