Quanto Espaço de Escritório Eu Preciso?
A propriedade comercial e espaço de escritório é um dos maiores custos para uma empresa, portanto, quando se trata de locação, sobre ou subestimar a quantidade de espaço necessário pode acabar se tornando um exercício caro.
Os padrões do Reino Unido sugerem uma média de 11 metros cúbicos, ou 5 metros quadrados, como o espaço mínimo necessário por pessoa em um escritório, mas este é apenas um guia. Para avaliar com precisão a quantidade de espaço que uma empresa precisa para prosperar, muitas variáveis precisam ser consideradas:
- Montagem e tamanho do mobiliário ou equipamento
- Altura do tecto
- Tamanho do pessoal e número de trabalhadores à distância
- Sala de reuniões e espaço de descanso
- Crescimento estimado da empresa
- O layout do espaço
Aluguel de muito espaço
Lazer muito espaço coloca-o em risco de pagar por áreas que poderiam eventualmente ficar vazias. Desperdício de escritório refere-se a custos que são pagos desnecessariamente com aluguel, tarifas comerciais, taxas de serviço, serviços públicos e muito mais. Ter muitas secretárias não utilizadas também pode ter um impacto na motivação dos funcionários e na sua percepção do negócio. Se tiver clientes no escritório, muito espaço vazio não cria necessariamente a impressão correcta de um negócio de sucesso!
Cedendo muito pouco espaço
Cedendo muito pouco espaço pode limitar o crescimento do negócio e dificultar a expansão do pessoal. Arranjar novo espaço para acomodar novas pessoas ou relocalizar antes da expiração do arrendamento pode ser dispendioso.
Então, o que pode fazer para determinar quanto espaço de escritório precisa?
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As seguintes perguntas irão ajudá-lo a estimar quanto espaço você precisa atualmente, assim como quanto você precisará de acordo com o crescimento antecipado do seu negócio.
- Quantas pessoas eu emprego?
- Quantas estações de trabalho cada pessoa precisa?
- Quais as áreas são compartilhadas, e quais são privadas?
- Quantos empregados vou contratar nos próximos dois anos?
- A quanto tempo vou contratar?
- Quanto tempo o negócio vai crescer em dois anos?
- As equipas trabalham remotamente e só requerem acesso limitado a uma estação de trabalho partilhada, ou é necessário que as equipas estejam no escritório todos os dias numa estação de trabalho dedicada?
- Qual é a nossa necessidade de espaço auxiliar – salas de reuniões, cabines telefónicas, áreas de colaboração, etc.?
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Adicionalmente, o custo do espaço também entra na equação. Em mercados onde os custos ocupacionais são mais elevados, a expectativa é que haja mais pressão na redução da alocação de área útil por número de funcionários. Em mercados onde os custos de ocupação são mais baixos, a expectativa é que a alocação de área útil por número de funcionários seja provavelmente mais generosa.
Três Fatores que Influenciam Quanto Espaço de Escritório Você Precisa
- Tipo de trabalho: A forma como você passa o seu dia de trabalho tem um papel significativo na quantidade de espaço necessário. Aqueles que passam a maior parte do dia fora em tarefas ou em reuniões ficarão satisfeitos em áreas menores, enquanto aqueles que necessitam de espaço para pesquisa, reuniões ou equipamentos por longos períodos passados em uma estação de trabalho precisam de áreas maiores.
- Felicidade dos funcionários: O espaço pessoal é vital para o bem-estar dos funcionários, e a pesquisa aponta para o fato de que os trabalhadores são mais felizes, mais engajados e mais alertas em ambientes onde podem sentar, ficar de pé e andar por aí. Além disso, o espaço pode ter um efeito na psicologia dos trabalhadores e pode desempenhar um papel importante na felicidade geral.
- Cultura da empresa: O tamanho do espaço de escritório individual é frequentemente associado à hierarquia, mas a cultura da empresa mudou e hoje em dia, não é raro que todos se sentem num espaço partilhado. A quantidade de espaço de escritório necessária será diferente dependendo da cultura da sua empresa e estrutura de gestão.
Porquê Mais Empresas Escolhem Espaço Flexível de Escritório?Â
Escritórios flexíveis, como coworking, escritórios geridos ou com serviços, dão-lhe total controlo sobre a localização, tamanho e condições de aluguer. Locações de curto prazo disponíveis mês a mês dão ao seu negócio a capacidade de expandir, reduzir ou mudar conforme necessário, com tudo o que precisa para gerir um negócio incluído numa única factura mensal.
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