Politică de lucru la distanță pentru angajatori (cu șablon în format PDF)
Cu creșterea muncii de acasă, devine din ce în ce mai important să se consemneze în scris acordurile, cerințele și responsabilitățile fiecărei părți, ca parte a unei politici de lucru la distanță sau a unui acord de „lucru de acasă”. Dar ce ar trebui să fie inclus într-unul dintre aceste contracte și de ce sunt necesare?
Ce este o politică de lucru la distanță?
O politică de lucru la distanță poate fi fie un document la nivelul întregii organizații care surprinde regulile și reglementările privind munca la distanță, fie o completare la un contract de muncă existent, enumerând noile cerințe și responsabilități pe măsură ce un angajat trece la distanță.
În special al doilea caz este mai relevant ca niciodată, deoarece mii de organizații migrează către un mediu de lucru prietenos cu munca la distanță în fața COVID-19 și a efectelor sale pe termen lung asupra forței de muncă.
Ca parte a politicii oficiale de lucru la distanță, veți trece în revistă modificările orelor de lucru, domeniul de aplicare al acordului de lucru, responsabilitățile lucrătorului la distanță pe care acesta ar trebui să le respecte în timpul zilelor de lucru din afara biroului și, mai important, regulile care elimină zonele gri, cum ar fi ce se întâmplă cu echipamentele companiei sau cine este responsabil pentru costurile legate de birou.
Este adesea un contract subțire de semnat, care rareori depășește două pagini întregi și, prin urmare, este adesea trecut cu vederea. S-ar putea să nu aveți nevoie de ele, dar este mai bine să fiți în siguranță.
De ce ar trebui să am o politică scrisă privind munca la distanță?
În timp ce o mare parte a politicii privind munca la distanță se referă la gestionarea așteptărilor și la clarificarea domeniului de aplicare – ceva ce ar putea fi realizat, eventual, într-un memoriu intern, spre deosebire de un contract formal – cealaltă jumătate este, de asemenea, pentru acoperire juridică.
De exemplu, este important să puneți în scris politica care stă la baza relocărilor și a planurilor de compensare în aceste cazuri. Oamenii trebuie să adere la măsurile de securitate pentru a se asigura că datele interne nu se scurg, iar organizarea din spatele proprietății intelectuale atunci când cineva lucrează fără un timp de lucru strict de acasă ar trebui, de asemenea, să fie reglementată.
În plus, în multe contracte de muncă existente, executarea muncii și protejarea proprietății intelectuale și fizice sunt acoperite doar la birou. Pentru toate aceste cazuri, este necesar să se adauge și excepția muncii la distanță ca o posibilă cale de atac.
Ce trebuie să facă parte dintr-un contract de muncă de la domiciliu?
Un contract de muncă de la domiciliu poate fi ușor de respins în majoritatea cazurilor. Dacă doriți să vă protejați pe dvs. și pe angajații dvs. de prejudicii, aceste elemente ar trebui să facă parte din politică.
Scop & Durata
Există zeci de variante de muncă la distanță. Puteți avea un model mixt, în care oamenii petrec câteva zile pe săptămână la domiciliu. Puteți avea o politică de lucru de la domiciliu care permite oamenilor să ia un anumit număr de zile de birou la domiciliu. Ați putea fi parțial la distanță, cu câțiva oameni la birou și un alt lot la distanță sau, în cele din urmă, ați putea fi complet la distanță, fără niciun fel de birou.
În plus, în special în timpul pandemiei, ați putea dori să aveți o mutare limitată la munca la distanță pentru o perioadă de timp. S-ar putea să doriți să specificați că oamenii pot lucra complet la distanță pe timpul verii, pentru a evita biroul fierbinte care nu are aer condiționat. Nu există limite în ceea ce privește posibilele configurații prin care ați putea trece.
Stabilirea tipului de muncă la distanță pe care ați dori să o desfășurați, a limitelor acesteia și a responsabilităților pe care le asociați cu aceasta ar trebui să facă parte din politica dumneavoastră.
Relocalizare & Compensație
Dacă desfășurați o operațiune complet la distanță, este mai mult decât rezonabil ca angajații să decidă să se mute în altă parte, unde le place mai mult. Sarcina dvs. ca angajator este să construiți o strategie de relocare și să decideți dacă remunerația globală este legată de locația unui angajat. S-ar putea, de asemenea, să începeți să vă gândiți la contractele internaționale și la conformitate.
În plus, este adesea de așteptat sau chiar reglementat de lege ca dumneavoastră, în calitate de angajator, să trebuiască să rambursați costurile legate de birou. Pe măsură ce casele noastre se transformă în birouri, unde trageți linia de demarcație? Este obișnuit să acoperiți internetul și electricitatea, dar este posibil să doriți, de asemenea, să acoperiți o parte din chirie sau un birou fix în birou?
Dacă vă așteptați ca angajații să călătorească la un sediu principal de câteva ori pe an, acest lucru ar trebui, de asemenea, să fie consemnat în scris. Veți menționa, de exemplu, cât de mult este acoperit în acea perioadă de călătorie și ce trebuie să acopere angajatul.
Exigențe privind munca la distanță
Lucrul la distanță nu este egal cu munca la distanță. Ar trebui să fiți clar ce se așteaptă de la lucrătorii dvs. la distanță recent tranziționați și unde este limita. De exemplu, deși este posibil să fi utilizat înainte urmărirea timpului pentru a înregistra timpul de lucru, acest lucru nu mai este fezabil atunci când lucrați de acasă. La urma urmei, uneori este greu de trasat linia de demarcație între muncă și viață și lucrurile încep să curgă una în interiorul celeilalte.
Cel puțin, ar trebui să specificați cerințele minime pentru ca această configurație să funcționeze: Angajații ar trebui să lucreze dintr-un loc unde nu sunt distrași – în fața televizorului sau pe o plajă nu este de cele mai multe ori un loc fezabil pentru o muncă concentrată. O conexiune stabilă la internet este o necesitate, așa că trebuie să fie amenajată fie acasă, fie la un birou comun.
Break-urile sunt în continuare cruciale pentru a se reîncărca, așa că împiedicați-i pe oameni să continue să lucreze ore în șir, noaptea sau în weekend-uri. Dacă nu își iau zilele libere altfel, de obicei nu este o soluție pe termen lung. În cele din urmă, asigurați-vă că comunicarea este configurată într-un mod care funcționează pentru toată lumea. Fie că sunteți disponibil pe Zoom și Slack în timpul orelor de lucru, fie că implementați complet comunicarea asincronă.
Modificări ale politicilor existente
Dacă faceți tranziția de la birou la munca la distanță, este posibil să aveți deja mai multe politici care interferează cu trecerea la munca la distanță. O politică obișnuită este, de exemplu, timpul de prezență. Dacă ați avut anterior o politică potrivit căreia angajații trebuie să fie la birou între anumite ore într-o zi de lucru, acest lucru nu mai este posibil. Același lucru contează pentru anumite avantaje sau coduri vestimentare.
Voi dori, de asemenea, să specificați dacă o nouă politică înlocuiește una veche. De exemplu, politica dvs. de proprietate intelectuală o înlocuiește, de obicei, pe cea deja convenită în contractul de muncă. S-ar putea să intre în vigoare noi măsuri de securitate și vor exista noi reguli cu privire la luarea echipamentelor acasă.
Echipamente & Securitate
În cele din urmă, modul în care vă gestionați echipamentele se schimbă odată cu trecerea la munca la distanță. În mod tradițional, toate lucrările efectuate pe utilajele de birou aparțin companiei, dar, pe măsură ce oamenii lucrează de acasă și ar putea amesteca viața privată cu cea profesională, acest lucru se poate întoarce adesea împotriva dumneavoastră.
În plus, trebuie să fie instituite mai multe măsuri de securitate. Este adesea o idee bună să cereți ca traficul de la birou să treacă printr-un VPN, să folosiți un anumit standard de parolă și să aveți politici scrise privind furtul sau pierderea de date.
.