Korzystanie z ram decyzyjnych: dogłębne poznanie RAPID®
W ostatnim czasie dużo myślałem o efektywności operacyjnej i o tym, jak budować bardziej wydajne organizacje. Szybkość podejmowania decyzji w organizacji jest kluczem do tego, jak wydajna jest ta organizacja w ogóle. Jeśli połączysz szybkość podejmowania decyzji z jasnością i odpowiedzialnością wymaganą w całym procesie decyzyjnym, skończysz podejmując więcej dobrych decyzji szybciej.
Im więcej o tym myślałem, tym bardziej badałem różne sposoby prowadzenia spotkań, pisania dokumentów, definiowania rytmu biznesowego i nie tylko. Jednym z obszarów, który był dla mnie interesujący, było dowiedzenie się nieco więcej na temat ram podejmowania decyzji. Są one zaprojektowane tak, aby zapewnić przejrzystość osób stojących za decyzjami. Ramy decyzyjne najlepiej sprawdzają się w środowisku, w którym jest wielu interesariuszy i potrzebna jest równowaga między partycypacyjnym procesem podejmowania decyzji a zdolnością do podejmowania tych decyzji szybko i wyraźnie.
Ogólnie rzecz biorąc, ramy decyzyjne są zaprojektowane tak, aby właściciele decyzji i interesariusze byli jasni od samego początku. W całym cyklu życia każdego projektu, czasami nie jest jasne, kto jest właścicielem ostatecznej decyzji, kto jest krytycznym interesariuszem, a kto po prostu dostarcza dane wejściowe. W miarę trwania dyskusji opinia każdego staje się równie ważna, nawet jeśli odpowiedzialność każdego z nich nie jest taka sama.
Przeglądając wiele dostępnych ram decyzyjnych, a jest ich wiele, zdecydowaliśmy się na wykorzystanie RAPID® w organizacji projektowej VMware. Jesteśmy na początkowym etapie wdrażania tego rozwiązania w całej organizacji. Inne ramy podejmowania decyzji są równie ważne i mogą być lepsze dla Twojej organizacji. Niemniej jednak stosowanie spójnych ram ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że Twoja organizacja jest po tej samej stronie w trakcie budowania projektów w zespołach.
RAPID® to skrót od: Recommend, Agree, Perform, Input, and Decision. Jest to rama podejmowania decyzji, która identyfikuje kluczowe osoby dla każdego z tych obszarów i zapewnia, że wszystkie zaangażowane osoby mają jasność co do swoich ról, rozumieją swój wpływ i mają jasne zrozumienie swojej własności i odpowiedzialności oraz własności i odpowiedzialności innych osób w projekcie.
RAPID® jest zdefiniowany w następujący sposób:
- Rekomendowanie decyzji lub działania: jest to osoba lub grupa osób, która będzie uczestniczyć w rekomendowaniu działania w ramach oczekiwanego wyniku.
- Zgodzić się na decyzję lub działanie: jest to osoba lub grupa osób, które muszą zgodzić się na decyzję lub że ich punkt widzenia, jeśli nie jest w pełni zgodny, powinien być odzwierciedlony w ostatecznej propozycji i/lub wyniku.
- Wykonać działanie: jest to osoba lub grupa osób odpowiedzialna za wykonanie działania.
- Wkład: jest to osoba lub grupa osób, która dostarczy dane wejściowe. Dane wejściowe mogą lub nie mogą być odzwierciedlone w ostatecznej propozycji
- Podejmij decyzję: jest to pojedyncza osoba, która jest właścicielem decyzji w tej sprawie. Naprawdę ważne jest, aby istniał jeden właściciel decyzji, a nie grupa właścicieli decyzji. Jeśli czujesz, że skłaniasz się ku dodaniu wielu osób tutaj, prawdopodobnie potrzebujesz ocenić swoje projekty i możesz uznać, że pomocne jest odpowiednie podzielenie tych projektów.
Jak zaczynam go używać
Zaczynam używać RAPID® w wielu różnych kontekstach. Na przykład, ponieważ robimy większe doświadczenia typu end-to-end, które obejmują wiele różnych produktów i usług oraz obejmują wielu różnych interesariuszy, definiowanie RAPID® pomogło zapewnić, że interesariusze są wyraźnie zdefiniowani na różnych poziomach RAPID®, mając jednocześnie wyraźnego decydenta.
Mając to na uwadze, niezwykle przydatne było określenie, kto uczestniczy w jakich spotkaniach i kto jest wymagany do każdej rozmowy. Na przykład właściciel decyzji może zdecydować się na współpracę z tymi, którzy należą do grupy interesariuszy „Uzgodnij”, aby zapewnić, że są oni częścią ustalania kontekstu i formułowania właściwych zaleceń, podczas gdy ostateczny wynik jest przedstawiany tylko grupie osób dostarczających dane wejściowe.
Używam również części RAPID® odpowiednio do mniejszych zadań. Na przykład, jeśli mamy zadanie wynikające z rozmowy na spotkaniu z personelem, zaznaczamy potrzebne części RAPID® odpowiednie dla tego zadania poprzez podkreślenie użytej litery.
Na przykład, pracowaliśmy nad projektem i potrzebowaliśmy jasnego właściciela decyzji oraz jasnej listy osób, które muszą wyrazić zgodę na decyzję. To, co zrobiliśmy, to pogrubiliśmy litery RAPID® needed jako część naszych notatek ze spotkań, gdzie RAPID® oznacza właściciela decyzji, a RAPID® oznacza listę osób, które muszą zgodzić się na decyzję lub mieć swoje poglądy w niej odzwierciedlone.
Wskazówki do korzystania z RAPID®
Używanie ram podejmowania decyzji RAPID® wymaga dyscypliny i praktyki. Aby było skuteczne, wymaga zbudowania mięśni i dyscypliny myślenia poprzez RAPID® na początku każdego właściwego projektu. Nie każda decyzja wymaga wyraźnego zidentyfikowania każdego aspektu RAPID®.
Uwaga kilka wskazówek dotyczących korzystania z RAPID®:
- Jeśli ustalisz, że RAPID® jest potrzebny lub jeśli jest wymagany jako część aktualizacji statusu, na przykład, upewnij się, że identyfikujesz wszystkie aspekty RAPID® zanim decyzja zostanie podjęta lub jest potrzebna. Ważne jest, aby ludzie zostali zidentyfikowani, ponieważ projekt znajduje się w punkcie wyjścia.
- Upewnij się, że zalecenia, wkłady i porozumienia są jasno nakreślone. Ktoś, kto musi zgodzić się na decyzję, może również wydać rekomendację lub zapewnić wkład. Powinno być jasne, jaki poziom wkładu zapewniają i w jakim kontekście.
- RAPID® jest przydatny dla większych organizacji i projektów. Istnieją decyzje, które mogą skorzystać z części RAPID® (jak część dotycząca własności decyzji), ale używanie go do każdej pojedynczej decyzji jest przesadą, która może mieć odwrotny skutek.
Zasoby
- Kształtowanie stylu i zachowania decyzyjnego – dobry artykuł na temat różnych stylów podejmowania decyzji i kiedy używać RAPID®
Jeśli uznałeś to za przydatne, możesz śledzić mnie na Twitterze tutaj, gdzie kontynuuję dzielenie się moją podróżą po tym, jak napędzamy lepszą wydajność wokół podejmowania decyzji i przywództwa w całej naszej organizacji.