A Importância de um Departamento de Contas a Pagar – Software Simples de Contabilidade para Empresários
Cada empresa ou organização tem essencialmente dois fluxos financeiros – receitas e despesas. Você também poderia olhar para isso de uma maneira mais simplista e defini-los como dinheiro que entra e dinheiro que sai.
Money coming in is, obviously, what keeps a business afloat and allows it to operate for any extended period. No entanto, uma vez que o dinheiro entra numa organização, é necessário que haja uma forma segura de controlar as despesas e manter os custos mínimos e manejáveis. É aí que entra em jogo o departamento de contas a pagar.
O que são contas a pagar?
As contas a pagar fazem parte do departamento de contabilidade geral, e a sua missão específica é gerir e supervisionar as ‘contas a pagar’ ou o dinheiro que flui de um negócio. Ao contrário do marketing e vendas, não há muita ação ou atividade que possa ser interpretada como estimulante neste departamento, mas isso não muda o fato de que é uma parte extremamente vital de um negócio de sucesso.
Como você esperaria, a eficiência do seu sistema de contas a pagar está diretamente relacionada à estabilidade financeira e reputação de sua organização. Se a sua empresa leva muito tempo – ou é muito lenta – a pagar clientes e fornecedores, isso irá reflectir mal na reputação da sua marca.
Também vai na outra direcção. As contas a receber perdem valor ao longo do tempo, especialmente depois de terem sido vencidas. Quando muitas contas a receber estão atrasadas 90 dias ou mais, elas valem apenas 20 por cento do seu valor original. Cabe a você assegurar que todas as faturas sejam pagas e gerenciadas o mais cedo possível.
Pivotal para o bom funcionamento das contas a pagar é o sistema ou software que o departamento utiliza para gerenciar as finanças. Mesmo com a equipe mais talentosa à sua disposição, as ineficiências não só causarão problemas como também afetarão o resto de sua organização.
É por isso que manter seu departamento de contas a pagar e sua equipe organizados e eficientes é a prioridade número um quando se trata de gerenciar despesas e desempenho financeiro.
Por que é que as contas a pagar são tão importantes?
Além do ponto óbvio que alguém tem de gerir o dinheiro que flui de um negócio, há várias razões para que um departamento de contas a pagar seja necessário.
Para começar, a facturação é o processo pelo qual a maioria dos clientes e fornecedores são pagos por uma empresa. As facturas chegam, e alguém tem de pagar a conta. Depois, a fatura deve ser processada e organizada para um armazenamento e referência apropriada mais tarde.
Um processo manual de rastreamento, edição e aprovação de faturas é geralmente lento e retirado. Pode ser tornado muito mais simples e rápido implementando um sistema automatizado, graças a ferramentas de software avançadas. O custo médio de processamento de facturas com pouca ou nenhuma automatização pode ser 20 vezes maior do que o custo com serviços de alta automatização implementados.
Mas mesmo com um sistema automatizado, alguém precisa de estar atento às operações regulares para ter a certeza de que as coisas estão em alta. Adivinhe quem cuida disso por toda uma organização? Sim, é o departamento de contabilidade, ou mais especificamente, a equipe de contas a pagar.
Segundo, a equipe de contas a pagar é o canal de encaminhamento para os clientes e clientes. Sempre que alguém tem um problema com pagamentos, está confuso sobre os fluxos financeiros ou apenas precisa ter uma ordem de pagamento preenchida, eles vão interagir e se envolver com o departamento de contas a pagar. Pense neles como a equipe de RP para as suas interações financeiras. Você quer que sua equipe pareça profissional para clientes e potenciais clientes, e quer que o processo seja suave e eficiente.
Atingir esses objetivos significa manter uma equipe bem abastecida de trabalhadores experientes que tenham habilidades específicas e conhecimento das operações financeiras. Mais importante ainda, eles entendem as entradas e saídas do software e ferramentas necessárias e podem ajudar a facilitar interações tranqüilas com qualquer pessoa, desde parceiros até clientes potenciais.
Contas a pagar em todos os negócios
De fato, com uma organização e um negócio maior, as contas a pagar fazem muito sentido. E que tal um negócio menor com menos recursos? É ainda um departamento benéfico e necessário para as pequenas e médias empresas, e há várias formas de organizar e estruturar o departamento para que funcione.
No final, não há como ignorar a necessidade de ter uma equipe de contas a pagar e fornecer-lhes o software e as ferramentas apropriadas para realizar seus trabalhos. Se você quer que seu negócio tenha sucesso, este é um processo crucial que você não pode ignorar.