Znaczenie działu Accounts Payable – Proste oprogramowanie księgowe dla przedsiębiorców
Każda firma lub organizacja ma zasadniczo dwa przepływy finansowe – przychody i wydatki. Można również spojrzeć na to w bardziej uproszczony sposób i zdefiniować je jako pieniądze przychodzące i pieniądze wychodzące.
Pieniądze przychodzące jest, oczywiście, co utrzymuje firmę na powierzchni i pozwala jej działać przez dłuższy okres. Jednakże, gdy pieniądze trafiają do organizacji, musi istnieć niezawodny sposób śledzenia wydatków i utrzymywania kosztów na minimalnym i możliwym do opanowania poziomie. To właśnie tam dział zobowiązań wchodzi do gry.
Co to jest Accounts Payable?
Odpowiedzialność jest częścią ogólnego działu księgowości, a ich szczególną misją jest zarządzanie i nadzorowanie „rachunków płaconych” lub pieniędzy wypływających z firmy. W przeciwieństwie do marketingu i sprzedaży, nie ma wiele działań lub działalności, które mogą być interpretowane jako ekscytujące w tym dziale, ale to nie zmienia faktu, że jest to niezwykle istotna część udanego biznesu.
Jak można się spodziewać, wydajność systemu zobowiązań bezpośrednio odnosi się do stabilności finansowej organizacji i reputacji. Jeśli Twoja firma trwa zbyt długo – lub jest zbyt powolna – płacąc klientom i sprzedawcom, będzie to źle wpływać na reputację Twojej marki.
Idzie to również w drugą stronę. Należności z czasem tracą na wartości, zwłaszcza gdy są przeterminowane. W momencie, gdy wiele należności jest przeterminowanych o 90 lub więcej dni, są one warte zaledwie 20 procent swojej pierwotnej wartości. Warto więc zadbać o to, aby wszystkie faktury były zapłacone i zarządzane tak wcześnie, jak to możliwe.
Kluczowe dla sprawnego funkcjonowania działu zobowiązań jest system lub oprogramowanie, którego dział używa do zarządzania finansami. Nawet przy najbardziej utalentowanym zespole do dyspozycji, nieefektywność nie tylko spowoduje problemy, ale również wpłynie na resztę organizacji.
Dlatego utrzymanie działu zobowiązań i zespołu zorganizowanego i wydajnego jest priorytetem numer jeden, jeśli chodzi o zarządzanie wydatkami i wynikami finansowymi.
Dlaczego zobowiązania są tak ważne?
Oprócz oczywistego punktu, że ktoś musi zarządzać pieniędzmi wypływającymi z firmy, istnieje kilka powodów, dla których dział zobowiązań jest niezbędny.
Na początek, fakturowanie jest procesem, w którym większość klientów i sprzedawców jest opłacana przez firmę. Faktury przychodzą, a ktoś musi zapłacić kartę. Następnie faktura musi zostać przetworzona i zorganizowana w celu odpowiedniego przechowywania i odniesienia się do niej później.
Ręczny proces śledzenia, edycji i zatwierdzania faktur jest na ogół powolny i przeciągający się. Można go znacznie uprościć i przyspieszyć, wdrażając zautomatyzowany system, dzięki zaawansowanym narzędziom programowym. Średni koszt przetwarzania faktur z niewielką lub żadną automatyzacją może być 20 razy większy niż koszt z wdrożonymi usługami wysokiej automatyzacji.
Ale nawet z zautomatyzowanym systemem, ktoś musi mieć oko na regularne operacje, aby upewnić się, że wszystko jest na bieżąco. Zgadnij, kto obsługuje, że dla całej organizacji? Tak, jest to dział księgowości, lub bardziej szczegółowo, zespół zobowiązań.
Po drugie, zespół zobowiązań jest forward-facing kanał dla klientów i klientów. W każdej chwili ktoś ma problem z płatnościami, jest zdezorientowany o strumieniach finansowych lub po prostu musi mieć zamówienie faktury wypełnione, będą współdziałać i angażować się z działem zobowiązań. Pomyśl o nich jak o zespole PR dla Twoich interakcji finansowych. Chcesz, aby Twój zespół wyglądać profesjonalnie do klientów i potencjalnych klientów, i chcesz, aby proces być gładkie i wydajne.
Osiągnięcie tych celów oznacza utrzymanie dobrze zaopatrzony zespół doświadczonych pracowników, którzy mają konkretne umiejętności i wiedzę na temat operacji finansowych. Co ważniejsze, rozumieją tajniki oprogramowania i narzędzi wymaganych i może pomóc ułatwić płynne interakcje z każdym, od partnerów do potencjalnych clients.
Accounts Payable in All Businesses
Oczywiście, z większej organizacji i biznesu, rachunki do zapłaty ma wiele sensu. A co z mniejszą firmą z mniejszymi zasobami? Jest to nadal korzystne i niezbędne dział dla małych i średnich firm, i istnieje kilka sposobów, aby zorganizować i struktury działu tak, że to działa.
W końcu, nie ma sposobu, aby zignorować potrzebę posiadania zespołu zobowiązań w miejscu i zapewnić im odpowiednie oprogramowanie i narzędzia do wykonywania swojej pracy. Jeśli chcesz, aby Twoja firma odniosła sukces, jest to kluczowy proces, którego nie możesz pominąć.