O que você deve saber sobre os certificados de isenção de impostos sobre vendas e uso
Como profissional de impostos estaduais e locais (“SALT”), eu ajudo os clientes a cumprir suas obrigações fiscais de venda e uso de impostos multi-estaduais. Isso, naturalmente, se estende à representação quando seus registros (ou status de não preenchimento) estão sob auditoria. Algumas das perguntas mais frequentes dos clientes dizem respeito à obtenção de certificados de isenção de clientes qualificados. Cada proprietário de empresa deve preocupar-se com os certificados de isenção e compreender quando e porquê devem obtê-los para que possam minimizar a exposição ao imposto sobre vendas caso a empresa seja auditada.
Por que são exigidos certificados de isenção?
Os certificados de isenção de imposto sobre vendas são exigidos sempre que um vendedor faz uma venda de bens ou serviços tributáveis, e não cobra imposto sobre vendas em uma jurisdição, na qual é exigido. O certificado é emitido por um comprador para fazer compras isentas de impostos que normalmente estariam sujeitas ao imposto sobre vendas. A maioria dos certificados de isenção de imposto sobre vendas do estado não expira e o vendedor é obrigado a manter os certificados de isenção enquanto as vendas continuarem a ser feitas ao comprador e o imposto sobre vendas não for cobrado. Não são exigidos certificados de isenção para itens que não são tributáveis por lei.
Existe um certificado de isenção global que pode ser usado em vários estados?
Não, infelizmente não há regras globais relativas a certificados de isenção. Cada estado tem o seu próprio conjunto de certificados de isenção, bem como regras e regulamentos que abrangem a sua utilização. No entanto, algumas regras gerais são aplicáveis. Por exemplo, a maioria dos estados tem categorias amplas de isenções – revenda, governo, manufatura, organizações isentas, telecomunicações, agricultura, etc. Como nem todos os estados têm todas as isenções em vigor, regras locais e requisitos de conformidade local devem ser considerados.
Os estados diferem em seu tratamento de vendas feitas a organizações isentas e agências governamentais?
Sim, os estados diferem em seu tratamento de vendas feitas a organizações isentas (501 (c) (3) status para fins de imposto de renda) e agências governamentais. Uma regra geral é que as compras feitas pelo governo federal são isentas em todos os estados, mas os requisitos de documentação variam. Alguns estados tributam as compras do governo estadual e local, incluindo MN, SC, WA, CA, AZ e HI. Estados que fazem compras isentas pelo governo estadual e local geralmente exigem que as compras sejam para uso exclusivo da entidade isenta e a entidade isenta deve ser o pagador do registro.
A maioria dos clientes acha que todas as vendas feitas para organizações sem fins lucrativos 501 (c) (3) são automaticamente isentas. Isto poderia ser uma presunção dispendiosa. Para que uma organização sem fins lucrativos esteja isenta, ela deve solicitar e receber isenção de impostos sobre vendas e uso no(s) estado(s) em que realiza negócios. Não se deixe enganar pelo nome de isenção da organização, assegure-se de obter um certificado de isenção devidamente preenchido se o imposto não for cobrado ou se estiver sujeito a penalidades por não cobrar o imposto sobre vendas.
Como posso saber qual certificado de isenção se aplica a uma transação?
Como mencionado acima, não há regras rápidas e fáceis em relação aos certificados de isenção. Certificados diferentes se aplicam para isenções diferentes, e pode haver certificados únicos para bens ou serviços especializados. Deve-se pesquisar os vários sites do departamento fiscal ou consultar o seu consultor de SALT para determinar qual o formulário aplicável. Por exemplo, o site do Departamento de Impostos e Finanças de Nova Iorque publica um Boletim Fiscal muito útil, o ST-240 Certificado de Isenção de Imposto sobre Vendas, que explica quem pode usar os certificados de isenção, como usá-los corretamente e qual certificado deve ser usado com base nas isenções gerais de imposto sobre vendas na Lei Tributária. O boletim pode ser encontrado em: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
certificados_de_isenção_para_vendas_tax.htm.
Por que um vendedor não pode simplesmente emitir um Certificado de Multi-Jurisdição (MJC), conforme prescrito pela Comissão Fiscal Multi-Estados ou o Certificado de Isenção de Imposto sobre Vendas Simplificado desenvolvido pelo Conselho de Administração do Imposto sobre Vendas e Uso Simplificado?
Como discutido acima, as regras de imposto sobre vendas e uso variam de acordo com o estado. Para ajudar os vendedores a cumprir as suas obrigações multi-jurisdicionais, muitos estados aderiram à Comissão Fiscal Multi-Estados ou ao Projecto de Simplificação do Imposto sobre Vendas.
A Comissão Fiscal Multi-Estados é uma agência fiscal interestatal intergovernamental que trabalha em nome dos estados e contribuintes para administrar, de forma equitativa e eficiente, as leis fiscais que se aplicam a empresas multi-estatais e multinacionais. A Comissão desenvolveu um Certificado Uniforme de Imposto sobre Vendas e Uso que 38 Estados aceitam para uso como um certificado de revenda “cobertor” (o uso deste certificado não é válido no Estado de Nova York e vários outros). Os Estados, no entanto, variam nas suas regras quanto aos requisitos de isenção de revendedores. Alguns estados exigem que o revendedor (comprador) seja registrado para recolher o imposto sobre vendas no estado onde o revendedor faz a sua compra. Outros estados aceitarão o certificado se um número de identificação for fornecido para outro estado (por exemplo, o estado de origem do comprador). É necessário verificar com o estado apropriado para determinar se você atende aos requisitos daquele estado para ser considerado um revendedor e se você pode usar o MJC para solicitar uma isenção do imposto sobre vendas.
O Projeto Simplificado de Imposto sobre Vendas e Uso (“SSTP”) é um esforço cooperativo de 44 estados e da comunidade empresarial para simplificar as vendas e usar a administração de cobrança de impostos pelos varejistas e estados. Como forma de facilitar aos retalhistas e vendedores remotos que operam em vários estados a condução dos seus negócios num ambiente justo e competitivo, o Conselho de Administração do SSTP desenvolveu um certificado de isenção multi-estados, o Certificado de Isenção do Acordo Fiscal Simplificado sobre Vendas. O certificado oferece uma variedade de isenções e não está limitado ao tipo de revenda das transacções. Nem todos os estados permitem todas as isenções listadas neste formulário e estados como Nova Iorque não aceitam o uso deste certificado como um certificado de isenção válido. Os compradores são responsáveis por determinar se eles se qualificam para solicitar isenção de impostos no estado que, de outra forma, seria devido imposto sobre a venda. Assim, dependendo das regras de uma determinada jurisdição e do seu nível de participação no MJC ou SSTP, diferentes isenções e requisitos de preenchimento poderiam ser aplicados.
O que significa um certificado “devidamente preenchido”?
Na maioria dos estados, um certificado de isenção devidamente preenchido significa que o certificado é preenchido na sua totalidade pelo comprador, ou seja, cada linha exigida a ser preenchida é preenchida pelo comprador que emite o certificado. A maioria dos estados exige que o certificado devidamente preenchido seja obtido no prazo de 90 dias após a data da venda e que o vendedor aceite o certificado de “boa fé”. Aceitar um certificado de boa fé significa que o vendedor não tem motivos para acreditar que o que o comprador indicou no certificado não é verdade.
O que acontece se um vendedor não obteve um certificado de isenção devidamente preenchido e não consegue localizar o cliente para obter um novo porque já não está no negócio
Na maioria das situações de auditoria uma venda não tributável não suportada por um certificado de isenção devidamente preenchido será recusada e o imposto sobre vendas será cobrado contra o vendedor, embora o imposto sobre vendas, em geral, seja um “imposto sobre o consumo”. Para piorar a situação, uma vez que a maioria das vendas não tributáveis são revistas usando um “método de auditoria de período de teste” (um período limitado é “testado” e é desenvolvida uma taxa de erro que é projetada durante todo o período de auditoria) o imposto sobre vendas devido em cada venda não permitida será “projetado” durante todo o período de auditoria. Um certificado de isenção em falta ou incompleto pode criar exposição desnecessária em uma auditoria devido à composição matemática da taxa de erro:
- Diga que o auditor testa um total de $525.000 de vendas não tributáveis por um período de um mês. Desse montante, o auditor não permite a realização de $12.000 de vendas não tributáveis no período de teste, devido à falta de certificados de isenção devidamente preenchidos. Assumindo uma taxa de imposto sobre vendas de 8% e 36 meses no período de auditoria, o auditor projetará um imposto adicional sobre vendas devido de $34.560 ($12.000 x 8% = $960 X 36 meses) como resultado de apenas $960 de imposto adicional encontrado devido no período de teste.
Além do negócio a ser avaliado imposto sobre vendas como resultado de certificados de isenção faltantes ou incompletos, a maioria dos estados responsabiliza pessoalmente “pessoas responsáveis” (aqueles sob o dever de agir pelo negócio) caso o negócio não pague integralmente o imposto, multa e juros devidos como resultado de uma auditoria. Consequentemente, usando o exemplo acima e assumindo que o negócio não concorda ou não paga integralmente o imposto encontrado devido na auditoria, o proprietário do negócio terá uma avaliação emitida pessoalmente para os $34.560 de imposto devido, mais multa e juros. As avaliações pessoais podem afetar seriamente as classificações de crédito e certamente causarão dificuldades financeiras desnecessárias.
O que se pode fazer para evitar ou minimizar a exposição em auditorias ao obter certificados de isenção?
As seguintes melhores práticas podem ajudar a minimizar ou eliminar a exposição em auditoria das vendas não tributáveis do seu negócio:
- Conheça os certificados de isenção nos estados onde você realiza negócios e projete uma política de certificados de isenção que todos na sua empresa devem aderir, sem exceções.
- Abrir um certificado de isenção devidamente preenchido no momento da primeira venda. Muitas vezes um vendedor é informado pelo cliente, “Estou isento, não me cobre impostos, vou enviar-lhe um certificado de isenção”, e é claro que o cliente nunca o envia. Cobrar impostos sobre vendas em todas as transações de vendas tributáveis até que você receba um certificado de isenção devidamente preenchido.
- Certifique-se de que os certificados de isenção são mantidos durante o período de tempo necessário para suportar o status não tributável de vendas isentas. Seu arquivo pode precisar ser retido enquanto você continuar a não cobrar um determinado imposto sobre vendas de clientes ou o período do estatuto de limitações no(s) estado(s) onde você faz negócios, o que for aplicável. E lembre-se, não é suficiente simplesmente obter o certificado; você também deve mantê-lo e disponibilizá-lo durante uma auditoria.
- Centralizar o recebimento e armazenamento de todos os certificados de isenção. Um sistema de arquivamento descentralizado pode levar a lacunas no controle interno adequado dos certificados de isenção. A retenção descentralizada de certificados muitas vezes leva a certificados perdidos ou incompletos. Não espalhe a responsabilidade por toda a sua empresa. Erros dispendiosos ocorrem frequentemente quando os certificados de isenção são obtidos por vendedores, gerentes de lojas, funcionários de lojas, etc. que podem não estar devidamente treinados para identificar o que é um certificado devidamente preenchido ou o certificado correto para obter.
- Em empresas onde há muitos certificados de isenção em arquivo, uma boa idéia é manter os certificados eletronicamente. Existe um software especializado que pode reduzir a exposição de auditoria e aumentar a produtividade, centralizando a gestão de certificados de isenção.
Se você vende produtos ou serviços tributáveis e não cobra imposto sobre vendas, ou compra itens sem pagar imposto sobre vendas, você deve conhecer as consequências fiscais das suas vendas e uso de suas atividades em cada estado em que faz negócios. Certifique-se de obter a isenção nos estados onde o nexus foi estabelecido, e então concentre-se no tipo de isenção que está sendo solicitada para assegurar que o certificado de isenção correto seja obtido.
Saiba o conselho de um profissional da Marcum SALT para que você possa evitar, ou no mínimo minimizar a exposição desnecessária ao imposto sobre a auditoria de suas vendas ou compras não tributáveis devido à emissão de certificados de isenção.