O que significa CC no e-mail, e quando usá-lo
Quando o e-mail substituiu as formas tradicionais de comunicação de escritório, ele assumiu a linguagem existente de memorandos em papel. Os assistentes de escritório costumavam digitar a correspondência em papel carbono para que uma cópia carbono fosse feita automaticamente, que poderia então ser enviada para um segundo destinatário. Eliminou a necessidade de digitar o mesmo documento várias vezes.
O termo “cópia a papel químico” – ou mais comumente, “CC” – é agora parte integrante da linguagem de e-mail. E embora não exista um manual sobre como e quando usá-lo, existem algumas melhores práticas que vale a pena ter em mente antes de preencher o campo CC e clicar em “enviar”
Como usar CC no Gmail
Usar CC na linguagem de e-mail atual significa que você está enviando um e-mail não só para o destinatário primário no campo “Para”, mas também para um ou mais destinatários secundários. No Gmail, você pode CC até 100 destinatários em qualquer e-mail.
Para completar o campo CC no Gmail:
- Click Compose para abrir uma nova mensagem.
- Completar o campo To inserindo o endereço de e-mail do destinatário primário.
- Clique CC no canto superior direito do compositor de e-mail.
- Inserir os endereços de e-mail dos destinatários secundários.
Após clicar em Send, o seu e-mail será enviado tanto para o destinatário primário no campo To, como para qualquer destinatário de e-mail que tenha incluído no campo CC. Cada destinatário poderá ver todos os outros endereços de e-mail, por isso certifique-se de que tem consentimento para partilhar os dados dos seus contactos.
Quando utilizar o CC num e-mail
Embora o CC seja uma ferramenta útil tanto para poupar tempo como para melhorar a comunicação, é muitas vezes utilizado de forma demasiado liberal, sem a devida consideração a alguma etiqueta de comunicação básica. Como tal, nossa lista de quando usar CC é relativamente curta:
Quando você quiser manter os destinatários no loop
Cuidado ao manter as pessoas “no loop”. Se o usar em excesso, arrisca-se a inundar os seus destinatários com demasiados e-mails que eles simplesmente não vão ler.
Pense se cada destinatário precisa realmente de ser copiado. O e-mail contém informação que eles precisam, ou está apenas a adicionar mais um e-mail à sua caixa de entrada?
Como regra geral, sugerimos que as pessoas que precisam de ser mantidas no ciclo sejam:
- Gerentes ou colegas que pedem especificamente para serem copiados em todas as comunicações ou em comunicações específicas.
- Membros de uma equipe que precisam ser mantidos a par de um projeto.
Quando você está introduzindo um contato
Quando você está enviando um e-mail para alguém para apresentá-lo a outro contato, você quer que ambas as partes vejam o e-mail para que eles possam continuar a conversa depois. Depende de você adicionar o novo contato no campo Para ou no campo CC aqui, embora usar CC seja perfeitamente aceitável.
Quando não usar CC em um e-mail
Caixas de entrada inchadas podem ser um problema real de eficiência, e é natural que as pessoas dêem prioridade a e-mails mais urgentes em vez de correspondência em que são meramente CC’d on. Se você rotineiramente CC um de seus contatos na sua correspondência mais ampla, em pouco tempo, eles vão parar de ler os e-mails completamente. Isto pode resultar na falta de informação importante ao longo do caminho.
Utilize cuidado com esta função para que não esteja desnecessariamente a colocar as pessoas em risco e a inundá-las com mais correio do que precisam.
Quando não tiver o consentimento apropriado
Quando usado liberal e impensadamente, o CC’ing pode causar problemas não intencionais.
Diga que você esteve em comunicação por e-mail com um colega e, de repente, decida que outro colega também pode se beneficiar de ser incluído no tópico. Antes de simplesmente os colocar na sua próxima resposta, certifique-se de pedir a permissão de ambas as partes primeiro. Pode haver informação sensível no fundo do tópico existente que o novo contacto não deve ver.
Quando estiver à espera de uma resposta ou acção
Confirme apenas destinatários CC-ing dos quais não espera uma resposta ou uma acção directa – de facto, a maioria dos destinatários de e-mail assume automaticamente que não é necessária qualquer acção da sua parte se forem apenas CC’d. Se você quer que um destinatário responda ou aja, então tecnicamente eles devem ser colocados no campo To.
Antes de clicar em send, olhe para o seu campo CC e pense no que você está esperando de cada um desses destinatários. Dependendo de suas respostas, considere mover os contatos apropriados para o campo To.
Quando você quiser envergonhar alguém ou provar um ponto
Não é incomum as pessoas usarem o campo CC por razões cínicas.
Você pode ter recebido um e-mail irritado de um colega com o seu chefe copiado. Ou você pode ter sido chamado pelo seu gerente para uma ação que você tomou e foi tentado a provar que eles já tinham sido copiados na correspondência relevante.
Usar o CC por razões passivas-agressivas ou de pontuação não é uma boa prática e deve ser deixado em paz.
Quando você quer copiar em muitos destinatários
O sobrepopular o campo CC pode ser extremamente perturbador para qualquer destinatário que abra um novo e-mail, então idealmente mantenha o campo CC para não mais do que três ou quatro destinatários. Mais do que isso, e você deve considerar fazer uma fusão de emails ou usar um software de newsletter como Mailchimp.
Leitura adicional: Como Usar Bcc Apropriadamente no Email
Porquê CC’ing Your Boss on Every Email Erodes Trust
Muitos empregados tiveram momentos em que estão a trabalhar através dos seus emails para o dia e CC o seu chefe numa mensagem para um colega. Não é malicioso – eles estão apenas tentando manter todos informados.
O que há de tão errado nisso?
De acordo com um estudo de 584 pessoas, 345 pessoas disseram que confiaram menos no seu colega de trabalho quando chamaram o seu chefe num e-mail. O estudo também apontou que a confiança em toda a cultura organizacional é provavelmente baixa se isso estiver acontecendo com frequência.
Com isto em mente, mesmo que você tenha boas intenções, pense antes de copiar seu chefe em um e-mail para um colega de trabalho. A menos que tenha sido solicitado ou seja absolutamente necessário, seu colega pode não gostar disso.
Temas de verificação sempre duplos para respostas anteriores
A última coisa que você quer fazer em uma cadeia de e-mails é dobrar suas respostas ou trazer à tona pontos que já foram levantados e discutidos. Isto pode ser um incômodo, especialmente porque os fios CC podem acabar sendo ridiculamente longos.
Dito isto, uma análise rápida do que veio antes pode poupar tempo precioso mais abaixo. Nós já passamos tanto tempo dentro da nossa caixa de entrada de e-mails todos os dias, por isso é importante fazer a sua parte para reduzir os e-mails repetitivos tanto para si como para os seus colegas.
Os tipos de CC que você deve evitar
Existem vários tipos de CC’ers que você deve evitar – aqui está uma quebra:
A Preguiça Social
Você conhece o tipo. Eles enviam-lhe e-mails que mal fazem sentido e incluem apenas algumas palavras. A Preguiça Social nem sequer sabe que o CC existe. E aqui reside o problema: as perguntas são respondidas ou feitas sem contexto. Este padrão de comunicação é extremamente ineficiente e desperdiça o tempo de todos. Não seja essa pessoa. E se você conhece uma Preguiça Social, tente educá-los gentilmente sobre as melhores práticas para a CC’ing, e fique com ela se eles não a pegarem de imediato.
The Big Boss
The Big Boss não é o verdadeiro chefe – eles apenas pensam que são. Muitas vezes eles estão se cuidando e usam o CC como uma arma, copiando todos em cada e-mail – certificando-se de que todos vejam tudo. Mais uma vez, isto não é a melhor prática, e você deve evitar usar o CC desta forma. Use-o sabiamente e apenas quando for produtivo.
The Best Friend Boss
The Best Friend Boss é na verdade o chefe, mas eles querem ser seus amigos e para você saber que eles são apenas parte da equipe. Isto torna-se um problema quando todos estão incluídos em todos os e-mails, numa tentativa de fomentar o espírito de equipa e garantir que ninguém fica de fora. Na realidade, isso faz com que todos na equipe recebam e-mails desnecessários e percam tempo tentando separar todos eles. Existem certamente formas eficazes de fomentar uma cultura de trabalho colaborativo, mas o CC’ing excessivo não é uma delas.
Utilize-o com moderação
A maior parte de nós continua com a nossa correspondência de e-mail do dia-a-dia sem pensar muito nisso. Usamos o CC regularmente para cobrir nossas costas e para garantir que todos sejam mantidos “no laço”, quer precisem ou não.
Mas da próxima vez que você escrever um e-mail, dedique um minuto para considerar se o CC-ing é útil ou necessário. O CC é uma ferramenta muito útil, mas apenas quando usado com parcimónia e com alguma consideração. Confira nosso post sobre como usar o BCC em e-mails se você está procurando entender outra importante funcionalidade de envio de e-mails.
Leitura Adicional: Como enviar um e-mail para destinatários não revelados no Gmail
Upgrade Your Gmail Account with Right Inbox
As boas como o Gmail é – e não nos interprete mal, nós adoramos o Gmail – há algumas coisas que ele simplesmente não faz direito fora da caixa. É aí que entra a Caixa de Entrada Direita. Com a Caixa de Entrada Direita, você pode transformar sua interface do Gmail em uma potência de produtividade com recursos como rastreamento de e-mail, modelos de e-mail e lembretes de e-mail.
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