Cum să organizezi hârtiile | Partea 8: Gestionarea fluxului de hârtii din gospodărie

Cum să organizezi hârtiile | Partea 8: Gestionarea fluxului de hârtii din gospodărie

La începutul verii, am lansat o serie de bloguri pentru a vă ajuta să cuceriți toată aglomerația de hârtii din casă. Până în prezent, am lucrat cu dosare de uz casnic, hârtii de artizanat, documente importante, documente școlare ale copiilor, documente de bucătărie, documente de cumpărături și documente sentimentale. Dacă ați urmărit și ați ținut pasul, până acum toate hârtiile din casa dvs. ar trebui să fie sortate, curățate, evaluate și cuprinse în sisteme de depozitare perfect adaptate. Ar trebui să știi unde se află fiecare lucru, cum este organizat, ce se află pe etichetă și cum să îl accesezi… iar toate hârtiile rămase ar trebui să fi fost de mult aruncate la gunoi sau distruse. Toate hârtiile din casa ta sunt acum organizate… sau sunt? În perioada de când ați început această călătorie, au apărut hârtii noi? Există un teanc de corespondență care stă pe tejghea? Hârtii de înregistrare de la activitățile școlare din acest an îngrămădite pe birou? O rețetă pe care tocmai ai rupt-o dintr-o revistă, prinsă pe frigider? Probabil că da. Pentru că, deși am analizat amănunțit toate hârtiile din casa ta, nu am vorbit încă despre cum să gestionăm noile hârtii care sosesc în fiecare zi. Pentru a avea cu adevărat hârtiile sub control și în sistemele pe care te-ai străduit atât de mult să le creezi, va trebui să configurezi un sistem de gestionare a fluxului de hârtii din casă… adică modul în care o hârtie ajunge de la ușă până la locul ei final. Permiteți-mi să vă arăt sistemul nostru „Household Inbox” și să vă conduc prin configurarea unui sistem similar în propria casă!

Acest articol conține link-uri afiliate. Puteți citi Politica mea de confidențialitate de dezvăluire & aici.

De-a lungul anilor, am fost oarecum „cunoscută” pentru centrele mele de comandă. Am configurat unele destul de interesante de-a lungul anilor și există chiar o șansă bună ca tu să citești blogul meu astăzi datorită unor caracteristici ale centrelor mele de comandă în altă parte pe web. Întotdeauna am proiectat „centrele noastre de comandă” pentru a fi locul central al familiei noastre pentru a înghesui nu numai pălării, genți și pantofi, ci și documente importante, sarcini de făcut, calendarul nostru de familie și multe altele. În fiecare centru, am configurat întotdeauna un sistem super drăguț de organizare a corespondenței/papierului care, de obicei, includea fișiere sau separatoare pentru fiecare membru al familiei, precum și alte categorii importante, cum ar fi distrugerea, gunoiul, dosarele, cataloagele, chitanțele etc.

Kansas Command Center | North Carolina Command Center 1 | North Carolina Command Center 2

Dar pot să vă spun un secret? În ciuda celor mai bune intenții de a ține pasul cu dosarele mele super adorabile, nu am reușit niciodată. Fie hârtiile primite (de la poștă, din ghiozdanul școlii etc.) erau plasate în dosarele lor corecte și apoi rămâneau acolo, fie hârtiile nu ajungeau niciodată în sistemul prea complicat în primul rând (și, ca urmare, se îngrămădeau pe tejghea). În cele din urmă, aceste sisteme nu au însemnat niciodată mult mai mult decât niște poze frumoase și dezordine nefolosită în casele noastre.

Cum privesc în urmă la aceste sisteme, nu este vorba că configurația sau funcționalitatea lor era atât de deplasată. Mai degrabă, erau pur și simplu mai complicate decât trebuiau să fie. Am plasat prea mulți pași între ușă (pe unde intrau hârtiile) și locul lor final (dulap de arhivare, coș de gunoi, distrugător etc.). În loc să plasez hârtiile direct în coșul de gunoi, acestea erau puse într-un dosar „Trash” sau „Shred”. Pentru că dosarele erau atât de specifice, nu am putut niciodată să-mi amintesc cu adevărat dacă înscrierea lui Henry la școală a fost pusă în dosarul „Henry” sau în dosarul „Dosar”! Ca urmare, hârtiile stăteau pur și simplu în aceste centre de comandă, îngrămădindu-se, în loc să fie tratate cu adevărat și, în cele din urmă, organizate și accesibile.

Vă sună cunoscut acest lucru? Undeva, de-a lungul timpului, ați cumpărat vreun sistem drăguț de sortare a corespondenței, dar nu ați putut niciodată să-l faceți să funcționeze? Are în el o duzină sau mai multe hârtii de acum un an și nimic altceva? Sau poate că este gol? Nu-i nimic…și eu am făcut asta…chiar de mai multe ori! Haideți să o reparăm într-un sistem care să funcționeze și care să fie folosit!”

Reduceți hârtia

Înainte de a intra în detaliile esențiale ale gestionării hârtiei care intră în casă, permiteți-mi să discutăm pe scurt despre reducerea cantității de hârtie cu care trebuie să vă ocupați. Din ce în ce mai multe lucruri devin disponibile în format digital și vă sugerez să le adoptați ori de câte ori este posibil. De la extrase de cont și facturi bancare, la pliante școlare și înscrieri la activități, documente de călătorie și rezervări, la chitanțe și istoricul tranzacțiilor… atunci când aveți opțiunea de a vă înscrie pentru facturare fără hârtie sau comunicare electronică, faceți-o pur și simplu pentru a reduce cantitatea de hârtie pe care trebuie să o gestionați în cele din urmă.

Pasul 1: Creați o singură cutie de intrare a gospodăriei

Chiar și cu toate eforturile dvs. de a renunța la hârtie, tot vor exista hârtii care vor intra în casă și va trebui să vă dați seama cum să le gestionați cel mai bine. Știți cu toții că am avut sentimente foarte, foarte amestecate în legătură cu cartea lui Marie Kondo, The Life-Changing Magic of Tidying Up. Dar un concept care a prins cu adevărat la mine și pe care l-am îmbrățișat din toată inima de atunci este conceptul unei singure „Cutii de intrare în casă” cu doar două categorii foarte simple: „To Act” și „To File”. Când vine vorba de asta, orice hârtie care trebuie cu adevărat păstrată ar trebui fie să fie arhivată pentru totdeauna (cum ar fi într-unul dintre sistemele pe care am muncit atât de mult să le creăm), fie să se acționeze în scurt timp (cum ar fi o factură care trebuie returnată). Chiar nu este nevoie de o subcategorizare suplimentară în acest moment. Prin canalizarea tuturor hârtiilor într-un singur loc central din casă (și apoi depozitarea lor de acolo), veți economisi timp și bătăi de cap, știind întotdeauna exact unde se află hârtiile noi în orice moment.

În casa noastră actuală, am renunțat la schema „tradițională” a centrului de comandă deoarece, așa cum am spus, multe dintre sistemele pe care mă bazam anterior nu au fost niciodată folosite (puteți vedea configurația actuală a casei noastre aici). Cu toate acestea, chiar lângă ușa din față se află biroul meu, care este locul perfect pentru pentru „Cutia de intrare a gospodăriei” noastră. Am folosit pur și simplu benzi de comandă pentru a fixa două dintre aceste cutii de dosare suspendate pe partea laterală a raftului meu de depozitare IKEA Kallax. Le-am etichetat cu vinil și cu Cricut Explore al meu pentru a indica cele două categorii simple.

Pasul 2: Faceți gunoiul accesibil

Ceea ce nu puteți vedea în imaginea de mai sus, chiar sub cele două dosare suspendate, este un coș de gunoi. Aceasta pare o soluție atât de evidentă, dar băiete, face toată diferența pentru a împiedica acumularea de hârtie. În loc să punem deoparte hârtii care să ajungă la coșul de gunoi, putem arunca imediat la gunoi tot ceea ce nu se încadrează în categoriile „De acționat” sau „De arhivat”. #gamechanger

În același mod, am vrut să facem și noi ca toate hârtiile care trebuie mărunțite să fie puțin mai aproape de destinația lor finală. Așadar, la aproximativ 4 pași de aranjamentul pentru dosare/deșeuri se află distrugătorul nostru de hârtie ascuns într-un dulap din biroul meu. Încet, dar sigur, devenim mai buni în ceea ce privește distrugerea articolelor imediat ce ajung, dar dacă pur și simplu nu avem timp (sau nu avem chef să golim distrugătorul!), avem o cutie de dosare lângă distrugător pentru a prinde orice pentru următoarea sesiune de distrugere.

Averea unei cutii de intrare, a unui coș de gunoi și a unui distrugător în imediata apropiere este o modalitate sigură de a împiedica grămezile de hârtii să se adune în locuri nedorite!

Pasul 3: Îngrijiți cu regularitate cutia poștală de intrare

Într-un colț al biroului meu, avem acum o singură cutie poștală de intrare a gospodăriei pentru ca toate hârtiile primite să se canalizeze, precum și coșul de gunoi și tocătorul de hârtie în apropiere pentru eliminarea imediată a hârtiei. Dar, ca orice alt sistem de organizare, acesta va funcționa și va continua să funcționeze doar dacă este îngrijit și întreținut în mod regulat. Ca atare, următorul pas în gestionarea fluxului de hârtii din gospodărie este să vă ocupați de dosarele To Act și To File în mod FOARTE regulat.

O dată pe săptămână (vă recomand să faceți acest lucru atunci când vă creați planul de masă sau vă completați planificatorul pentru săptămâna respectivă), aveți grijă de AMBELE dosare Household Inbox. Începeți cu toate elementele acționabile (deoarece acestea sunt de obicei mai sensibile la timp) și semnați, trimiteți prin poștă sau returnați tot ceea ce se află în acest dosar. Apoi, scoateți tot conținutul dosarului „To File” și mutați-le la destinația lor finală, mai permanentă. Destinația permanentă? Știți… toate acele sisteme frumoase, raționalizate și funcționale pe care le-am creat deja, cum ar fi dosarele noastre de uz casnic, cutiile de depozitare pentru școală, dosarul cu documente importante, dosarul de bucătărie etc. Pentru că acum ați făcut deja toată munca grea de a crea sisteme de depozitare perfecte pentru fiecare tip de hârtie, să puneți deoparte tot ce găsiți în teancul de hârtii „De arhivat” nu ar trebui să vă ia decât câteva minute în fiecare săptămână!

Ați putea argumenta că dosarul „De arhivat” din Cutia de intrare în gospodărie nu este deloc necesar, lăsând doar un dosar „De acționat”. În funcție de gospodăria dumneavoastră, acest lucru ar putea foarte bine să fie adevărat. Dacă sistemele dvs. mai permanente de hârtii sunt rapide și ușor de accesat, puteți cu siguranță să ocoliți cu totul dosarul „To File” și să puneți deoparte obiectele care pot fi păstrate imediat ce intră în casă. Dar o parte din crearea unui sistem de circulație a hârtiilor în gospodărie care să funcționeze cu adevărat constă și în cunoașterea ta. Știu… cu siguranță… că nu am de gând să alerg și să îndosariez hârtii care pot fi păstrate în fiecare zi. Sigur, biletul de permisiune al lui Henry va fi probabil pus în dosarul Activități de familie imediat ce ajunge acasă. Dar, în general, orice lucru care trebuie păstrat, revizuit sau arhivat mai permanent va zăbovi pe undeva, dacă nu-i dau o casă dedicată. Având o cutie de intrare centralizată pentru gospodărie, cu o componentă „Pentru a arhiva” și „Pentru a acționa”, reușesc să țin hârtiile importante departe de tejgheaua din bucătărie, fără să am senzația că fac în mod constant naveta de hârtii zi de zi.

Ideea aici… păstrați lucrurile simple… foarte simple… dar, de asemenea, faceți ceea ce are cel mai mult sens pentru dumneavoastră, pentru casa dumneavoastră și pentru familia dumneavoastră!

Pasul 4: Construiți obiceiuri în jurul noii rutine

Deși sistemele mele anterioare de colectare a hârtiei erau un pic prea complicate, voi recunoaște, de asemenea, că am sărit peste ultimul și cel mai important pas: construiți noi obiceiuri în jurul rutinei de curgere a hârtiei. Acest pas final nu poate fi trecut cu vederea deoarece, chiar și cu o singură cutie poștală de primire centralizată, hârtiile dvs. vor scăpa în cele din urmă de sub control dacă nu vă ocupați în mod regulat de ele. Ca atare, pentru a pune cu adevărat stăpânire pe hârtiile din casa ta și pentru a cuceri definitiv dezordinea de hârtii, TREBUIE să construiești acești noi pași de clasare/aruncare/ distrugere/îngrijire în rutina săptămânală a gospodăriei tale. Pentru a face acest lucru: programează-i în agendă, setează o alarmă pe telefon, stabilește declanșatori vizuali (cum ar fi dacă dosarul este prea plin, trebuie să petreci o după-amiază golindu-l). Orice funcționează pentru tine… obișnuiește-te să-ți muți foarte regulat hârtiile din Cutia de intrare a gospodăriei în soluțiile tale finale de depozitare. În plus, dacă aveți o familie, trebuie să-i învățați noul sistem și să lucrați împreună la el până când fiecare își face partea sa pentru a arhiva, arunca la gunoi, distruge și pune deoparte obiectele după cum este necesar.

Cum arată fluxul nostru de hârtii din gospodărie?

Când corespondența sau orice alte hârtii aleatorii ies din poșeta mea sau din geanta lui Greg, acestea sunt imediat duse la birou. Hârtiile care pot fi aruncate la gunoi sunt tratate imediat, iar restul sunt îndosariate ca fiind „To File” sau „To Act”. Actele școlare ale lui Henry sunt tratate puțin diferit. Orice lucru important este într-adevăr pus în Cutia de intrare a gospodăriei noastre, dar lucrările sale școlare finalizate sunt puse imediat în propriul său coș dedicat „cutiei de intrare” pentru a fi sortate și organizate separat (puteți vedea mai multe despre cum fac acest lucru aici). În fiecare duminică, în timp ce alcătuiesc planul nostru de masă, comand alimentele și actualizez calendarul pentru săptămâna care urmează, mă ocup de ambele dosare din Household Inbox. De elementele de acțiune mă ocup mai întâi, iar apoi pun deoparte tot ce se află în dosarul „To File”. La fel ca și în cazul în care toate rufele sunt puse deoparte până duminică seara, obiectivul meu este întotdeauna să încep ziua de luni cu un inbox gol!

Household Inbox Products I Love

Acestea sunt produsele pe care le-am folosit (și pe care le iubesc!) pentru a asambla inbox-ul nostru de uz casnic!

Iată și alte produse pe care să le luați în considerare atunci când stabiliți un flux de hârtie pentru casa voastră!

Alte strategii pentru stabilirea fluxului de hârtie în casă. Fiecare gospodărie are nevoi și cerințe unice pentru controlul fluxului de hârtie. Ca atare, am adunat unele dintre cele mai bune articole și sfaturi pe care le-am putut găsi de la prietenii și colegii mei bloggeri. Dacă aveți nevoie de mai multe idei pentru gestionarea fluxului de hârtii, consultați aceste postări de mai jos.

• O prezentare foarte bună a tuturor hârtiilor… de la intrarea pe ușă până la găsirea depozitării lor pentru totdeauna de către Kaitlin de la The Simply Organized Home.
• Un sistem similar cu al meu, dar simplificat și mai mult de către Jenn de la Clean and Scentsible.
• Dacă aveți nevoie de un loc dedicat pentru a urmări și plăti facturile:
  • O cutie simplă de Jen de la I Heart Organizing.
  • Un superb „centru” de plată a facturilor de Toni de la A Bowl Full of Lemons.
• Mai multe suporturi DIY pentru dosare montate pe perete:
  • Îmi plac aceste coșuri ușoare ale prietenei mele Karen de la A House Full of Sunshine.
  • Versiuni superbe din lemn de Jenn de la Build Basic.
• O stație simplă pe tejghea pentru a sorta toate lucrurile de Becky de la Clean Mama.

Treabă de casă. Știu că mulți dintre voi sunteți gata să vă aruncați cu capul înainte chiar acum, așa că vă voi da un fel de „Temă pentru acasă” în fiecare săptămână. Luați-vă următoarele 6 zile pentru a realiza tot ceea ce am subliniat aici pentru a vă finaliza călătoria de organizare a hârtiei!

Săptămâna aceasta:

• Examinați orice sistem de organizare a hârtiei pe care îl aveți deja configurat în casa dvs. Unde se află acestea? Sunt ele funcționale? Ce prind ele? Ce nu prind? Cum pot fi îmbunătățite?
• Gândiți-vă unde și cum intră hârtia în casa dumneavoastră. Gândiți-vă unde și cum se îngrămădesc hârtiile în casa dumneavoastră. Gândiți-vă unde și cum ați putea configura o singură cutie de intrare în gospodărie.
• Comandați/ găsiți consumabile pentru a asambla o cutie de intrare în gospodărie. Gândiți-vă, de asemenea, unde să amplasați recipientele de gunoi / distrugere.
• Stabiliți un flux de hârtii clar definit pentru casa dumneavoastră. Învățați acest lucru tuturor celor care locuiesc cu dumneavoastră.
• Identificați o dată/oră regulată pentru a vă ocupa de Household Inbox și respectați-o prin crearea de memento-uri.
• Celeberați cu adevărat pentru că acum ați sortat și organizat TOATE hârtiile din casa dumneavoastră ȘI ați identificat un sistem pentru a vă ocupa de hârtiile noi. Ați cucerit în mod oficial dezordinea de hârtii!

CUM SĂ ORGANIZEAȚI Hârtia de hârtie SERIE BLOG

Înainte de a pleca!

Înainte de a pleca, am vrut să mă asigur că vă anunț despre un eveniment de organizare cu adevărat minunat care va avea loc în doar câteva săptămâni! Se numește Get Organized HQ și este un eveniment online care durează o săptămână și care vă va arăta nenumărate soluții pas cu pas pentru a vă organiza și eficientiza viața și casa. Veți putea învăța de la mai mult de 20 de experți „been there, done that” pe tot felul de subiecte utile, inclusiv planificarea meselor, curățenie rapidă, organizarea fotografiilor digitale, managementul casei, finanțe, organizarea casei și multe altele!

Voi preda un curs numit „Taper the Paper”, în care voi rezuma tot ceea ce am predat pe parcursul ultimelor 8 săptămâni într-o prezentare simplă și ușor de digerat (și există un caiet de lucru imprimabil GRATUIT pentru a merge împreună cu cursul!). Am văzut, de asemenea, linia de vorbitori de la evenimentul din acest an; și prietene, chiar nu vei dori să ratezi asta.

Get Organized HQ va fi plin de atât de multe informații bune care te vor ajuta cu adevărat să-ți începi toamna într-un mod productiv și organizat! Aflați mai multe și înscrieți-vă la acest eveniment GRATUIT dând click mai jos:

În regulă, prietenii mei, aceasta este ultima postare din seria How to Organize Paperwork (yayayayayayayayay!!!!). Voi face o scurtă recapitulare vinerea viitoare, dar apoi vom trece la alte lucruri amuzante, cum ar fi organizarea cămării și transformarea dormitorului lui Henry pe care am terminat-o în sfârșit! Între timp, am planificat o postare amuzantă pentru marți pentru a vă arăta cum arată cu adevărat casa mea în aceste zile! Ne vedem atunci!