Usando uma estrutura de tomada de decisão: um mergulho profundo no RAPID®
Tenho pensado muito sobre eficiência operacional e como construir organizações mais eficientes ultimamente. A velocidade da tomada de decisão em uma organização está no centro de quão eficiente essa organização é, de modo geral. Se você combinar a velocidade da tomada de decisão com a clareza e responsabilidade necessárias ao longo do processo de tomada de decisão, você acaba tomando mais boas decisões mais rapidamente.
Quanto mais eu pensava sobre isso, mais eu explorava diferentes maneiras de realizar reuniões, escrever documentos, definir o ritmo dos negócios, e muito mais. Uma das áreas que tem sido interessante para mim é aprender um pouco mais sobre frameworks de tomada de decisão. Estes são concebidos para levar a transparência às pessoas por trás das decisões. Os quadros de decisão funcionam melhor em um ambiente onde há múltiplos interessados e é necessário um equilíbrio entre um processo de tomada de decisão participativa e a capacidade de tomar essas decisões de forma rápida e clara.
Overtodo, os quadros de tomada de decisão são desenhados para deixar os donos das decisões e os interessados claros desde o início. Ao longo do ciclo de vida de qualquer projeto, às vezes não é claro quem é o dono da decisão final, quem é um interessado crítico e quem está simplesmente fornecendo informações. Com o decorrer das discussões, a opinião de todos se torna igualmente válida mesmo que a responsabilidade de todos não seja a mesma.
Como nós examinamos muitas estruturas de tomada de decisão lá fora, e há muitas delas, nós aterrissamos no uso do RAPID® dentro da organização de design da VMware. Estamos nos estágios iniciais de implementação em toda a organização. Outras estruturas de tomada de decisão são tão válidas e podem ser melhores para a sua organização. Dito isto, usar uma estrutura consistente é fundamental para garantir que sua organização esteja na mesma página em que você passa por projetos de construção em equipe.
RAPID® é a abreviação de: Recomendar, Concordar, Executar, Introduzir e Decidir. É uma estrutura de tomada de decisão que identifica as pessoas-chave para cada uma dessas áreas e assegura que todas as pessoas envolvidas sejam claras em suas funções, compreendam seu impacto e tenham uma compreensão clara de sua propriedade e responsabilidade e da propriedade e responsabilidade de outros no projeto.
RAPID® é definido da seguinte forma:
- Recomendar uma decisão ou ação: esta é a pessoa ou grupo de pessoas que participará na recomendação de uma ação como parte do resultado esperado.
- Concordo com a decisão ou ação: esta é a pessoa ou grupo de pessoas que deve concordar com a decisão ou que seu ponto de vista, se não concordar totalmente, deve ser refletido na proposta final e/ou resultado.
- Realizar a ação item: esta é a pessoa ou grupo de pessoas responsável por realizar a ação.
- Input: esta é a pessoa ou grupo de pessoas que irá fornecer input. O input pode ou não ser refletido na proposta final
- Decidir tomar uma decisão: esta é a pessoa ou grupo de pessoas que será o dono da decisão. É realmente importante que haja um único dono de decisão e não um grupo de donos de decisão. Se você se sente inclinado a adicionar várias pessoas aqui, você provavelmente precisa avaliar seus projetos e você pode achar útil dividir esses projetos de acordo.
Como eu estou começando a usá-lo
Eu estou começando a usar o RAPID® em muitos contextos diferentes. Por exemplo, como fazemos experiências maiores de ponta a ponta que abrangem vários produtos e serviços diferentes e incluem muitos interessados diferentes, definir o RAPID® tem ajudado a assegurar que os interessados estejam claramente definidos nos diferentes níveis do RAPID®, enquanto temos um tomador de decisão claro.
Com isso em mente, tem sido extremamente útil determinar quem assiste a que reuniões e quem é necessário para cada conversa. Por exemplo, um tomador de decisão pode decidir colaborar com aqueles que fazem parte do grupo de “Concordo” para garantir que eles façam parte da definição do contexto e façam as recomendações certas, mostrando apenas o resultado final para o grupo de pessoas que fornecem informações.
Eu também tenho usado partes do RAPID® como apropriado para tarefas menores. Por exemplo, se temos uma tarefa de uma conversa de reunião de pessoal, temos delineado as partes necessárias do RAPID® apropriadas para essa tarefa, destacando a letra usada.
Por exemplo, temos trabalhado através de um projeto e precisamos de um dono de decisão claro e uma lista clara de quem é necessário para concordar com a decisão. O que fizemos é que ousamos as cartas de RAPID® necessárias como parte de nossas notas de reunião com RAPID®, significando o dono da decisão, e RAPID® significando a lista de pessoas que precisam concordar com a decisão ou ter suas opiniões refletidas nela.
Dicas para usar RAPID®
Usar a estrutura de tomada de decisão RAPID® requer disciplina e prática. Para que seja eficaz, requer a construção do músculo e da disciplina de pensamento através do RAPID® no início de cada projeto apropriado. Nem toda decisão requer a identificação clara de cada aspecto do RAPID®.
Note algumas dicas sobre o uso do RAPID®:
- Se você determinar que o RAPID® é necessário ou se ele for necessário como parte de uma atualização de status, por exemplo, certifique-se de identificar todos os aspectos do RAPID® antes que uma decisão seja tomada ou seja necessária. É importante que as pessoas sejam identificadas, pois o projeto está em seu ponto de partida.
- Certifique-se de que as recomendações, inputs e acordos estão claramente delineados. Alguém que deve concordar com uma decisão também pode fazer uma recomendação ou fornecer informações. Deve ficar claro qual o nível de contribuição que eles estão fornecendo e em que contexto.
- RAPID® é útil para organizações e projetos maiores. Há decisões que podem se beneficiar de partes do RAPID® (como a parte da propriedade da decisão), mas usá-lo para cada decisão é um exagero que pode possivelmente ter o efeito oposto.
Recursos
- Moldar estilo e comportamento de decisão – um bom artigo sobre os diferentes estilos de decisão e quando usar o RAPID®
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