Remote Work Policy for Employers (com modelo PDF)
Com a ascensão do trabalho de casa, é cada vez mais importante colocar os acordos, requisitos e responsabilidades de cada parte por escrito, como parte de uma Política de Trabalho à Distância ou acordo “Trabalho a partir de casa”. Mas o que deve ser incluído em um desses contratos e por que eles são necessários?
O que é uma política de trabalho remoto?
Uma política de trabalho remoto pode ser ou um documento de toda a organização que captura regras e regulamentos em torno do trabalho remoto ou um acréscimo a um contrato de trabalho existente, listando novos requisitos e responsabilidades à medida que um funcionário se torna remoto.
Especialmente o segundo caso é mais relevante do que nunca, já que milhares de organizações migram para um ambiente de trabalho remoto em face da COVID-19 e seus efeitos a longo prazo sobre a força de trabalho.
Como parte da política oficial de trabalho à distância, você deve rever as mudanças no horário de trabalho, o escopo do acordo de trabalho, as responsabilidades do trabalhador à distância que ele deve manter durante seus dias de trabalho fora do escritório e as regras mais importantes excluem áreas cinzas, como o que acontece com os equipamentos da empresa ou quem é responsável pelos custos relacionados ao escritório.
São muitas vezes um contrato esbelto para assinar, raramente variando ao longo de duas páginas completas e, portanto, muitas vezes são negligenciadas. Você pode não precisar dele, mas é melhor estar do lado seguro.
Por que eu deveria ter uma apólice de trabalho remoto por escrito?
Embora uma grande parte da apólice de trabalho remoto seja para gerenciar as expectativas e limpar o escopo – algo que poderia potencialmente ser feito em um memorando interno em oposição a um contrato formal – a outra metade é também para cobertura legal.
Por exemplo, é importante colocar a apólice por trás dos planos de realocação e compensação nesses casos por escrito. As pessoas precisam aderir a medidas de segurança para garantir que os dados internos não sejam vazados e a organização por trás da propriedade intelectual quando alguém trabalha sem horários rígidos de trabalho de casa também deve ser regulamentada.
Adicionalmente, em muitos contratos de trabalho existentes, a execução do trabalho e a proteção da propriedade intelectual e física só é coberta no escritório. Para todos esses casos, é necessário adicionar também a exceção do trabalho remoto como uma via possível.
O que precisa fazer parte de um contrato de trabalho de casa?
Um contrato de trabalho de casa pode ser facilmente demitido na maioria dos casos. Se você quer se proteger e aos seus funcionários de danos, estas peças devem fazer parte da política.
Escopo & Duração
Existem dezenas de variações de trabalho remoto. Você pode ter um modelo misto, onde as pessoas passam alguns dias por semana em casa. Você pode ter uma política de trabalho de casa que permite que as pessoas tirem uma certa quantidade de dias de escritório em casa. Você pode ser parcialmente remoto, com algumas pessoas no escritório e outro lote remotamente ou, finalmente, você pode ser totalmente remoto, sem nenhum escritório.
Adicionalmente, especialmente durante a pandemia, você pode querer ter uma mudança limitada para o trabalho remoto por um tempo. Você pode querer especificar que as pessoas podem trabalhar totalmente remotamente durante o verão, para evitar o escritório quente que não funciona A/C. Não há limites para possíveis configurações que você possa passar.
Pôr o tipo de trabalho remoto que você gostaria de executar, os limites dele e as responsabilidades que você associa a ele devem fazer parte de sua política.
Relocalização & Remuneração
Se você executar uma operação totalmente remota, é mais do que razoável que os funcionários decidam se mudar para outro lugar, onde eles gostem mais. O seu trabalho como empregador é construir uma estratégia de realocação e decidir se a remuneração global é agregada com a localização de um empregado. Você também pode começar a pensar em contratos internacionais e cumprimento.
Adicionalmente, muitas vezes é esperado ou mesmo regido pela lei que você como um empregador tem que reembolsar os custos relacionados ao escritório. Como nossas casas se transformam em escritórios, onde você traça a linha? É comum cobrir internet e eletricidade, mas possivelmente você também pode querer cobrir parte do aluguel ou uma mesa fixa no escritório?
Se você espera que os empregados viajem para uma sede principal algumas vezes por ano, isso deve ser colocado por escrito também. Você mencionaria, por exemplo, quanto é coberto durante esse período de viagem e o que precisa ser coberto pelo funcionário.
Requisitos de Trabalho Remoto
O trabalho remoto não é igual a trabalho remoto. Você deve estar claro o que é esperado de seus novos trabalhadores remotos em transição e onde está o limite. Por exemplo, embora você possa ter usado o monitoramento de tempo antes para registrar os horários de trabalho, isso não é mais viável quando se trabalha a partir de casa. Afinal de contas, às vezes é difícil traçar a linha entre trabalho e vida e as coisas começam a fluir umas dentro das outras.
No mínimo, você deve especificar os requisitos mínimos para que isso funcione: Os empregados devem trabalhar de algum lugar onde não estejam distraídos – em frente à TV ou numa praia não é, na maioria das vezes, um lugar viável para trabalho focado. Uma ligação estável à Internet é uma obrigação, por isso precisa de ser arranjada em casa ou num escritório partilhado.
Os intervalos continuam a ser cruciais para recarregar, por isso impeça as pessoas de continuarem a trabalhar durante horas a fio, à noite ou aos fins-de-semana. A menos que tirem os dias de folga de outra forma, geralmente não é uma solução de longo prazo. Finalmente, certifique-se de que a comunicação é estabelecida de uma forma que funcione para todos. Estando disponível em Zoom e Slack durante o horário de trabalho ou implementando totalmente a comunicação assimétrica.
Alterações às políticas existentes
Se você estiver fazendo a transição do escritório para o trabalho remoto, você pode já ter várias políticas em vigor que estão interferindo na sua mudança para o trabalho remoto. Uma política comum é o tempo de presença, por exemplo. Se você já tinha uma política de que os funcionários têm que estar no escritório entre determinados horários em um dia de trabalho, isso não é mais possível. O mesmo conta para certas regalias ou códigos de vestimenta.
Você também vai querer especificar se uma nova apólice substitui uma antiga. Por exemplo, a sua política de propriedade intelectual geralmente substitui a que já foi acordada no contrato de trabalho. Novas medidas de segurança podem entrar em vigor e haverá novas regras sobre levar o equipamento para casa.
Equipamento &Segurança
Finalmente, a forma como você lida com seu equipamento muda com uma mudança para o trabalho remoto. É tradicionalmente o caso que todo o trabalho feito em maquinaria de escritório pertence à empresa, mas como as pessoas trabalham a partir de casa e podem misturar trabalho e privado, que muitas vezes pode voltar para morder você.
Adicionalmente, mais medidas de segurança precisam estar em vigor. Muitas vezes é uma boa idéia exigir que o tráfego do escritório passe por uma VPN, para usar um certo padrão de senha e ter políticas escritas sobre roubo ou perda de dados.