Como fazer a acta da reunião: Modelos e Exemplos

Como fazer a acta da reunião: Modelos e Exemplos

Escrever actas de reuniões pode parecer uma tarefa trivial e sem importância, algo que você atribuiria a um estagiário – ou mesmo não o faria de todo. As próprias reuniões são muitas vezes vistas como uma perda de tempo e documentá-las ainda mais.

Tal como negligenciar esta tarefa é um erro que pode ser dispendioso tanto em termos de tempo como de recursos. Se você tem uma boa razão para ter uma reunião, as atas de reunião podem ser uma ferramenta altamente eficaz para manter todos na mesma página.

Vamos mergulhar mais fundo no que são atas de reunião, como escrevê-las, e olhar para alguns modelos e exemplos de atas de reunião.

• O que são atas de reunião?
• Qual é o propósito das actas de reunião?
• Como tomar as actas de reunião eficazmente
• Conhecer os modelos de actas de reunião & exemplos

O que são actas de reunião?

As actas de reunião, também chamadas notas de reunião, são o registo escrito de tudo o que aconteceu durante uma reunião. Não são o mesmo que a agenda da reunião, que é preparada com antecedência e se refere à lista de atividades que os participantes esperam realizar durante sua reunião.

Não são um registro minuto a minuto e, em vez disso, se concentram nos resultados da reunião. As actas normalmente captam informações, tais como:

• Nomes dos participantes

• Data e hora da reunião

• Agenda itens abordados

• Decisões feitas pelos participantes

• Seguimento-ações para cima e próximos passos

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Por que as notas de reunião são chamadas de “atas”?

Contrário à crença popular, as notas tomadas numa reunião não são chamadas de “actas” porque o anotador regista as notas juntamente com a hora. Na verdade, “atas de reunião” não têm nada a ver com o tempo.

A palavra tem origem no latim “minuta scriptura”, que significa “pequenas notas”. Assim, tomar atas de reunião significa essencialmente condensar a reunião até os pontos mais importantes. De acordo com algumas fontes, foi usada pela primeira vez nesse sentido no início do século XVIII.

Qual é o propósito da minuta scriptura?

Em alguns casos únicos, tomar minutas de reunião pode ser exigido por lei, por exemplo, durante reuniões disciplinares com funcionários ou disputas legais. No entanto, na maioria dos casos, se tomar notas depende inteiramente de você.

Aqui está o porquê de se fazer uma ata de reunião vale o esforço.

• Minutos fornecem um registro escrito do que foi acordado em uma reunião e criam uma compreensão compartilhada dos resultados. Eles são uma importante fonte de informação que permite aos participantes refletir sobre o que aconteceu. Um registro escrito é a melhor maneira de evitar mal-entendidos decorrentes de pessoas com diferentes recordações da reunião.

• Notificam as pessoas das tarefas que lhes foram atribuídas e criam linhas de tempo claras para manter todos no caminho certo. Eles criam clareza sobre quais são os próximos passos e quem é responsável por quê, assegurando que nenhuma ação seja esquecida.

• Agem como fonte de informação para os membros que não puderam comparecer. Eles também ajudam outros participantes a se manterem informados, por exemplo, quando os resultados da reunião impactam atividades ou projetos colaborativos e cruzados dentro da empresa.

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• Eles permitem que os participantes voltem e revisitem as idéias-chave e os pontos de discussão que levaram a uma decisão. Sem um registro claro, é fácil esquecer porque uma determinada decisão foi tomada. No pior caso, você pode acabar tendo que repetir a reunião e ter as mesmas discussões novamente.

Como fazer as atas da reunião de forma eficaz

Calme as atas facilmente acessíveis

No passado, as atas eram compartilhadas com os participantes como um anexo de e-mail. Algumas empresas ainda divulgam as notas de reunião da mesma forma. No entanto, esta abordagem tem muitas desvantagens. As notas de reunião são difíceis de organizar e podem facilmente se perder na sua caixa de entrada. Obter informações dos participantes e revisar o registro requer vários loops de e-mail. Não há uma maneira fácil de acompanhar as tarefas atribuídas.

Hoje, a maioria das empresas têm melhores ferramentas à sua disposição. Ferramentas wiki internas, como o Nuclino permitem às empresas organizar e colaborar em seus minutos de forma muito mais eficiente:

• Todas as notas podem ser editadas colaborativamente em tempo real.

• Notações relevantes podem ser encontradas instantaneamente usando o recurso de busca.

• Os interessados podem facilmente deixar comentários e feedback.

• Ata de reunião relacionada pode ser ligada e organizada hierarquicamente.

Preparar a agenda da reunião com antecedência

A agenda da reunião é uma das melhores maneiras de garantir que você se mantenha focado e evitar reuniões improdutivas. Ela define o ritmo da reunião e funciona como uma ferramenta de gestão do tempo. Ela também servirá como um esboço quando você escrever a ata.

Recordar a presença

Inclua uma lista de participantes, presentes e ausentes, e compartilhe a ata com eles após a reunião. Se você estiver usando uma ferramenta como Nuclino, você pode simplesmente @-mencionar os participantes, enviando-lhes uma notificação no ato e compartilhando o documento com eles.

Seguir uma estrutura clara

Usar a agenda da reunião como um esboço, separar suas anotações em categorias claras, por exemplo, itens de discussão, decisões tomadas e tarefas e próximos passos. Crie um modelo de acta de reunião e siga-o consistentemente.

Convide os participantes a reverem

Certifique-se de que a sua acta está completa e precisa, pedindo aos outros participantes que a revejam. No Nuclino, eles podem facilmente compartilhar suas opiniões deixando um comentário.

Partilhar com todos os interessados relevantes

Após a reunião, compartilhe a ata com qualquer pessoa que possa achá-la relevante (mesmo que não tenha participado). Certifique-se de que todos que foram designados para uma tarefa estejam cientes dos seus próximos passos e dos prazos para completá-los.

Reunir modelos de atas & exemplos

Dependente da reunião, as atas podem parecer muito diferentes. Elas podem ser muito longas e formais, ou muito curtas e simples. Aqui estão alguns modelos de atas de reunião e exemplos para diferentes ocasiões.

Ata de reunião executiva

Reuniões executivas normalmente focam no planejamento estratégico e revisões de KPI, e suas atas tendem a ser mais longas e mais formais. Aqui está um exemplo:

Atualização semanal do status

É importante notar que, como cada vez mais empresas abraçam o trabalho remoto, muitas reuniões são agora conduzidas de forma assíncrona. Está se tornando especialmente comum para reuniões de atualização de status onde o objetivo é compartilhar informações ao invés de ter uma mesa redonda de discussão.

Neste caso, ter atas torna-se ainda mais crítico, em essência substituindo a reunião física real. Atualizações semanais de status e reuniões retrospectivas de sprint são exemplos comuns.

No final do dia, cabe a você encontrar o formato que funciona melhor para você e sua equipe. Não há um tamanho único para todos quando se trata de atas de reunião, mas esperamos que você use estes exemplos como inspiração para suas próprias notas.

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